مشاوره مدیریت منابع انسانی

اهمیت سرمایه انسانی و مشاوره منابع انسانی

منابع انسانی از اصلی‌ترین عوامل تولید و مهمترین داشته و سرمایه یک سازمان به شمار می‌آید که اساسی‌ترین نقش را در اعتلا و دستیابی به اهداف سازمان ها ایفا می‌کند. نیروی انسانی بعنوان مهمترین منبع هر سازمان یکی از چالش برانگیزترین مباحث در مدیریت و رهبری سازمان ها می‌باشد و مدیران در این بخش با مشکلات عدیده و گوناگونی روبرو هستند که در صورت عدم توجه ویژه به این بخش باعث اتلاف وقت و تحمیل هزینه های زیاد و جبران ناپذیر به سازمان خود می گردند.

منابع انسانی کلیدی ترین ابزار مدیران است

با توجه به نقش مستقیم نیروی انسانی در رسیدن به اهداف برنامه راهبردی، ساماندهی و سازماندهی نیروی انسانی جزء مهمترین و برجسته ترین بخش خدمات مشاوره مدیریت به حساب می آید. تیم رسا با خدمات خود در زمینه استراتژی منابع انسانی و بهبود عملکرد منابع انسانی، زمینه استفاده اصولی از منابع انسانی که در اختیار مدیران سازمان‌ها می‌باشد را فراهم تا از این طریق سازمان تحت نظارت آن‌ها از خروجی مطلوب برخوردار گردد. کارآمد سازی نیروی انسانی از مهمترین برنامه های مشاوره مدیریت در این بخش است که ضمن ایجاد مزیت رقابتی به پیشبرد کسب و کار و موفقیت سازمان ها کمک شایانی می‌کند.

چالش‌های منابع انسانی در سازمان‌ها

یکی از چالش های اساسی مدیران نیروی انسانی است که برای برطرف کردن مشکلات این بخش لازم است برنامه ریزی و سازماندهی اصولی صورت گیرد. تیم مشاور منابع انسانی رسا با بهره گیری از تجارب ارزنده خود خدمات شایانی در این حوزه به مدیران ارائه می کند. شناسایی مشکلات این بخش کمک بسزایی به برطرف کردن نقصان ها و ضعف ها و ایجاد محیطی پویا می کند که حاصل آن بهبود کسب و کار و دستیابی به اهداف سازمانی خواهد بود. این مهم جزء وظایف اصلی مشاوره منابع انسانی می باشد که با شناسایی مشکلات و ارائه راهکارهای لازم برای رفع آنها سازمان را به سمت پویایی سوق می دهد. برخی از مشکلات بشرح عبارتند از:

• نگرش نامناسب نسبت به منابع انسانی
• عدم اندازه گیری بهره وری منابع انسانی
• عدم شفافیت شرح وظایف و شرح شغل منابع انسانی
• نیازسنجی مناسب برای آموزش منابع انسانی
• آموزش مستمر منابع انسانی و ارتقا مهارت ها
• عدم چرخش اطلاعات به صورت اصولی
• نداشتن فرایند استخدام
• ضعف در جذب نیروی کارآمد
• تامین نیروی انسانی بدون نیاز سنجی اصولی
• عدم تعیین شاخص های تامین و گزینش نیروی انسانی
• وفادارسازی کارکنان
• عدم شایسته سالاری در سازمان های سابقه دار
• ضعف برنامه ریزی در این بخش
• نبود شاخص های ارزیابی عملکرد
• ارزیابی عملکردهای ناکارآمد و ثابت
• عدم توجه به مشکلات منابع انسانی و تاثیرگذاری آن بر هدف و مسیر سازمان
• ضعف در نگهداشت نیروها و ریزش بیش از حد
• عدم اندازه گیری میزان ریزش نیروها و هزینه هایی که به سازمان تحمیل می شود
• استفاده نادرست از تخصص ها و توانایی های نیروی انسانی
• ضعف آموزشی
• ناتوانی در وفاداری سازی نیروها
• ناتوانی در ایجاد فرهنگ سازمانی
• عدم توجه به سلسله مراتب سازمانی
• فرایندهای درونی سازمانی ناکارآمد و گردش های معیوب
• مشکلات محیطی و مرتبط با ارگونومی
• ارتباط غیر علمی بین مدیران و کارکنان

برنامه‌ریزی و مشاوره تخصصی رسا برای مدیریت منابع انسانی

تیم مشاوره رسا، با ترکیب تجربه میدانی و دانش تخصصی، سیستم منابع انسانی شما را از پایه بازسازی می‌کند. ما ابتدا وضعیت فعلی را بررسی و مستند می‌کنیم، سپس متناسب با اندازه و فرهنگ سازمان، مدل مناسب را طراحی و پیاده‌سازی می‌نماییم.

خدمات مشاوره منبع انسانی ما شامل سه سطح است:

1. مشاوره و طراحی ساختار منابع انسانی: از تدوین استراتژی تا نگارش شرح وظایف و فرآیندها.

2. برون‌سپاری منابع انسانی: اجرای مستقیم فعالیت‌های جذب، آموزش، ارزیابی و نگهداشت توسط تیم رسا.

3. مدیریت و نظارت مستمر: پایش عملکرد، ارائه گزارش‌های دوره‌ای و به‌روزرسانی سیستم‌ها بر اساس تغییرات سازمان.

هدف نهایی ما، ساختن سیستمی است که پس از اتمام همکاری، بتواند به‌صورت مستقل و کارآمد به کار خود ادامه دهد.

تعرفه و مدل همکاری در مشاوره منابع انسانی

تعرفه خدمات مشاوره منابع انسانی رسا، بر اساس حجم فعالیت‌ها و سطح درگیری ما با سازمان تعیین می‌شود. در اولین مرحله، همکاری معمولاً با قرارداد سه‌ماهه آغاز می‌شود تا نیازها و نقاط ضعف سازمان به‌صورت دقیق شناسایی گردد. سپس، در صورت تمایل، قرارداد به شکل بلندمدت و پایدار ادامه پیدا می‌کند.

