هنگامی که صحبت از منابع انسانی به عنوان با ارزش ترین منبع در اختیار هر سازمان مطرح می شود، لزوم توجه به مبحث سیستم مدیریت منابع انسانی نیز مطرح می شود. توجه به ارزش ذاتی منابع انسانی در کنار مدیریت منابع انسانی مفهوم می یابد. در حقیقت این دو لازم و ملزوم یکدیگر هستند. تا جایی که می توان این دو عامل را به عنوان دو بال “رشد و توسعه ی سازمانی” در نظر گرفت.
نویسندگان: نیما وهنانی/یوسف حاجی قاسمی
مدیریت منابع انسانی اگر به صورت صحیح و کارشناسانه صورت گیرد، می تواند به افزایش رضایت شغلی کارکنان و توانمندسازی کارکنان ختم شود. بنابراین لزوم توجه به مدیریت منابع انسانی امری اثبات شده در حوزه مدیریت محسوب می شود.
مدیریت منابع انسانی چیست؟
در ابتدای امر ارائه تعریفی دقیق از مدیریت منابع انسانی ضروری است. عدم توجه به تعریف دقیق اصطلاحاتی از این دست، منجر به ایجاد “دور منفی” ذهنی شده و در نهایت اعمال هر استراتژی مدیریتی را با مشکلات جدی مواجه می نماید.
مدیریت منابع انسانی را می توان به عنوان تابعی درون-سازمانی تعریف نمود که سازمان با استفاده از آن به مباحثی نظیر استخدام، مدیریت و ارائه راهکار و جهت دهی کارکنان خود می پردازد. به بیان دیگر تمامی فرآیندها و برنامه های مرتبط با افراد و کارکنان جزئی از قلمروی مدیریت منابع انسانی محسوب می شوند.
بیشتر بخوانید: “خدمات مشاوره مدیریت رسا در زمینه “استخدام و گزینش منابع انسانی”
در حقیقت مدیریت منابع انسانی ، همچون تابعی عمل می کند که با دریافت اطلاعات مشخص در خصوص منابع انسانی، به تشخیص راهکار و عملیات مورد نیاز برای افزایش بهینگی عملکرد منابع انسانی سازمان می پردازد. بخشی از اطلاعات مورد اشاره از طریق فرآیندهای ” آنالیز شغلی “ فراهم می شود.
در هم تنیدگی مباحث مربوط به منابع انسانی به وضوح در این نقطه قابل مشاهده است. در حقیقت در صورت عدم وجود یک سیستم آنالیز شغلی بهینه، سازمان در ایجاد و استفاده از یک سیستم مدیریت منابع انسانی نیز با مشکل مواجه خواهد شد.
سیستم مدیریت منابع انسانی را می توان به مثابه ماشینی دانست که با دریافت اطلاعات به تهیه و ارائه راهکارهای متناسب می پردازد. سیستم مدیریت منابع انسانی، سیستمی خود-اصلاح و در علم سیستم ها از نوع سیستم های باز شمرده می شود. سیستم های باز با دریافت اطلاعات مربوط به شرایط حاکم به اصلاح ساختاری متناسب با شرایط دست می زنند.
سیستم مدیریت منابع انسانی به عنوان سیستمی باز، عموماً متشکل از بخشی از اعضای “دپارتمان منابع انسانی” است. این اعضا عموماً پس از دریافت اطلاعات به ارائه راهکار در خصوص چالش های موجود در منابع انسانی سازمان ها می پردازند.
