آنالیز شغلی

آنالیز شغلی یکی از مهمترین و پرکاربردترین اصطلاحات مدیریتی و “منابع انسانی” است. درک درست و پیاده سازی صحیح اصول آنالیز شغلی، منجر به “رشد و توسعه سازمان”، و همچنین “توسعه منابع انسانی”سازمان خواهد شد. متاسفانه در کشور ما عدم توجه به مفهوم و بایسته های آنالیز شغلی خسارات جبران  ناپذیری را بر پیکره سازمان ها و بنگاه های اقتصادی وارد آورده است.

اصلی ترین علت صحبت از آنالیز شغلی، نگریستن به این مسئله به صورت فرآیندی است که به ایجاد و تعیین شرح وظایف ختم می شود. در حقیقت تهیه شرح وظایف و تعیین مسئولیت های هر شغل نیازمند انجام فرآیند آنالیز شغلی است. با نگاه به منابع انسانی هر سازمان به عنوان “مهم ترین و ارزشمندترین منبع در اختیار سازمان”، لزوم توجه به آنالیز شغلی بیشتر مشخص می شود.

نویسندگان: نیما وهنانی/یوسف حاجی قاسمی

به بیان دیگر، وجود شرح وظایف مختص هر شغل یکی از بایسته های سازمانی شمرده می شود. با استناد به آخرین تحقیقات در زمینه علم مدیریت، می توان به جرات ادعا کرد که هر چه شرح وظایف با دقت و شفافیت بیشتری تعیین شده باشد، نه تنها احتمال “رضایت شغلی کارکنان” افزایش خواهد یافت، بلکه “حفظ منابع انسانی” سازمان نیز با سهولت بیشتری صورت خواهد گرفت.

آنالیز شغلی چیست؟

آنالیز شغلی را در اصطلاح مدیریتی می توان به عنوان فرآیندی تعریف نمود که از طریق آن اطلاعات لازم در خصوص وظایف، مسئولیت ها، مهارت های ضروری، نتایج و “محیط کاری ایده آل” یک شغل خاص جمع آوری می شوند. آنالیز شغلی، به عنوان مرحله ضروری پیش از تعیین وظایف شغلی از اهمیت بسیاری برخوردار است.

آنالیز شغلی، ابزاری است که از طریق آن داده ها و اطلاعات لازم برای تهیه و تدوین شرح وظایف مختص هر شغل جمع آوری می شود. روش های متفاوتی برای انجام آنالیز شغلی وجود دارد. روش های مختلف آنالیز شغلی در حقیقت تکنیک های گوناگونی هستند که توسط متخصصان مورد بهره برداری قرار می گیرند.

تکنیک های آنالیز شغلی، بستگی مستقیمی به ماهیت فعالیت و ترکیب کنونی و ایده آل منابع انسانی هر سازمان دارد. مشاوران مدیریتبا در نظر گرفتن این تفاوت ها، به بررسی و پیشنهاد بهترین روش  ها برای انجام بهینه فرآیند آنالیز شغلی می پردازند.

فواید انجام آنالیز شغلی

پیاده سازی درست و بهینه استراتژی آنالیز شغلی فواید بسیاری خواهد داشت. جدای از ایجاد سنگ بنای تعیین و تدوین شرح وظایف برای مناصب و مشاغل مختلف، آنالیز شغلی در صورت اجرای کارشناسانه می تواند فوایدی نظیر موارد زیر را نیز برای سازمان ایجاد نماید. موارد زیر را می توان آثار جانبی مثبت انجام آنالیز شغلی تلقی نمود.

۱ – تهیه برنامه های استخدام نیرو:

انجام صحیح آنالیز شغلی می تواند در زمینه تهیه برنامه های استخدام نیرو مثمر ثمر باشد. آنالیز شغلی، به ایجاد بانک اطلاعاتی قابل اتکایی ختم می شود.

بانک اطلاعاتی مورد نظر تمام اطلاعات مورد نیاز برای مناصب گوناگون هر سازمان را در خود جای خواهد داد و می توان در صورت لزوم و بسته به موقعیت در فرآیندهای استخدام نیروهای جدید نیز از این اطلاعات استفاده نمود.  

۲ – تهیه و تدوین استراتژی های بهبود عملکرد نیروها:

بانک اطلاعاتی حاصل از انجام آنالیز شغلی دارای طیف وسیعی از داده ها و اطلاعات متفاوت است. هر سازمان بسته به نوع و ماهیت فعالیت خود می تواند با توجه به این اطلاعات، به تهیه و تدوین استراتژی های بهبود عملکرد برای نیروهای در اختیار خود اقدام کند. لازم به ذکر است، تدوین چنین استراتژی هایی در راستای توانمندسازی کارکنان صورت می گیرد، و در نهایت به افزایش سطح عملکرد سازمانی ختم خواهد شد.