برای تخمین میزان تعرفه و قیمت مشاوره منابع انسانی فاکتور های زیر نقش به سزایی ایفا می‌کنند:

• آمادگی خود مدیران برای تغییر
• خدمات مورد نیاز مجموعه
• سطح خدمات مورد نیاز
• بینش فعلی مدیران مجموعه نسبت به خدمات منابع انسانی

مدل‌های همکاری:

• پروژه‌ای: مناسب سازمان‌هایی که نیاز به مشاوره در یک حوزه خاص دارند، مثل طراحی چارت سازمانی یا ارزیابی عملکرد.

• ثابت و بلندمدت: مناسب شرکت‌هایی که قصد دارند کل سیستم منابع انسانی خود را به‌صورت مستمر توسعه دهند.

در هر دو حالت، هدف ما یک چیز است: ساختن زیرساختی انسانی که بتواند رشد سازمان را تسریع کند.

خیلی از سازمان هایی که دارای تیم منابع انسانی هستند یا در بخش کوچکی از منابع انسانی خود نیاز به مشاوره، اجرا یا برخی اوقات نظارت دارند به صورت پروژه ای از خدمات مشاوره منابع انسانی بهره می‌برند. در غیر این صورت اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها به منظور بهره وری و همچنین مشاهده نتایج، به صورت ثابت و بلند مدت از خدمات مشاوره منابع انسانی استفاده می کنند. مسلما هزینه و قیمت مشاوره منابع انسانی در حالت ثابت صرفه بیشتری خواهد داشت.

از استخدام تا توسعه؛ مسیر کامل مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی فقط درباره‌ی استخدام یا آموزش نیست. این حوزه از مرحله‌ی شناخت نیازها آغاز می‌شود و تا فرهنگ‌سازی و انگیزش کارکنان ادامه دارد. در ادامه، هفت محور اصلی را بررسی می‌کنیم که پایه‌های هر سیستم منابع انسانی موفق را تشکیل می‌دهند:
۱. جذب و استخدام نیروی انسانی
۲. آموزش و توسعه منابع انسانی
۳. مدیریت عملکرد
۴. حقوق و مزایا و جبران خدمات
۵. فرهنگ و انگیزش سازمانی
۶. قوانین کار و روابط کار
۷. چارت سازمانی

 مشاوره در جذب و نیروی انسانی

ویژگی‌های استخدام حرفه‌ای چیست؟

• انطباق و هم‌راستایی با اهداف و استراتژی‌های سازمان: فرآیند استخدام باید هم‌راستا با اهداف بلند مدت سازمان باشد. وقتی استخدام با استراتژی سازمان متحد شوند، افراد نه فقط جاهای خالی سازمان را پر می‌کنند بلکه با خود توانمندی‌ها و خمیرمایه مورد نیاز سازمان برای رویارویی با چالش‌های آینده را وارد شرکت می‌کنند.
• افزایش کیفیت نیروی انسانی: فارغ از این که افراد مناسب احتمال پایداری بیشتری دارند، جذب افراد شایسته و برتر باعث شکل‌گیری تیم قوی‌تر می‌شود و همین گونه است که نوآوری، حل مساله و پیشروی اتفاق می‌افتد.
• هماهنگی و انطباق فرهنگی و روانی: اطمینان از تناسب فرهنگی، یکی از ابعاد مهم استخدام حرفه‌ای است. تناسب فرهنگی می‌تواند در ارزش‌ها، رفتارها و انتظارات فرد خود را نشان دهد. اگر فرد در این موارد یا سازمان همسو نباشد عارضه‌هایی از جمله تعارض، نارضایتی و خروج زودهنگام از سازمان را خواهیم داشت.
• کاهش ریزش و رفت و آمد نیروها: یکی از منابع اصلی هزینه . اختلال رفت و آمد نیروها هستند که استخدام حرفه‌ای می‌تواند این ریسک را کاهش دهد.
• کاهش ریسک قانونی و شکایات: استخدام حرفه‌ای شامل بررسی سوابق، مصاحبه‌های ساختاریافته، ارزیابی‌های مستدل و اسناد حقوقی نیز می‌باشد.
• سازگاری با محیط در حال تغییر: با توجه به سرعت تغییرات، نیاز به مهارت‌های جدید و همچنین تطبیق و یادگیری بسیار احساس می‌شود. استخدام صحیح به سازمان کمک می‌کند تا نیروهایی جذب کند که با این شرایط منطبق هستند.

همان‌طور که استخدام درست باعث رشد سازمان شما می‌شود، استخدام‌های اشتباه می‌تواند مجموعه شما را با هزینه‌های گزاف زمین‌گیر کند. تمام مراحل استخدام حرفه‌ای، از تعریف نیاز تا تصمیم‌گیری نهایی را به طور کامل و عملی در چگونه استخدام کنیم توضیح داده‌ایم.

هزینه‌ها و پیامدهای استخدام اشتباه چیست؟

استخدام‌های اشباه فارغ از هزینه‌های مالی، برای سازمان هزینه‌های پنهانی از جمله اثرات عمیق بر عملکرد، فرهنگ و اعتبار دارد.

هزینه‌های مالی و آشکار استخدام اشتباه:

• هزینه جذب، تبلیغات و انتخاب اولیه: انتشار آگهی، پرداخت هزینه برای آژانس‌های استخدامی و کاریابی، بررسی رزومه‌ها، مصاحبه‌ها و هزینه‌های اداری از همان ابتدا جزء هزینه‌های مستقیم است.
• هزینه آموزش نیروی جدید و ورود به کار (onboarding): وقتی فرد اشتباهی استخدام شود، زمان و منابعی که برای آموزش او صرف شده است، همه هدر شده‌اند.
• کاهش بهره‌وری و جبران خطا: مسلما نیروی اشتباه، عملرد اشتباه هم خواهد داشت. کاهش بهره‌وری و خطاهایی در پی خواهد بود که نیروهای دیگر باید آن‌ها را بازبینی و اصلاح کنند و این چرخه در نهایت باعث افت کلی تولید می‌شود.
• هزینه دوباره کاری و جایگزینی: اگر به دلیل استخدام اشتباه محبور شوید همان موقعیت را دوباره استخدام کنید تمام هزینه‌های مربوط به استخدام را باید دوباره پرداخت کنید.