۶ حوزه ارائه راهکار مدیریت منابع انسانی
در صورت وجود یک بانک اطلاعاتی جامع و بهینه در خصوص پیکره منابع انسانی موجود و ایده آل سازمان، اعضای دپارتمان منابع انسانی می توانند با توجه به تجربه های پیشین و اطلاعات کنونی در ۶ حوزه زیر به ارائه راهکارهایی بپردازند، راهکارهایی که در راستای افزایش احتمال عملکرد موفق سازمان ارائه می شوند:
۱ – ارائه دانش و اطلاعات
۲ – ارائه و پیشنهاد ابزارهای مورد نیاز
۳ – ارائه خدمات مدیریتی
۴ – ارائه و آموزش حین کار
۵ – ارائه “مشاوره مدیریتی” و حقوقی
۶ – پایش و نظارت بر “مدیریت استعدادهای سازمانی”
بسیاری دپارتمان های منابع انسانی حتی به حوزه هایی نظیر ارتقای “فرهنگ سازمانی” نیز وارد می شوند. در حقیقت این دپارتمان ها، به ایجاد سیستم مدیریت منابع انسانی می پردازند. این سیستم مدیریت منابع انسانی در نتیجه مسئولیت نظارت و پایش عمومی شرایط منابع انسانی در اختیار سازمان را بر عهده می گیرد.
با تفویض مسئولیت پایش و نظارت به دپارتمان منابع انسانی، گام اصلی در راستای ایجاد سیستم مدیریت منابع انسانی برداشته می شود. هدف اصلی این سیستم اطمینان از شکل گیری تیم های کاری و اتحاد کارکنان در راستای رسیدن به اهداف سازمانی از یک طرف، و همچنین ایجاد بسترهای توانمندسازی کارکنان از طرف دیگر است.
در برخی سیستم های مدیریت منابع انسانی، مسائل شخصی زندگی کارکنان نیز مورد لحاظ قرار می گیرد. همانطور که اشاره شد، بهینگی این سیستم به وجود یک بانک اطلاعاتی دقیق وابسته است. در این صورت مدیریت منابع انسانی می تواند حتی مسائلی نظیر شرایط خانوادگی کارکنان یا فعالیت های تفریحی آنان را نیز مد نظر قرار داده و دامنه اثرگذاری خود را در این زمینه ها نیز افزایش دهد.
۲ روش عملکرد مدیریت منابع انسانی
نحوه عملیاتی سازی مدیریت منابع انسانی، به شرایط کنونی و ایده آل مختص به هر سازمان بستگی دارد. در حقیقت همانطور که در ادامه اشاره خواهد شد، بسیاری از سازمان ها تمام یا بخشی از حوزه های فعالیت مدیریت منابع انسانی خود را برون سپاری می کنند. “مشاوران مدیریت” به عنوان کارشناسان زمینه مدیریت توانایی قبول این برون سپاری را دارا هستند.
مشاوران مدیریت (در صورت برون سپاری مدیریت منابع انسانی از سوی سازمان) و دپارتمان منابع انسانی با بررسی دقیق و کارشناسانه سابقه ، ماهیت و نحوه فعالیت هر سازمان، به ایجاد و راه اندازی سیستمی از مدیریت منابع انسانی می پردازند که در عمل بتواند بهینه ترین گزینه پیش روی هر سازمان را مشخص نماید.
خدمات رسا: “مشاوره مدیریت منابع انسانی“
اما فارغ از تفاوت های اثرگذار و تعیین کننده موجود بین سازمان ها، می توان عملکرد سیستم مدیریت منابع انسانی هر سازمان را به دو شاخه عمومی تقسیم بندی نمود:
۱ – عملکرد گذشته نگر: در این شاخه از فعالیت، سیستم مدیریت منابع انسانی به عنوان یک تابع با دریافت اطلاعات و بسته به شرایط و تجربیات گذشته به ارائه راهکار در حوزه های مربوطه می پردازد.
۲ – عملکرد بازخوردی: در این شاخه از فعالیت، سیستم مدیریت منابع انسانی، پس از دریافت اطلاعات مرتبط با یک چالش، با بررسی خلاقانه راهکارهای موجود، بهترین گزینه را به سطوح بالای مدیریتی سازمان پیشنهاد می کند. در حقیقت عملکرد بازخوردی، مبتنی بر مکانیزم بازخورد در لحظه است، و بسته به شرایط کنونی و بدون تاکید بر آنچه در گذشته رخ داده است، بهینه ترین راهکار موجود را ارائه می دهد. به بیان دیگر عملکرد بازخوردی را می توان موتور خلاقانه و پیشرانه هر سیستم مدیریت منابع انسانی دانست.