بیشتر بخوانید: خدمات استخدام و گزینش نیروی انسانی

نحوه انجام آنالیز شغلی

تکنیک های متفاوتی برای انجام آنالیز شغلی وجود دارند. استفاده از این تکنیک ها بستگی مستقیمی به ماهیت سازمان و ترکیب منابع انسانی در اختیار سازمان دارد. اما اکثر تکنیک های آنالیز شغلی، از اصول زیربنایی و مشترکی تبعیت می کنند.

این اصول، در حقیقت سنگ بنای تمامی تکنیک های آنالیز شغلی محسوب می شوند. رعایت این اصول اولیه، به عنوان هسته مرکزی انجام آنالیز شغلی، احتمال بهینگی آنالیز شغلی را افزایش می دهد و در نتیجه احتمال بهره مندی از فواید و مزیت های حاصل از آنالیز شغلی را نیز بالاتر خواهد برد.

۱ –  ارزیابی و بررسی مجدد مسئولیت های شغلی کارکنان کنونی:

در اکثریت مواقع، “دپارتمان منابع انسانی” و مدیریت (به خصوص مدیران سطوح بالایی) آگاهی دقیقی از فعالیت های روزانه مربوط به مشاغل سازمان تحت نظر خود ندارند. به بیان دیگر، انجام آنالیز شغلی، بدون آگاهی و درک فعالیت های کنونی مشاغل مختلف سازمانی غیر ممکن است.
کسب اطلاعات در خصوص مسئولیت های شغلی کارکنان کنونی، باید به صورت کامل و دقیق صورت گیرد. دیدگاه اصلی در این خصوص کسب اطلاعات در خصوص مسئولیت های شغلی با توجه به جذب نیروهای جدید است. به بیان دیگر، اطلاعات فوق باید به حدی از جامعیت و شاملیت باشند که بتوان از آن ها در ایجاد شاخص های جذب نیروهای جدید نیز بهره برد.

در حقیقت در صورت آگاهی سازمان از فعالیت های روزانه مرتبط با هر منصب سازمانی، سازمان می تواند در فرآیندهای استخدامی آینده اش در جستجوی افرادی باشد که قابلیت های بیشتری برای انجام این فعالیت های روزانه داشته باشند.
دپارتمان منابع انسانی، در اکثریت موارد این بخش از انچجام آنالیز شغلی را بر عهده خواهد داشت. دپارتمان منابع انسانی هر سازمان، بسته به نوع و ماهیت فعالیت سازمانی، به کسب اطلاعات و تولید داده در خصوص وظایف شغلی کارکنان کنونی سازمان می پردازد.

۲ – جستجوی اینترنتی و یافتن و بررسی شرح وظایف سایر سازمان های مشابه:

یافتن و بررسی شرح وظایف سازمان های مشابه به هیچ عنوان به معنای کپی برداری صرف از شرح وظایف سازمانی سایرین نیست. کپی برداری از شرح وظایف سایر سازمان ها، جدای از غیر حرفه ای بودن، می تواند خسارات جبران ناپذیری بر پیکره سازمان وارد آورد.
هر سازمان بسته به ماهیت و نوع فعالیت مختص به خود به نگاشتن شرح وظایف می پردازد و تقلید کورکورانه از ماحصل کار سازمان های دیگر می تواند به ناهماهنگی ها و ناسازگاری های اساسی در فرآیندهای سازمانی ختم شود.

منظور از یافتن و بررسی شرح وظایف سازمان های مشابه، مطالعه و بررسی آن و الگوبرداری از برخی اصول کلی حاکم بر آن است. با توجه به تفاوت های سازمانی و لزوم استفاده از تکنیک های آنالیز شغلی مختص هر سازمان، اهمیت آشنایی اولیه با نحوه تدوین و تهیه وظایف شغلی در سازمان های مشابه بیشتر مشخص می شود.
بررسی و نگاه موشکافانه به وظایف شغلی سازمان های مشابه می تواند به یادآوری برخی وظایف و مسئولیت های شغلی که ممکن است مورد غفلت واقع شده باشد کمک کند.

۳ – آنالیز و تحلیل وظایف و مسئولیت های مختص هر منصب شغلی:

تفاوت این اصل با اصل اول، در نحوه دیدگاه نهفته است. در اصل اول دیدگاه گذشته نگر حاکم است. و این در حالی است که در این اصل دیدگاه آینده نگر حکمفرما است. چرا که تمرکز اصل اول به آنچه اکنون انجام می شود است و این اصل در خصوص آنچه باید انجام شود سخن می گوید.
از آنجا که در عمل در اکثریت سازمان ها، برخی مناصب شغلی کاملاً بهینه طراحی نشده اند، با آنالیز و تحلیل مسئولیت ها و بایسته های تصدی هر منصب شغلی می توان وظایف و مسئولیت های مغفول مانده ای را یافت. در حقیقت این اصل، به بررسی و تعیین بایسته های تصدی هر شغل توسط یک نیروی جدید اشاره دارد.