به برخی از آمار جهانی در مورد استخدام توجه کنید:

• هزینه جایگزینی نیرو ممکن است بین ۵۰ تا ۶۰ درصد حقوق سالانه فرد باشد. (SHRM)
• به طور متوسط هر استخدام اشتباه ۱۴۹۰۰ دلار به سازمان ضرر زده است. (staffingindustry – با توجه به شرایط بومی)
• هزینه کل (مستقیم و غیرمستقیم) یک استخدام بد، می‌تواند تا دو برابر حقوق سالانه فرد برسد. (SHRM)
• هزینه استخدام بد در سطوح ارشد و مدیریتی بسیار بالاتر است و می‌تواند تا ۲۱۳ درصد حقوق مدیران باشد! (AESC)

هزینه‌های نامحسوس و پنهان استخدام اشتباه:

• کاهش روحیه و انگیزش تیم: نیروهای دیگر باید زمان و انرژی خود را برای جبران نقصان فرد صرف کنند. فشارهای این چنینی بر تیم تاثیر منفی می‌گذارد.
• ایجاد اختلال در فرهنگ سازمانی: وقتی شما فردی را استخدام می‌کنید که از نظر فرهنگی با تیم همخوانی ندارد، منجر به تنش و کاهش کار تیمی می‌شود و در نهایت آشفتگی تیم را در پی خواهد داشت.
• آسیب به برند کارفرمایی: خیلی از رفتارهای اشتباه و نامناسب فرد می‌تواند به شهرت سازمان در بازار کار (بازار عرضه و تقاضای نیروی انسانی) آسیب وارد کند و متعاقبا جذب نیروهای برتر سخت‌تر می‌شود.
• از دست دادن مشتریان و فرصت‌ها: نیروی ضعیف در تعامل با مشتریان می‌تواند مستقیما به درآمد سازمان آسیب وارد کند.
• کاهش احترام و اعتماد مدیریتی: استخدام‌های اشباه می‌تواند افراد را نسبت به مدیران خود دلسرد کند و اعتبار تصمیم‌گیری آن‌ها را زیر سوال ببرد. متعاقبا نیروها در مورد تصمیمات بعدی ممکن است با شک و تردید رو به رو شوند.

آموزش و توسعه منابع انسانی

آموزش و توسعه منابع انسانی یکی از کلیدهای اصلی موفقیت هر سازمان است. وقتی کارکنان رشد می‌کنند، سازمان هم رشد می‌کند. اما آموزش دقیقاً به چه معناست و چه تفاوتی با توسعه دارد؟

تعریف: آموزش و توسعه منابع انسانی دقیقا چیست؟

فرآیندهای سیستماتیک سازمان که در جهت ارتقای دانش، مهارت و توانمندی هستند را آموزش و توسعه منابع انسانی (Human Resources Training & Development) می‌گویند.

تفاوت آموزش و توسعه

• آموزش (Training): معمولا اشاره به کسب مهارت در زمینه خاص دارد، فرآیندهایی که تمرکزشان کسب یک مهارت با دانش خاص است. مثلا آموزش مقررات ایمنی یا کار با نرم‌افزار جدید.
• توسعه (Development): بیشتر به رشد بلندمدت افراد در سازمان اشاره می‌کند. مثلا آماده شدن برای نقش‌های آتی یا تقویت مهارت‌هایی فراتر از الزامات شغلی.

در اکثر شرکت‌ها این دو مورد توسط یک واحد مدیریت می‌شود که به آن واحد یادگیری و توسعه (Learning & Development) گفته می‌شود. در بسیاری از شرکت‌ها هم واحد آموزش و توسعه منابع انسانی نام‌گذاری می‌شود. تقریبا مهم‌ترین نکته این است که هدف صرفا آموزش و انتقال دانش نیست، بلکه نهادینه شدن یادگیری در افراد و تغییر در رفتار و عملکرد آن‌ها است.

چرا آموزش کارکنان برای رشد سازمان ضروری است؟

• ارتقای عملکرد: کاهش خطا، افزایش سرعت و کیفیت. بی‌شمارند گزارش‌هایی که تاثیر آموزش و توسعه حرفه‌ای بر کارکنان را بررسی کرده‌اند.
• کاهش ریزش نیروها و افزایش وفاداری: آموزش و توسعه به کارکنان این حس را می‌دهد که شرکت برای مسیر شغلی آن‌ها برنامه دارد و به رشد آن‌ها اهمیت می‌دهد. لینکدین در گزارشی بیان کرد که ۹۳٪ کارکنان گفته‌اند اگر در مسیر شغلی آن‌ها سرمایه‌گذاری شود، مدت بیشتری در سازمان می‌مانند.
• توانایی تغییر و انطباق با محیط پویا: با توجه به سرعت تغییر در جامعه امروزی، اگر کارکنان یک سازمان با دانش و مهارت‌های به‌روز مسلح شوند، متعاقبا سازمان هم منعطف و پیشرو خواهد بود.
• ذخیره استعداد برای آینده: توسعه حرفه‌ای منابع انسانی می‌تواند مدیران و رهبران آینده شرکت را پرورش دهد (Succession Planning) و افرادی آماده برای نقش‌های مدیریتی و رهبری تحویل دهد.
• انتقال ارزش‌های سازمانی: می‌توان از آموزش به عنوان ابزاری برای انتقال ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی استفاده کرد.
• کاهش هزینه استخدام در بلندمدت: آموزش کارکنان فعلی معمولا از جذب و آماده‌سازی افراد جدید بسیار مقرون‌به‌صرفه‌تر است.

تحلیل نیاز آموزشی: چگونه نیازهای آموزشی کارکنان را تشخیص دهیم تا این فرآیندها بی‌ثمر نشود؟

جواب در تحلیل نیاز آموزشی (Training Need Analysis) است. روشی برای سنجش فاصله وضعیت مهارت‌های فعلی کارکنان با وضعیت مطلوب. در این روش از ابزارهایی مانند مصاحبه، ارزیابی عملکرد، پرسشنامه، مشاهده مستقیم یا مشاوره با مدیران استفاده می‌شود.
تحلیل نیاز آموزشی از مواردی است که به میزان اهمیت خود توجه کافی دریافت نمی‌کند. اگر نیازسنجی و تحلیل نیاز آموزشی درست انجام نشود، حتی بهترین برنامه‌های آموزشی هم نتیجه‌ای نخواهد داشت.

