در زمینه پیشبرد و اداره سازمان ها کارها و وظایف بسیار مهمی وجود دارند که به آنها وظایف حیاتی مدیریت می گویند. کلمه حیاتی بدین معنی است که اگر شما یکی از آنها را انجام ندهید، آنچه که پیش روی شما قرار می گیرد، شکست و ناکامی خواهد بود. پس کلمه حیاتی نشان از اهمیت بسزای این موارد است و اگر می خواهید کارتان را به صورت عالی انجام دهید در این حوزه ها باید عملکرد عالی داشته باشید.

وظایف اصلی مدیریت شامل هفت قسمت است که در این مقاله به سه قسمت اول و در مقاله بعدی به دیگر قسمت ها پرداخته خواهد شد.

۱- برنامه ریزی

برنامه ریزی یکی از مهارت های کلیدی مدیریت و نخستین اقدام حیاتی است. قاعدا موفقیت در برنامه ریزی این است که روی کاغذ فکر کنید. جایی خواندم که

“آنچه که روی کاغذ نیامده باشد، انجام نشده است”

هدف ها  را روی برگه ای نوشته و فهرستی جامع از جزئیاتی که برای رسیدن به هدف باید انجام دهید تهیه کنید. بدین گونه که برای دست به کار شدن، تمامی ابزارهای مورد نیاز را در کنار خود داشته باشید و بتوانید با قدرت بیشتری روی هدف خود تمرکز کنید. بهتر است بدین منظور سری هم به  مقالات ” اهمیت تعیین معیار برای عملکرد” و “سه پایه حداکثر کردن عملکرد” بزنید. اصل شفاف سازی را نیز فراموش نکنید، چراکه هرچه کارکنان شما درباره هدف ها و برنامه های خود اطلاعات دقیقتر داشته باشند، بهتر می توانند وظایف خود را انجام دهند.

۲- سازمان یافته شوید

دومین وظیفه حیاتی مدیریت سازماندهی است. پس از برنامه ریزی باید کارکنان، پول، ملزومات و تجهیزات را برای تبدیل برنامه به واقعیت گرد هم آورید. به یاد داشته باشید، برای اینکه بتوانید فعالیت گروه های وسیع کارکنان را بسیج کنید و به اهداف عالی (حتی در نامساعدترین شرایط) برسید این است که برنامه ریزی و سازمان دهی را به خوبی انجام دهید. درباره کارهایی که باید انجام شود با کسانی که برنامه ها را اجرا می کنند حرف بزنید. بسیاری از اوقات در هنگام مشاوره مشاهده نمودیم که آنچه که کارفرمایان را آشفته ساخته است، ریشه در سازمان دهی نامناسب دارد. این را نیز به یاد داشته باشید که وظایف مشخص است و هرکس وظیفه خاص خود را دارد و این وظایف توسط شما تعیین می گردد.

۳- بهترین اشخاص را انتخاب کنید

سومین وظیفه حیاتی مدیریت استخدام کارکنان درست است. هر کدام از کارکنان بخشی از سیستم بزرگتر هستند و اگر حتی یکی از آنها ضعیف و بی صلاحیت باشد، میتواند شکست کامل سازمان را به همراه داشته باشد. آنچه که ما در مشاوره های خود بدان رسیده این این است که خیلی کم پیش می آید تا شما به قدری وقت خالی داشته باشید که بتوانید همچین ضعفی را (در صورت وجود) دنبال کرده و به منشا آن دست یابید. در سازمان های بزرگ که گاهی شکست ها (چه بزرگ و چه کوچک) یا کلا دیده نمی شوند و اثر خود را مخفی می کنند یا به شدت علل خود را پنهان می کنند. پس بهتر است که از همان ابتدا بهترین اشخاص را انتخاب کنید.

خلاصه:

برای مدیریت درست هفت قسمت وجود دارند که به آنها وظایف حیاتی مدیریت گفته می شود. عدم رعایت هر کدام از اینها سازمان را در سراشیبی قرار خواهد داد. در این مقاله به قسمتهای برنامه ریزی، سازماندهی شدن و انتخاب بهترین اشخاص پرداخته شد. در مقاله بعدی به دیگر وظایف حیاتی نیز می پردازیم.

 

 

 

به امید موفقیت و بهروزی کارآفرینان

تیم مشاوره مدیریت رسا