به طور خلاصه، نگاه به این اصل از زاویه دید یک نیروی جدید انجام می شود. به این معنی که وظایف و مسئولیت هایی که یک نیروی جدید در صورت گماشته شدن به یک منصب شغلی خاص باید انجام دهد مورد بررسی و تحلیل قرار می گیرد.
در انجام آنالیز شغلی، توجه به نیازهای سازمان و مسئولیت های مورد غفلت واقع شده از اهمیت بالایی برخوردار است. با این دیدگاه می توان با کمک گرفتن از مدیریت سازمان، مسئولیت های مناسب هر منصب شغلی را تعیین نمود و به بهینگی کامل وظایف شغلی سازمانی دست یافت. هر چند بهینگی کامل در عمل غیرممکن است اما هر چه سازمان به سطح بهینگی کامل نزدیک تر باشد، می تواند با احتمال بیشتری به سطوح بالاتر عملکرد سازمانی دست یابد.

۴ – بررسی و به اشتراک گذاری ایده ها با سازمان های مشابه:

بر خلاف اصل دوم، در این قسمت صحبت از بررسی یکجانبه وظایف شغلی سازمان های مشابه نیست، بلکه صحبت از ارتباط مستقیم و دوجانبه با سازمان های مشابه جهت رد و بدل ایده ها در خصوص تعیین مسئولیت های شغلی بهینه مرتبط با سازمان است.
با برقراری ارتباط با سازمان های مشابه و تلاش برای رد و بدل اطلاعات در خصوص وظایف سازمانی، نه تنها سطح عملکردی سازمان در زمینه وظایف شغلی افزایش خواهد یافت بلکه سطح عملکرد سازمان دیگر نیز از مزایای این ارتباط بهره مند خواهد شد. برقراری ارتباطات دو سویه اینچنینی می تواند برای طرفین مثمر ثمر واقع شود.

۵ – تعیین و تدوین شفاف نتایج مورد انتظار از هر منصب شغلی:

بسیاری از سازمان ها به حدی در انجام مسئولیت ها و وظایف غرق شده اند که توجه به نتایج مورد انتظار از انجام این مسئولیت ها و وظایف را از یاد برده اند. این اتفاق حتی در انجام فرآیند آنالیز شغلی نیز می تواند رخ دهد.
اگر در انجام آنالیز شغلی، صرفاً به جمع آوری داده ها اکتفا شود، آنالیز شغلی به صورت بهینه به انجام نخواهد رسید. چرا که تحلیل داده ها و تبدیل این داده ها به اطلاعات قابل استفاده، گام نهایی در تبدیل یک استراتژی آنالیز شغلی به یک استراتژی بهینه و کاربردی است.

بنابراین، توجه به نتایج مورد انتظار از هر منصب شغلی و مسئولیت ها و وظایف مرتبط با آن، یکی از اصول مهم آنالیز شغلی محسوب می شود. با این روش آنالیز شغلی می تواند به یافتن نقاط ضعف سازمانی کمک کرده و راهکارهایی برای برطرف نمودن آن ها ارائه نماید.

بانک اطلاعاتی، آنالیز شغلی و شرح وظایف

هر چه اطلاعات بیشتری جمع آوری شود، احتمال بهینگی آنالیز شغلی و بهره برداری از آثار جانبی مثبت و فواید آن افزایش خواهد یافت. در صورت بهینگی آنالیز شغلی، بانک اطلاعاتی حاصل از آن نیز بهینه خواهد بود. در نتیجه استفاده از این بانک اطلاعاتی در هنگام تهیه و تدوین شرح وظایف سازمانی بسیار کاربردی خواهد بود.

استفاده از بانک اطلاعتی حاصل از یک آنالیز شغلی بهینه، در اکثر موارد به بهینگی شرح وظایف سازمانی ختم خواهد شد. آنالیز شغلی بهینه، باعث سهولت فرآیند تدوین وظایف شغلی سازمانی می شود.
مهم ترین سوالی که در هنگام تدوین شرح وظایف سازمانی باید پرسیده شود این است که «اگر کس دیگری این شرح وظایف را بخواند، آیا متوجه خواهد شد که این منصب سازمانی دقیقاً چه کاری در سازمان انجام می دهد یا خیر؟»