روش‌های نوین آموزش و توسعه منابع انسانی

• آموزش‌های آنلاین / یادگیری الکترونیکی
• منتورینگ و کوچینگ
• آموزش ضمن کار

مدیریت عملکرد منابع انسانی

مدیران و مشاوران منابع انسانی برای پیشبرد اهداف خود از ابزارهای مختلفی استفاده می‌کنند. بسیاری از این ابزارها نیازمند نگرشی است که فقط با مدیریت عملکرد صحیح به دست می‌آید. مثلا در مورد توسعه منابع انسانی صحبت کردیم، اما اگر مدیرت عملکرد به درستی انجام نشود، عملا فرآیند توسعه هم بی‌هدف خواهد بود.

تعریف مدیریت عملکرد:

مدیریت عملکرد یعنی برنامه‌ریزی، گفتگو و بازخورد مستمر برای بهتر شدن کار افراد و تیم‌ها و شامل این ۵ مرحله است:

1. تعیین اهداف شفاف، اهدافی که قابل اندازه‌گیری باشند.
2. پایش مستمر عملکرد
3. ارائه بازخورد منظم و سازنده
4. مربی‌گری و توسعه فردی
5. ارزیابی نهایی به منظور تعیین استراتژی

تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد چیست؟

مشاوران تیم ما در گذشته از ارزیابی عملکرد استفاده بیشتری می‌کردند و بسیاری از شرکت‌ها هم خواستار این خدمات بودند. امروز سعی ما بیشتر بر این است که خدمات مدیریت عملکرد را بیشتر پیشنهاد و اجرا کنیم (گرچه هنوز هم در هنگام صحبت با مدیران و بسیاری از مشاوران یکی از پرتکرارترین عبارات، ارزیابی عملکرد است).

ارزیابی عملکرد یک فرایند دوره‌ای است که معمولا سالانه یا شش ماهه انجام می‌شود. در ارزیابی عملکرد مدیران و مشاوران عوامل و فاکتورهایی را از قبل مشخص می‌کنند و با توجه به آن‌ها افراد را ارزیابی می‌کنند. معمولا هم برای اهدافی مانند ارتقا، آموزش، انتخاب کارمند نمونه و مقایسه اجرا می‌شود.

در مقابل، مدیریت عملکرد فرایندی مستمر و تکرار شونده است که در دوره‌های زمانی کوتاه مدت انجام می‌شود. هدف محور است و با جلسه‌های بازخورد و تعاملی گره خورده است. تعامل افراد با مدیران بسیار حائز اهمیت هستند که البته تیم ما در بسیاری از شرکت‌ها این زنجیره را کامل می‌کنند. در نهایت هدف مدیریت عملکرد رشد فردی و سازمانی است.

یکی دیگر از تفاوت‌های بین ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد وجود دارد ابزارهایی است که برای آن‌ها استفاده می‌شود. در ارزیابی عملکرد معمولا از فرم‌های ارزیابی و رتبه‌بندی‌های عددی استفاده می‌شوددر حلی که در مدیریت عملکرد از OKR، KPI و بازخورد ۳۶۰ درجه استفاده می‌شود.

اهمیت بازخورد مداوم در مقابل ارزیابی سالانه

البته با توجه به تعریف و تفاوت‌هایی که گفتیم می‌توان به طور قطع شفافیت، چابگی و مشارکت را مشخص دانست. ولی از نقاط قوت و ضعف هم برای بیان اهمیت بازخورد مداوم استفاده می‌کنیم:

زمان‌بندی مناسب: اصلاح سریع و تصمیم‌گیری‌های بهتر

تعامل سازنده: ارتباط مستمر بین کارمند و مدیر (یا کارمند و مشاور) اعتماد و شفافیت را به وجود می‌آورد.

توسعه: تمرکز مدیریت عملکرد بر رشد و توسعه فرد است، نه قضاوت او.

افزایش آرامش: ارتباط مستمر باعث می‌شود که کارمندان از وضع فعلی خود دائما آگاه باشند و در مسیر توسعه قرار بگیرند و این جلسه‌ها مانند جلسه‌های ارزیابی شوک‌آور و پرتنش نیستند.

بعد از ارائه تعاریف، تفاوت‌ها و اهمیت بهتر است نگاهی دقیق‌تر هم به ابزار مدیریت عملکرد داشته باشیم.

ابزارهای مدیریت عملکرد:

• OKR (Objectives and Key Results): این ابزار چارچوبی را فراهم می‌کند تا در آن اهداف به صورت شفاف و قابل اندازه‌گیری تعیین شوند
• KPI (Key Performance Indicators): شاخص‌هایی هستند که با آن‌ها میزان موفقیت در امور خاص را بررسی می‌کنیم.
• بازخورد ۳۶۰ درجه: دریافت بازخورد از مدیران، همکاران، کارمندان و گاهی هم مشتری‌ها.

دو نکته مهم در مورد این ابزار وجود دارد که حتما باید به آن‌ها توجه شود:

1. ترکیب این ابزار است که می‌تواند مدیریت عملکرد را درست، توسعه محور و انسان محور پیش ببرد.
2. افرادی که مدیریت عملکرد را انجام می‌دهند، واقعا باید دارای صلاحیت باشند! تصور کنید فردی تعامل را انجام دهد که در این کار خبره نباشد.

تأثیر مدیریت عملکرد بر انگیزش و نگهداشت کارکنان

سیستم مدیریت عملکرد موثر به طور کاملا مستقیم به انگیزه، تعهد و نگهداشت منتهی می‌شود. بر اساس گزارش ۲۰۲۳ موسسه SHRM در سال، ۷۰ درصد از کارکنانی که بازخورد موثر و مستمر از سازمان خود دارند، تمایا بیشتری به ماندن در سازمان خود دارند. همچنین چنین فرایندی به افراد شرکت شما حس ارزشمندی می‌دهد، چرا که آن‌ها به طور مستمر به مسیر رشد خود نزدیک‌تر شده و انگیزه درونی آن‌ها را تقویت می‌کند. همچنین گزارش Gallup نشان می‌دهد سازمان‌هایی که گفت و گوی بازخورد هفتگی دارند، تا ۲۱٪ بهره‌وری بیشتری تجربه می‌کنند.