لازم به ذکر است تکیه صرف بر هر یک از رهیافت های عملکردی فوق می تواند به خطاهای ناشی از تک بعدی نگری منجر شود. یک سیستم مدیریت منابع انسانی در صورتی بهینه خواهد بود که به ترکیبی سنتزی بین این دو عملکرد دست یابد.
وقتی در خصوص ماهیت خود-اصلاحی سیستم صحبت می کنیم، منظور پایش دائم شرایط کنونی و عملکردی سیستم، و انتخاب ترکیبی بهینه از رهیافت های گذشته نگر و بازخوردی است. تنها در این صورت سیستم مدیریت منابع انسانی را می توان زیرمجموعه ای از سیستم های باز تلقی نمود. و با توجه به علم سیستم ها، سیستم های باز بهترین نوع سیستم محسوب می شوند، چرا که با احتمال بالاتری راه های رشد و ترقی را طی خواهند کرد.
مسئولین عملیاتی سازی سیستم مدیریت منابع انسانی
مسئولیت عملیاتی سازی سیستم های مدیریت منابع انسانی از سازمان به سازمان متفاوت است. در حقیقت نه تنها ماهیت و ساختار منابع انسانی هر سازمان بر ماهیت سیستم مدیریت منابع انسانی آن اثرگذار است بلکه می تواند در تفویض اختیار عملیاتی سازی سیستم مورد نظر نیز تاثیرگذار باشد.
به طور کلی و در عمل، تفویض مسئولیت عملیاتی سازی سیستم های مدیریت منابع انسانی به دو صورت انجام می شود:
۱ – درون-سازمانی: در این روش تفویض، مسئولیت ایجاد و پیاده سازی سیستم مدیریت منابع انسانی سازمان در درون خود سازمان تقسیم بندی می شود. معمولاً این مسئولیت در حوزه تخصص و اختیار دو بخش سازمانی قرار می گیرد:
۱-۱- تفویض مسئولیت به دپارتمان منابع انسانی
۱-۲- تفویض مسئولیت به مدیران میانی سازمان
در عمل عموماً مسئولیت ایجاد سیستم مدیریت منابع انسانی به دپارتمان منابع انسانی و مسئولیت پیاده سازی آن به مدیران میانی سازمان سپرده می شود.
لازم به ذکر است، به علت در هم تنیدگی مباحث مدیریت منابع انسانی، قانون از پیش تعیین شده ای در این خصوص وجود ندارد.
به طور مثال انتخاب مسئولین انجام استراتژی های آنالیز شغلی، ارتباطی مستقیم با تفویض مسئولیت های مربوط به مدیریت منابع انسانی دارد. در همین راستا استفاده از یک سیستم یکپارچه جامع در کل سازمان و لزوم هماهنگی دیدگاه ها از اهمیت بالایی برخوردار خواهند شاد.
۲ – برون-سازمانی: در این روش تفویض، مسئولیت ایجاد سیستم مدیریت منابع انسانی سازمان از طریق برون سپاری و توسط نیروهای برون-سازمانی صورت می گیرد. این نیروهای متخصص، به طور خاص مشاوران مدیریت، با در نظر گرفتن شرایط خاص هر سازمان به طراحی و پایش اجرای بهینه سیستم مدیریت منابع انسانی می پردازند.
در مواردی که مسئولیت مدیریت منابع انسانی مورد برون سپاری قرار می گیرد، عموماً مبحث طراحی و پیاده سازی از یکدیگر جدا خواهند شد.
مشاوران مدیریت با توجه به ماهیت غیراجرایی وظایف خود در اکثریت موارد صرفاً به طراحی و پیشنهاد بهترین راهکارهای موجود برای بهره بری از یک سیستم مدیریت منابع انسانی بهینه بسنده می کنند.
