شرح وظایف چیست؟ شرح وظایف یا شرح شغلی عبارت است از کلیه وظایف و مسئولیت هایی که نیروی مستقر در آن سمت باید انجام دهد.
در تعریف شرح شغلی باید به تمامی وظایف، اختیارات و امکانات یک نیرو اشاره شود و اینکه فرد با چه افرادی از سازمان در ارتباط می باشد و تحت نظر چه کسی فعالیت می کند هم در شرح وظایف فرد باید تعریف شود. برای اینکه ما استخدام موفقی داشته باشیم اولین و مهمترین گام تعریف شرح شغل مورد درخواست است. برای استخدام کارآمد ما باید دانست که دقیقا فرد یا افرادی که نیاز داریم چه وظایف و مسئولیت هایی را برعهده خواهند داشت.
برای مشخص کردن و تعریف شرح شغل می توانید از یک مشاور منابع انسانی کمک بگیرید اما در غیر این صورت و اگر خواستید خودتان شرح وظایف مورد نظرتان را تعریف کنید، فکر میکنم روش های زیر بتوانند به شما کمک کنند:
- از کارمندی که اون وظایف را انجام می دهد کمک بگیرید:
اگر در سازمانتان شرح وظایف تعریف نشده اند از کارمندان خود بخواهید که در یک هفته کاری تمام کارهای خود را ک در طول روز انجام میدهند به صورت ریز و جداگانه ثبت کنند. این یکی از مناسب ترین راهها برای بررسی شرح وطایف یک شغل می باشد. - از مدیر بالایی یا مسئول مربوطه کمک بگیرید:
می توانید از مسئول مستقیم شغل مورد نظر کمک بخواهید، اینکه فرد مذکور در روز کاری خود چه وظایفی بر عهده دارد و چه کارهایی را باید انجام دهد سوالاتی ست که معمولا مدیران بالایی بهتر از هر کسی میداند. - میتوانید از فرم های آماده و روش مصاحبه کمک بگیرید.
روش سوم راهی سریع تر می باشد که می توانید تعدادی فرم و سوالات از پیش تهیه کنید که شما را به شرح وظایف مورد نظرتان سوق دهد. در اینجا یک نمونه شرح وظایف شغلی برایتان آورده ایم تا بیشتر آشنا شوید:
نمونه شرح وظایف برای کارشناس اداری
- تشکیل پرونده کارکنان
- کنترل و تکمیل مدارک کارکنان و پیگیری رفع نواقص مدارک پرسنلی
- پیگیری سیستم حضور و غیاب وثبت نام نیروهای جدید در سیستم
- اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به امور مالی و سایر أمور مرتبط
- صدور برگه مرخصی کارکنان
- ثبت برگه های مرخصی در کاردکس و سیستم های پرسنلی و حضوروغیاب
- ابلاغ کلیه دستور العمل ها و اطلاعیه ها و آیین نامه ها مرتبط با کارکنان
- نظارت مستمر بر اجرای آیین نامه ها و اعلام بموقع محدودیتها و موانعی که موجب عدم اجرای صحیح آنها می گردد به مدیر اداری
- انجام هماهنگی های لازم با کارکنان به منظور برگزاری جلسات عمومی و خاص اعلام شده از سوی مدیریت
- تهیه و تکمیل فرم های تسویه حساب کارکنانی که با شرکت قطع همکاری نموده اند
- مراجعه به ادارات کار،تامین اجتماعی و … به منظور حضور در جلسات یا تحویل و دریافت نامه ها و ابلاغیه ها
- بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک پرسنلی در پرونده پرسنل
- تنظیم قرارداد های کار جهت پرسنل و تمدید قرارداد با سایر پرسنل قبل ازانقضا مدت قرارداد قبلی
- ثبت نام واعلام ورود کارکنان جدید و اعلام خروج پرسنلی که با شرکت قطع همکاری نموده اند به شرکت بیمه گر
- صدور معرفی نامه و دریافت و ارسال مدارک پزشکی کارکنان جهت دریافت خسارت یا معرفی به بیمارستان به شرکت بیمه گر
- پیگیری و دریافت هزینه های درمان کارکنان از شرکت بیمه گر و پرداخت وجه مربوطه به افراد ذینفع برابر آئین نامه
- پیگیری، اطلاع رسانی به موقع و ثبت نام و دوره های آموزشی مورد تائید شرکت جهت کارکنان
چند نکته مهم که باید در هنگام تعریف شرح وظیفه به آن توجه کنید :
- شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده آن شغل و مدیر مستقیم او تصویر واضح و روشنی از شغل مورد نظر می دهد. از طرفی ارزیابی عملکرد برای شما به عنوان مدیر سازمان بسیار دقیقتر و امکان پذیرتر میسازد. شرح وظایفی که درست و اصولی تعریف شده باشد می تواند بهترین ابزار سنجش باشد و بر مبنای آن عملکرد را ارزشیابی کرد.
- بر اساس یک شرح شغل نظم و سازمان یافته میتوان آینده شغلها را بررسی کرد ، شغلها را بسته بندی و درجه بندی کرد و نیز کارها و فعالیت هایی را مشخص کرد که به نظر می رسد در سازمان وجود ندارند یا مسئول مشخصی برایشان تعریف نشده. ضروری است که شرح وظایف دقیق و سازمان یافته باشد و خیلی رسمی و مکتوب به پرسنل ابلاغ گردد تا حدود کاری مشخص شود و هیچ کس نتواند بگوید: این جزء شرح وظایف من نیست.
بیشتر بخوانید : ارزشیابی عملکرد منابع انسانی
مزایای شرح وظایف شغلی چیست؟
- وظایف و مسئولیت های هر فرد به صورت دقیق مشخص و تفکیک می شوند
- در فرآیند استخدام کمک می کند که جذب بهتری داشته باشید
- شکاف ها یا موازی‌کاری ها در سازمان را نشان می دهد.
- یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت هایی که در یک واحد یا یک فرد انجام می شوند، ارایه می کند
- کارها به بهترین نحو ممکن تقسیم خواهند شد
لازم است که در انتها به این نکته اشاره کنم که تهیه و تنظیم شرح وظایف شغلی از جمله کارهائی است که مدیران همیشه آن را به بهانه های گوناگون به تعویق می اندازند. که به تجربه خود متوجه شدیم این سهل انگاری به علت طرز تفکر رایج در میان مدیران می باشد که در صورت نیاز به شرح شغلی از نمونه های موجود نزد همکاران یا از طریق سرچ گوگل آنها را به دست می آوریم.
در نظر داشته باشید که حتی واحد خدماتی دو سازمان دارای شرح شغل های متغاوت می باشند و در صورتی که شما اصولی و دقیق شرح شغل نیروهای سازمان خودتان را تهیه کنید موثر و کارآمد خواهد بود و اگر خودتان زمان کافی برای تنظیم و گردآوری شرح شغلهای سازمانتان را ندارید می توانید از تیم منابع انسانی ما یا متخصص این کار کمک بگیرید.
شرح شغل چیست؟
شرح شغل به دلایل مختلفی استفاده می شود. شرح شغل ابزاری برای استخدام، تعیین محدوده حقوق و سطوح، ایجاد عناوین شغلی، ایجاد اهداف و مقاصد شغلی کارکنان، برنامه ریزی شغلی و انجام بررسی عملکرد بکار می رود.
به همین دلیل، نوشتن شرح شغلی که به طور دقیق وظایف و مسئولیت های شغلی کارکنان را مشخص می کند، ضروری است.
شرح شغل به کارمند منبعی واضح و مختصر می دهد تا به عنوان راهنمای عملکرد شغلی مورد استفاده قرار گیرد. به همین ترتیب، یک سرپرست می تواند از شرح شغل به عنوان ابزاری برای اندازه گیری استفاده کند تا اطمینان حاصل شود که کارمند انتظارات شغلی خود را برآورده می کند.
تعریف شرح شغل، شرح شغل چیست؟
شرح شغل عبارت است از تجزیه و تحلیل شغل، گزارشی سازمان یافته و واقعی از وظایف و مسئولیت های یک شغل و شرایط کاری آن شغل
به عبارت دیگر شرح شغل نشان دهنده این است که چه کاری انجام می شود، چرا انجام می شود، کجا انجام می شود، و به طور خلاصه،چگونه انجام می شود
شرح شغل شامل چه مواردی است؟
در ادامه بخش هایی از شرح شغل نام برده شده است:
- عنوان شغل
- سطح شغل
- خلاصه شغل
- سطح دستمزد
- دانش و مهارت لازم
- توامندیهای فیزیکی و جسمی
- مسئولیت ها و وظایف اختصاصی شغل
- اختیارات متصدی شغل
- استانداردهای عملکرد
- شرایط کاری
- محیط مورد نیاز هر شغل
- تجهیزات و ابزار ضروری برای انجام شغل
- ویژگی های اصلی شغل
- سفر کاری
چرا شرح شغل مهم است؟
شرح شغل معمولاً برای مدیریت افراد در سازمان ها ضروری است. همچنین شرح شغل در فرآیند استخدام به مدیران و متقاضیان کمک می کند تا بتوانند نقش شغل را شفاف تر ببینند چرا که شرح شغل، نقش و مسئولیت پذیری افراد را مشخص می کند.
بدون شرح شغل، معمولاً برای شخص چالش برانگیز است که به یک نقش به درستی متعهد شود یا در قبال آن پاسخگو باشد.
شرح شغل توانایی سازمان را برای مدیریت افراد و ایفای نقش به روش های زیر بهبود می بخشد، این امر به ویژه در سازمان های بزرگ بیشتر قابل مشاهده است. در ادامه به برخی از مزایای شرح شغل اشاره کردیم:
- انتظارات کارفرما از منابع انسانی را روشن می کند.
- مبنای اندازه گیری عملکرد شغلی را فراهم می کند.
- توصیف روشنی از نقش برای نامزدهای شغلی ارائه می دهد.
- ساختار و نظم و انضباط را برای شرکت فراهم می کند تا تمام مشاغل را درک و ساختار دهد و اطمینان حاصل کند که فعالیت ها، وظایف و مسئولیت های لازم توسط یک شغل یا شغل دیگر پوشش داده می شود.
- سیستم‌های پرداخت و درجه‌بندی را قادر میسازد تا ساختار منصفانه و منطقی داشته باشند.
- از تفسیر دلخواه و سلیقه ای محتوا و محدودیت نقش توسط کارمند و کارفرما و مدیر جلوگیری می کند.
- ابزار و مرجع در مسائل اختلاف کارمند/کارفرما را فراهم می کند.
- نقاط و مرجع مهمی را برای حوزه های آموزشی و توسعه ارائه می دهد.
- نقاط و مرجع خنثی و عینی (برخلاف ذهنی یا دلخواه) را برای ارزیابی، بررسی عملکرد و مشاوره ارائه می دهد.
- سازمان را قادر می سازد تا نقش ها را ساختاردهی و به طور یکسان مدیریت کند، بنابراین کارایی و اثربخشی جذب، آموزش و توسعه، ساختار سازمانی، گردش کار و فعالیت ها، خدمات به مشتریان و غیره را افزایش می دهد.
- دیدگاه واقعی (در مقابل غریزی) برای کارمندان و مدیران در برنامه ریزی پیشرفت شغلی و جانشین پروری مهیا می سازد.
ثبت ديدگاه