ما در بسیاری از پروژه‌های خود از مدیریت عملکرد نه تنها به عنوان ابزاری برای سنجش استفاده می‌کنیم، بلکه به منظور نگهداشت و تعامل سرمایه‌های انسانی هم استفاده می‌کنیم. در مشاوره مدیریت رسا، ما باور داریم که مدیریت عملکرد مؤثر تنها درباره‌ی سنجش نیست، بلکه درباره‌ی ساختن فرهنگی است که رشد، گفتگو و اعتماد در آن جریان دارد.

مشاوره در حقوق و مزایا و جبران خدمات

اولین معیار قضاوت و رضایت شغلی برای کارکنان! بارها مشاوران ما این تجربه را از نزدیک حس کرده‌اند که فردی ارزش خیلی بیشتری برای شرکت قائل می‌شود چون مثلا هر دو ماه یکبار گوشت، مرغ و برنجی را به خانه می‌برد که شرکت به آن‌ها داده است. برای اکثر افراد این تجربه زیباست که از مزایای سازمان خود را با افتخار یاد کنند. همچنین، همه می‌توانند حدس بزنند اکثر مواقع که در مورد یک فرصت شغلی سخن می‌گوییم اولین جمله‌ای که گفته می‌شود چیست؟! “چقدر حقوق میدن؟” و جمله معروف بعدی: “مزایا دیگه چیا داره؟”

خیلی از مدیران هم وقتی می‌خواهند بگویند که این شرکت برای منابع انسانی خود ارزش بسیاری قائل است می‌گویند: “ما دیرکرد در پرداخت حقوق نداریم”. البته این یک واقعیت است که پرداختی‌های به موقع حس ارزشمندی و امنیت ایجاد می‌کند و منتهی به وفاداری بیشتر به سازمان می‌شود، مخصوصا اگر همراه با حس پرداخت منصفانه باشد.

بهبود برند کارفرمایی و بهره‌وری از دیگر آورده‌های جبران خدمات و حقوق و مزایای مناسب است. با بهبود برند کارفرمایی در بازار عرضه و تقاضای نیرو کار، شرکت شما جذاب‌تر به نظر می‌رسد و همچنین افرادی که از جبران خدمات و حقوق و مزایای شرکت خود راضی هستند بر روی کار خود تمرکز می‌کنند و همچنین با انرژی بیشتری هم کار می‌کنند. بر اساس گزارش ۲۰۲۳ SHRM، بیش از ۶۰ درصد از کارکنان ساختار عادلانه و شفافیت در جبران خدمات را اصلی‌ترین دلیل ماندن در سازمان می‌دانند. با توجه به توضیحات بی‌شک جبران خدمات و حقوق مزایا به یکی از ابزار استراتژیک شرکت‌ها برای نگهداشت و بهره‌وری تبدیل شده است.

انواع جبران خدمات و مزایای شغلی:

• مالی: جبران خدمات مالی مانند حقوق، کارانه، اضافه کاری، پاداش و حق مسئولیت که اثر گذاری اصلی آن در انگیزه دهی کوتاه مدت می‌باشد و از ویژگی‌های آن این است که مستقیم است و قابل اندازی‌گیری است.
• غیر مالی: مانند بیمه تکمیلی، سرویس رفت و آمد، وعده‌های غذایی و از همه مهم‌تر آموزش و توسعه است که اثربخشی آن‌ها معمولا در بلند مدت بیشتر است و حس تعلق سازمانی را به همراه دارد.

سیستم جبران خدمات و چالش‌های رایج آن در ایران

• تورم و نوسان‌های اقتصادی: تغییرات شدید باعث عدم تطابق انتظارات شده و برنامه‌ریزی بلندمدت برای سیستم جبران خدمات را بسیار دشوار می‌کند، این نوسان‌ها منجر به مارپیچ دستمزد خواهد شد و در نهایت سطح رضایت بسیار کاهش پیدا می‌کند.
• عدم رقابت پذیری: با توجه به سابقه کار در شرکت‌های مختلف، تمام مشاوران تیم ما گزارش دادند که طیف دریافتی‌ها و حوق‌های در نظر گرفته شده بسیار وسیع است! خیلی از شرکت‌ها هم نرخ‌های بازار را دقیق نمی‌دانند و پرداخت‌های غیر منصفانه دارند (هم کم هم زیاد)
• عدم شفافیت: تفاوت بسیار در حقوق‌های رده بالا در بسیاری از شرکت‌ها بی‌اعتمادی و حس بی‌ارزشی را در پی خواهد داشت.

یکی از راهکارهایی که در چنین شرایطی می‌تواند کمی به سازمان‌ها کمک کند طراحی سیستم جبران خدمات منعطف و مبتنی بر شاخص‌های عملکردی (Performance-based) است.

نقش مشاوره منابع انسانی در این میان چیست؟

مهمترین فاکتوری که مشاور منابع انسانی دارد این است که با شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف در ارتباط است و همچنین از لحاظ خبری و مذاکره اطلاعات و تجربه بیشتری دارد. به همین علت اقدامات زیر را می‌توان از او انتظار داشت:

• مدیریت عدالت داخلی: اطمینان از تناسب پرداخت‌ها
• تحلیل بازار کار و عرضه و تقاضای نیروی کار: بررسی حقوق‌های رایج و تعیین نرخ‌های رقابتی.
• شفاف‌سازی: مشاور منابع انسانی با استفاده از تعریف سطوح شغلی، بازه‌های حقوقی و معیارهای ارتقای صحیح دست به طراحی ساختار شفاف برای جبران خدمات می‌زند.
• پیشنهاد بسته‌های ترکیبی: ترکیب حقوق و مزایای مالی و غیر مالی در راستای فرهنگ سازمانی
• توانمندسازی مدیران: یکی از اقدامات مهم مشاور منابع انسانی انتقال تجربه و آموزش مدیران در راستای گفت و گوهای حرفه‌ای در زمینه حقوق و مزایا است.

