شرح وظایف چیست؟ شرح وظایف یا شرح شغلی عبارت است از کلیه وظایف و مسئولیت هایی که نیروی مستقر در آن سمت باید انجام دهد. در تعریف شرح شغلی باید به تمامی وظایف، اختیارات و امکانات یک نیرو اشاره شود و اینکه فرد با چه افرادی از سازمان در ارتباط می باشد و تحت نظر چه کسی فعالیت می کند هم در شرح وظایف فرد باید تعریف شود. برای اینکه ما استخدام موفقی داشته باشیم اولین و مهمترین گام تعریف شرح شغل مورد درخواست است. برای استخدام کارآمد ما باید دانست که دقیقا فرد یا افرادی که نیاز داریم چه وظایف و مسئولیت هایی را برعهده خواهند داشت.

شرح وظایف چیست؟ تعریف شرح وظایف
برای مشخص کردن و تعرف شرح شغل می توانید از یک متخصص منابع انسانی کمک بگیرید اما در غیر این صورت و اگر خواستید خودتون شرح وظایف مورد نظرتون رو تعرف کنید فکر میکنم روشهای زیر بتونند کمکتون کنن:

    • از کارمندی که اون وظایف را انجام میدهد کمک بگیرید:
      اگر در سازمانتان شرح وظایف تعریف نشده اند از کارمندان خود بخواهید که در یک هفته کاری تمام کارهای خود را ک در طول روز انجام میدهند به صورت ریز و جداگانه ثبت کنند. این یکی از مناسب ترین راهها برای بررسی شرح وطایف یک شغل می باشد.
    • از مدیر بالایی یا مسئول مربوطه کمک بگیرید:
      می توانید از مسئول مستقیم  شغل مورد نظر کمک بخواهید، اینکه فرد مذکور در روز کاری خود چه وظایفی بر عهده دارد و چه کارهایی را باید انجام دهد سوالاتی ست که معمولا مدیران بالایی بهتر از هر کسی میداند.
    • میتوانید از فرم های آماده و روش مصاحبه کمک بگیرید.

روش سوم راهی سریع تر می باشد که می توانید تعدادی فرم و سوالات از پیش تهیه کنید که شما را به شرح وظایف مورد نظرتان سوق دهد. در اینجا یک نمونه شرح وظایف شغلی برایتان آورده ام تا بیشتر آشنا شوید:

نمونه شرح وظایف شغلی

  شرح وظایف کارشناس اداری:

   – تشکیل پرونده  کارکنان.

   – کنترل و تکمیل مدارک کارکنان و پیگیری رفع نواقص مدارک پرسنلی.

   – پیگیری سیستم حضور و غیاب وثبت نام نیروهای جدید در سیستم.

   – اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به امور مالی و سایر أمور مرتبط

   – صدور برگه مرخصی کارکنان.

   – ثبت برگه های مرخصی در کاردکس و سیستم های پرسنلی و حضوروغیاب.

   – ابلاغ کلیه دستور العمل ها و اطلاعیه ها و آیین نامه ها مرتبط با کارکنان.

   – نظارت مستمر بر اجرای آیین نامه ها و اعلام بموقع محدودیتها و موانعی که موجب عدم اجرای صحیح آنها می گردد به مدیر اداری.

   – انجام هماهنگی های لازم با کارکنان به منظور برگزاری جلسات عمومی و خاص اعلام شده از سوی مدیریت.

   – تهیه و تکمیل فرم های تسویه حساب کارکنانی که با شرکت قطع همکاری نموده اند.

   – مراجعه به ادارات کار،تامین اجتماعی و …  به منظور حضور در جلسات یا تحویل و دریافت نامه ها و ابلاغیه ها.

   – بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک پرسنلی در پرونده پرسنل.

   – تنظیم قرارداد های کار جهت پرسنل و تمدید قرارداد با سایر پرسنل قبل ازانقضا مدت قرارداد قبلی.

   – ثبت نام واعلام ورود کارکنان جدید و اعلام خروج پرسنلی که با شرکت قطع همکاری نموده اند به شرکت بیمه گر.

   – صدور معرفی نامه و دریافت و ارسال مدارک پزشکی کارکنان جهت دریافت خسارت یا معرفی به بیمارستان به شرکت بیمه گر.

   – پیگیری و دریافت هزینه های درمان کارکنان از شرکت بیمه گر و پرداخت وجه مربوطه به افراد ذینفع برابر آئین نامه.

   – پیگیری، اطلاع رسانی به موقع و ثبت نام و دوره های آموزشی مورد تائید شرکت جهت کارکنان.

شرح وظایف - شرح وظایف شغلی - فرم های آماده

شرح وظايفي که به خوبي نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدير مستقيم او تصویر واضح و روشنی از شغل مورد نظر می دهد  از طرفی ارزیابی عملکرد برای شما به عنوان مدیر سازمان بسیار دقیقتر و امکان پذیرتر میسازد. شرح وظايفی که درست و اصولی تعریف شده باشد می تواند بهترین ابزار سنجش باشد و بر مبنای آن عملکرد را ارزشيابي کرد.
بر اساس یک شرح شغل نظم و سازمان یافته میتوان آینده شغلها را بررسی کرد ، شغلها را وسته بندی و درجه ‌بندي کرد و نيز کارها و فعاليت ‌هايي را مشخص کرد که به نظر مي ‌رسد در سازمان وجود ندارند یا مسئول مشخصی برایشان تعریف نشده. ضروري است که شرح وظايف دقیق و سازمان یافته باشد و خیلی رسمی و مکتوب به پرسنل ابلاغ گردد  تا حدود کاری مشخص شود و هيچ کس نتواند بگويد: اين جزء شرح وظايف من نيست.

بیشتر بخوانید : خدمات مشاوره مدیریت رسا برای ارزشیابی عملکرد منابع انسانی

 

مزايای شرح وظایف شغلی چیست؟

  • وظايف و مسئوليت‌ های هر فرد به صورت دقیق مشخص و تفکیک می شوند.
  • در فرآیند استخدام کمک می کند که جذب بهتری داشته باشید.
  • شکاف ‌ها يا موازي‌کاري ‌ها در سازمان را نشان مي ‌دهد.
  • يک ارزيابي جامع از وظايف و فعاليت ‌هايي که در يک واحد يا یک فرد انجام مي‌ شوند، ارايه مي ‌کند.
  • کارها به بهترین نحو ممکن تقسیم خواهند شد.

لازم است که در انتها به این نکته اشاره کنم که تهيه و تنظيم شرح وظايف شغلي از جمله كارهائي است كه مديران هميشه آن را به بهانه هاي گوناگون به تعويق مي اندازند. که به تجربه خود متوجه شدیم این سهل انگاری به علت طرز تفکر رایج در میان مدیران می باشد که در صورت نیاز به شرح  شغلی از نمونه های موجود نزد همکاران یا از طریق سرچ گوگل آنها را به دست می آوریم.

در نظر داشته باشید که حتی واحد خدماتی دو سازمان دارای شرح شغل های متغاوت می باشند و در صورتی که شما اصولی و دقیق شرح شغل نیروهای سازمان خودتان را تهیه کنید موثر و کارآمد خواهد بود و اگر خودتان زمان کافی برای تنظیم و گردآوری شرح شغلهای سازمانتان را ندارید می توانید از تیم منابع انسانی ما یا متخصص این کار کمک بگیرید.

02126769603