در این موارد اجرا و پیاده سازی سیستم پیشنهادی، توسط دپارتمان منابع انسانی و مدیران سطوح میانی (و با رهیافت درون-سازمانی) صورت می گیرد.
تغییرات مدیریت منابع انسانی
می توان ادعا کرد که افرادی که بیست سال پیش در زمینه مدیریت منابع انسانی فعالیت می کرده اند، با مشاهده گستره و عمق فعالیت کنونی مدیریت منابع انسانی شگفت زده خواهند شد. در سطح بین المللی مدت هاست که دیگر اعضای دپارتمان منابع انسانی خود در جلسات مدیران سطوح بالایی سازمانی شرکت می کنند و با توجه به اطلاعات خود از ساختار کنونی سازمان به ارائه فرآیندها، رهیافت ها و راهکارهای اصلاحی می پردازند.
اعضای دپارتمان منابع انسانی اکنون یکی از مسئولین اصلی افزایش توانایی کارکنان سازمان برای مشارکت موثر در سازمان و فرآیندهای سازمانی محسوب می شوند.
تفاوت مدیریت سنتی و مدرن منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی مدرن از سطح نقش های سنتی خود فراتر رفته است. در گذشته مدیریت منابع انسانی صرفاً عملکردی در راستای بررسی و ارائه راهکار در خصوص مشکلات افراد و کارکنان در سازمان محسوب می شد.
در روش سنتی مدیریت منابع انسانی با مسائلی از قبیل تعیین حقوق، استخدام، اخراج، مدیریت عملکرد، توسعه سازمان، برقراری نظم و امنیت، سلامتی کارکنان، انگیزه کارکنان، ارتباطات درون-سازمانی، مدیریت و آموزش درگیر بوده است.
اکنون اما جدای از وظایف سنتی که برخی از آن ها مورد برون سپاری قرار گرفته اند، وظایف مدرنی نیز به مجموعه وظایف مدیریت منابع انسانی افزوده شده اند.
در بخش وظایف مدرن، مهم ترین تغییر را می توان تبدیل این سیستم به یک روش استراتژیک و جامه برای مدیریت افراد و “ارتقای فرهنگ سازمانی و محیط کاری” دانست.
در حقیقت در مدیریت منابع انسانی مدرن، جدای از وظایف سنتی، کارکرد اصلی، افزودن و ایجاد ارزش سازمانی از طریق بهینه سازی استراتژیک عملکرد کارکنان در راستای اثرگذاری مثبت بر کل سازمان است.
به بیان دیگر، دامنه فعالیت مدیریت منابع انسانی، از ارتباط صرف با کارکنان و افزایش سطوح رضایت شغلی فراتر رفته، و تمامی فعالیت های این سیستم معطوف به ارتقا و توسعه کلی سازمان صورت می گیرد.
اثبات ارزش: هدف مدیریت منابع انسانی
مسئولین طراحی و پیاده سازی سیستم های مدیریت منابع انسانی، باید ارزش خود را به سازمان اثبات کنند. این اشخاص ارزش خود را از طریق حفاظت از سازمان در مقابل دعوی های کیفری و حقوقی ناشی از عدم کارکرد بهینه ساختار منابع انسانی و جلوگیری از هرج و مرج های سازمانی مرتبط با چنین دعوی هایی اثبات می کنند.
این مسئولین در حقیقت در سیستم های مدرن به عاملی وحدت آفرین و تعادل ساز بدل شده اند.
سیستم های مدرن با ایجاد تعادل بین منافع مشتریان، مدیران، صاحبان، کارکنان و صاحبین سهام شرکت، نقشی مهم در رشد و توسعه سازمان ایفا می کنند.
نویسندگان: نیما وهنانی و یوسف حاجی قاسمی
سلام خسته نباشید مقاله ای که گذاشتید عالی بود