فرهنگ سازمانی و انگیزش در کار

کلمه فرهنگ تقریبا یک تعریف کلیشه‌ای ولی کاربردی دارد، به باورها، رفتارها و ارزش‌های یک جامعه  فرهنگ گفته می‌شود. موارد بسیاری هم در فرهنگ تاثیر می‌گذارند مانند آداب و رسوم، دین، پیشنه و مواردی از این قبیل که در نهایت هنجارها و ارزش‌های اجتماعی را می‌سازند.

وقتی در مورد فرهنگ سازمانی صحبت می‌کنیم منظورمان فرهنگ یک جمعیت کوچکتر در دل جامعه است. این جمعیت هم دقیقا همانند جامعه برای خود پیشینه و آداب و رسومی دارد. از این رو در ادبیات منابع انسانی خیلی از مدیران و مشاوران فرهنگ سازمانی را روح سازمان هم خطاب می‌کنند که بسی درست است. فرهنگ سازمانی به شرکت هویت، شخصیت و جهت می‌بخشد، دقیقا کاری که روح انجام می‌دهد. تقریبا همه چیز در یک سازمان به فرهنگ آن وابسته است. برند کارفرمایی می‌تواند تماما توسط فرهنگ سازمانی شکل بگیرد.

شاید باور این داستان برای خیلی از افراد مشکل باشد ولی یکی از مواردی که تمامی مشاوران با تجربه در تیم ما به آن اذعان دارند این است که حتی اگر کارخانه در شهر دیگری باشد، حتی اگر کسی که ریشه‌های فرهنگ سازمان را کاشته و امروز کسی با ایشان در تماس نیست، حتی اگر فرهنگ نوشته شده‌ای در سازمان نباشد، باز هم در تمامی نقاط یک سازمان می‌توانیم فرهنگ مشترک را مشاهده کنیم. این کارکنان چگونه با هم ارتباط برقرار کنند، چونه به شرایط محیطی واکنش نشان دهند و این که چگونه با مشتری‌‌ها ارتباط برقرار کنند همه بستگی به فرهنگ شرکت دارد.

رابطه فرهنگ سازمانی با عملکرد و وفاداری کارکنان:

افرادی که ارزش‌های شخصی آن‌ها با سازمان هم‌راستا باشد، راحت‌ترند، بهره‌وری بیشتری دارند، هزینه‌های پنهان کمتری دارند، تعلق و ماندگار بالاتری دارند. در مقابل اگر ارزش‌های افراد با شرکتی که در آن مشغول به کار هستند هم‌راستا نباشد فارغ از عملکرد و بهره‌وری پایین، سازمان باید هزینه‌های استخدام افراد جدید را هم متحمل شود. یکی از مواردی که برای تشخیص مشاور منابع انسانی خوب می‌توان استفاده کرد میزان توجه او به شناخت خود از سازمان و همچنین هم‌راستایی افراد با شرکت می‌باشد.

یکی از نقاط قوت فرهنگ سازمانی، تاثیر مستقیم روی برند کارفرمایی و جذابیت‌های محیط کاری می‌باشد. در ادامه به راهکارهای ایجاد فرهنگ سازمانی می‌پردازیم.

راهکارهای ایجاد فرهنگ مثبت سازمانی:

اقداماتی که ما برای ایجاد فرهنگ مثبت سازمانی انجام می‌دهیم کاملا مشخص است و مواردی هستند که تقریبا همه مشاوران با تجربه از آن‌ها استفاده می‌کنند. اما تجربه ثابت کرده است که مهمتر از این راهکارها، نحوه اجرای آن‌ها است.

• ارزش‌های مشترک: از راه‌های اصلی بهبود انگیزش کارکنان و وفاداری شغلی، تعریف و ترویج ارزش‌هایی که همه کارکنان بتوانند با آن راحت باشند و همزادپنداری کنند.
• الگوی رفتاری مدیران: همان‌طور که گفتیم عملا فرهنگ از مدیران مشتق می‌شود و نه از شعارها! پس مدیران باید خودشان تجسم ارزش‌های سازمان باشند.
• مشارکت کارکنان: اهمیت دادن و به رسمیت شناختن افراد در موفقیت سازمان و ایجاد مشارکت با آن‌ها در تصمیم‌گیری‌ها و پروژه‌ها.
• ارتباط شفاف: دسترسی کارکنان به اخبار و اهداف سازمان، صداقت در تصمیم‌گیری‌ها و جریان آزاد اطلاعات شفافیت لازم برای ایجاد فرهنگ را به وجود می‌آورد.

نکته‌ای برخواسته از تجربه: اگر سازمانی بهترین مشاور و همچنین تمامی این اقدامات را انجام دهد و همه این ابزار را به کار گیرد، باز هم فقط در صورتی می‌تواند تغییر ایجاد کند که مدیران سازمان واقعا ذهنیت خود را در این راستا قرار دهند.

نظریه‌های انگیزش:

نظریه‌هایی که برای انگیزش افراد می‌توان از آن‌ها الهام گرفت سلسله‌مراتب نیازهای مازلو و دو‌عاملی هرزبرگ هستند.

• هرم مازلو: کارکنان زمانی می‌توانند انگیزه پیدا کنند که نیازهای سطوح پایین‌ترشان برآورده شده باشد.
• نظریه دو عاملی هرزبرگ: این نظریه عواملی که باعث انگیزش افراد می‌شوند را به دو دسته تقسیم می‌کند:

1. عوامل بهداشتی: خیلی از موارد هستند که نبودنشان نارضایتی در پی خواهد داشت ولی بودن آن‌ها مترادف با انگیزه دادن نیست!! مانند حقوق، شرایط کار، امنیت شغلی.
2. عوامل انگیزشی: عواملی که واقعا می‌توانند در افراد انگیزه و رضایت پایدار ایجاد کند مانند رشد و توسعه، پیشرفت فردی.

مشاوره قوانین کار و روابط کار

قوانین کار را می‌توان به ستون‌های امنیت و نظم تشبیه کرد، چرا که بسیاری از اختلافات، شکایات و جریمه‌ها به دلیل عدم شناخت کافی شرکت‌ها از قوانین کار است. معمولا شرکت‌هایی که در زمینه قوانین کار از مشاوران متخصص استفاده می‌کنند روابط انسانی سالم‌تر، محیط کاری آرام‌تر و ریسک حقوقی پایین‌تری دارند.

با بیش از یک دهه فعالیت در شرکت‌های متفاوت و با مدیران بسیار متفاوت متوجه شدیم که مهم‌ترین مزیت مشاوره با متخصص قوانین کار، امنیت ذهنی و آرامش افراد، مخصوصا مدیران محترم است.

اهمیت آشنایی مدیران با قانون کار:

یکی از تفکرات اشتباه که در بین مدیران رایج است، این است که تصور می‌شود آگاهی از قانون کار فقط برای همکاران بخش مالی و منابع انسانی است. در صورتی که پیشنهاد می‌شود تمام افرادی که با استخدام، قطع همکاری و ارزیابی عملکرد سر و کار دارند با این قوانین در حد نیاز آشنا باشند. چرا که این افراد در اصل به صورت روزمره با قانون کار در تماس هستند.

آشنایی با قوانین کار و روابط کار صرفا برای مواقع اضطراری نیست، بلکه بیشترین منفعت آن اتخاد تصمیم‌هایی بر پایه شفافیت و قانون می‌باشد. همچنین دور بودن از شکایات به برند کارفرمایی کمک می‌کند.

موارد کلیدی در قوانین کار ایران:

معمولا مشاوره منابع انسانی در حوزه قوانین کار، روی چند محور اصلی تمرکز دارد:

• قرارداد کار: انتخاب نوع قرارداد (مثلا موقت، دائمی یا پروژه‌ای)، تعاریف دقیق از شرایط فسخ و وظایف از بخش‌های مهم هستند.
• بیمه و مالیات: با توجه به این که بیمه و مالیات (کارمندان) از وظایف بدیهی هر سازمانی به حساب می‌آیند، هنوز هم کم نمی‌بینیم شرکت‌هایی که در محاسبات آن‌ها یا در پرداخت یا محاسبه آن‌ها دچار مشکل می‌شوند.
• مرخصی‌ها: آشنایی با انواع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و زایمان) و نحوه محاسبه آن‌ها برای مدیران حیاتی است.
• پایان همکاری و اخراج: تجربه مشاوران تیم رسا در زمینه قوانین کار نشان می‌دهد که بیشترین پرونده‌های اداره کار در این مرحله شکل گرفته‌اند. تعیین روند صحیح اخراج، اخطارها، مستندسازی عملکرد و پرداخت حقوق پایان کار مواردی هستند که رعایت آن‌ها بسیاری از دردسرها را دور می‌کند.

چالش‌های روابط کار در ایران:

شاید باورش کمی مشکل به نظر برسد ولی اختلاف کارگر و کارفرما به یکی از پرشمارترین پرونده‌های حقوقی کشور تبدیل شده است! چالش‌های اصلی در روابط کار که بسیاری از سازمان‌ها با آن مواجه هستند:

• مدیریت نادرست اختلافات: باز هم تجربه ثابت کرده، زمانی که روابط به اختلاف کشیده می‌شوند رفتارهای هیجانی و تصمیمات بدون مشاوره سنگین‌ترن هزینه‌ها را به شرکت‌ها وارد می‌کند. شاید این مورد بسیار بدیهی به نظر برسد ولی در زمان اجرا اکثر سازمان‌ها با این موضوع به مشکل می‌خورند. یکی از مزیت‌های مشاور منابع انسانی دقیقا در همین نقطه مشخص می‌شود.
• تفسیر نادرست قانون: قانون کار تغییر پذیر است و چون قبلا کاری انجام شده است به این معنی نیست که هنوز هم درست است.
• عدم شفافیت در مستندات: کم نیستند شرکت‌هایی که نسخه امضا شده قرارداد را به کارگر نمی‌دهند! اقداماتی از این قبیل دقیقا نتیجه معکوس دارد و زمینه ساز شکایات می‌شود. همچنین در خیلی از سازمان‌ها قراردادها به صورت ناقص تنظیم می‌شوند.

نقش مشاور منابع انسانی در پیشگیری و مدیریت مسائل کار:

مشاور منابع انسانی میان سه بخش کلیدی — قانون، مدیریت و کارکنان — ارتباطی مؤثر برقرار می‌کند و عملاً نقش پلی بین آن‌ها دارد. مهم‌ترین هدف مشاور منابع انسانی در این زمنیه نه تنها جلوگیری از بروز مشکلات، بلکه ساختن روابط بر پایه شفافیت و اعتماد می‌باشد. مهمترین وظایف مشاور منابع انسانی در حوزه قوانین کار و روابط کار به صورت زیر است:

پیشگیری: مشاور منابع انسانی مناسب باید بتواند با طراحی قراردادها، فرم‌ها و فرایندهایی مطابق قانون، اختلافات را پیش از وقوع مدیریت کند.

آموزش مدیران: نحوه برخورد با موارد انضباطی از مواردی است که مشاور باید به مدیران میانی آموزش دهد. اخطار کتبی، ارزیابی عملکرد از منظر قانونی و مرخصی هم جزئی از این آموزش‌ها می‌باشد.

میانجی‌گری حرفه‌ای:یکی از کارهایی که مشاور منابع انسانی باید در آن استاد باشد میانجی‌گری است، طوری که مساله پیش از طرح در مراجع قانونی خاتمه یابد.

به روز رسانی: رصد تغییرات قوانین کار، بیمه و مالیات (کارمندان) و اطلاع‌رسانی به مدیران.

تجربه ما در رسا:

چند مرحله بسیار کلیدی است که با اصولی انجام دادن آن‌ها می‌توان موارد این چنینی را به حداقل رسانید. یکی از مهم‌ترین این اقدامات استخدام حرفه‌ای است. اگر مشاور افراد را با توجه به هم‌سویی آن‌ها با سازمان استخدام کند بسیاری از این اتفاقات کاسته می‌شود. خیلی از مدیران میانی توانایی انجام چنین کاری را ندارند، چون در داوطلبین دنبال فرهنگی هستند که می‌خواهند داشته باشند، نه فرهنگی که دارند!

همچنین مشاور منابع انسانی با تجربه از وضعیت ذهنی و رضایت تیم آگاهی مناسب دارد و در اکثر موارد می‌تواند پیش‌بینی و رفع مشکل را ممکن می‌کند. همچنین ساخت روابط شفاف و بر پایه اعتماد هم از وظایف مشاور منابع انسانی است که می‌تواند این موارد را به حداقل رساند. در نهایت، آشنایی با قوانین و روابط کار، صرفاً وظیفه‌ی منابع انسانی نیست؛ بلکه راهی برای ساختن اعتماد، شفافیت و امنیت پایدار در سازمان است.

چارت سازمانی چیست و چرا طراحی درست آن برای هر شرکت ضروری است؟

چارت سازمانی یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت منابع انسانی است که سایر فرآیندهای کلیدی مثل جذب نیرو، ارزیابی عملکرد و توسعه شغلی بر پایه‌ی آن طراحی می‌شوند.

تعریف و اهمیت چارت سازمانی

چارت سازمانی نمایی گرافیکی از ساختار یک سازمان است که جایگاه واحدها، سطوح مدیریتی و مسیرهای گزارش‌دهی را نشان می‌دهد. به چارت سازمانی ستون فقرات یا روح ساختاری سازمان هم گفت می‌شود چرا که چارت مانند نقشه راه سازمان عمل می‌کند. بارها در شرکت‌ها دیده‌ایم که بسیاری از ابهامات (مخصوصا در مسئولیت‌ها) به دلیل عدم وجود چارت مناسب می‌باشد. در چنین شرایطی معمولا تصمیم‌‌‌گیری کند می‌شود و تعارض‌های سازمانی افزایش پیدا می‌کند.

نقش چارت سازمانی در شفافیت و هماهنگی

• تعیین مسیرهای گزارش‌دهی و سلسله مراتب
• شفاف‌سازی وظایف و مسئولیت‌ها
• تسهیل ارتباط بین واحدها و تیم
• پیش‌نیاز طراحی سیستم‌های منابع انسانی، ارزیابی عملکرد و توسعه شغلی
• پیوستگی وطایف و مسئولیت‌ها

انواع چارت سازمانی

1. چارت سازمانی سلسله‌مراتبی(hierarchical): این نوع چارت معمولا در شرکت‌های سنتی و دولتی استفاده می‌شود، دارای ساختار عمودی است و مدیر همیشه در راس است.
2. چارت سازمانی ماتریسی(matrix): این نوع چارت بیشتر مناسب شرکت‌های پروژه محور، مهندسی، فناوری و مشاوره‌ای است. معمولا افراد با چند مدیر در پروژه‌های مختلف کار می‌کنند.
3. چارت سازمانی افقی یا تخت(flat): چارت سازمانی تخت بیشتر مناسب استارتاپ‌ها، تیم‌های کوچک و چابک و سازمان‌های نوآور است. در این چارت‌ها ساختارها چندلایه هستند و مناسب تصمیم‌های سریع و خودگردانی تیم‌ها می‌باشند.

معمولا مواردی مانند فرهنگ، بزرگی سازمان و مدل عملیاتی در تصمیم‌گیری برای انتخاب نوع چارت سازمانی مهم هستند.

مزایا و اثرگذاری چارت سازمانی

• تقسیم وظایف و جلوگیری از تداخل نقش‌ها
• ایجاد نظم ساختاری در رشد سازمان و مدیریت تغییرات
• پایه‌گذاری برای مسیر شغلی و توسعه منابع انسانی
• تسهیل در جذب نیرو، آموزش و جانشین‌پروری
• افزایش پاسخ‌گویی و شفافیت در تصمیم‌گیری

حالا که در مورد دیدگاه مناسب و تعاریف مربوط به چارت سازمانی صحبت کردیم بهتر است پایمان را کمی فراتر بگذاریم و به مرحله عمل و طراحی چارت سازمانی برویم.

مراحل طراحی چارت سازمانی

1. تحلیل نقش و مسئولیت افراد: بررسی دقیق وظایف و مسئولیت‌های هر واحد، تیم و فرد
2. تعیین روابط گزارش‌دهی: در این مرحله مسیرهای پاسخگویی و تصمیم‌گیری را مشخص می‌کنیم.
3. انتخاب نوع چارت سازمانی: بر اساس اندازه، فرهنگ و ساختار عملیاتی، نوع چارت را مشخص می‌کنیم.
4. رسم چارت و انتسار داخلی: اطلاع رسانی و شفاف‌سازی
5. بازنگری دوره‌ای: چارت سازمانی باید با تغییرات سازمانی به روز شود.

اشتباهات رایج در طراحی چارت سازمانی

خیلی از مشاوران منابع انسانی معمولا وقتی مشاوره مدیریت منابع انسانی یک شرکت را تقبل می‌کنند، درخواست بازدید چارت سازمانی فعلی (البته اگر وجود داشته باشد) از اولین درخواست‌های آن‌ها است. به همین برخی از اشتباهات در رسم چارت سازمانی بیشتر از بقیه رخ می‌دهد که در اینجا به چندتای آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• نوشتن عنوان سمت‌ها بدون نمایش روابط واقعی
• نادیده گرفتن نقش‌های غیر رسمی و پروژه‌ای (مثلا مدیر پروژه، هماهنگ کننده، مشاور)
• نبود مسیر واضح برای تصمیم‌گیری
• استفاده از چارت‌های قدیمی و به‌روزرسانی نشده

برای مطالعه‌ی جزئیات طراحی چارت سازمانی، نمونه‌ها و نکات کاربردی‌تر، مقاله‌ی اختصاصی رسا در مورد طراحی چارت سازمانی را بخوانید. چارت سازمانی پایه‌ی بسیاری از فرآیندهای منابع انسانی است و جزئی از یک سیستم بزرگ‌تر به‌نام مدیریت منابع انسانی محسوب می‌شود که در این صفحه به برخی از بخش‌های آن مانند جذب، آموزش و ارزیابی عملکرد هم پرداخته‌ایم.