فرهنگ سازمانی و انگیزش در کار

چرا بهترین کارمندان شما سازمان را ترک می‌کنند؟

سوالی بسیار تلخ! ولی همین‌طور بسیار مهم. مشاوره فرهنگ سازمانی خدماتی است که این مورد را هدف گرفته است. یکی از فعالیت‌های ما در تیم رسا، استخدام است و همه می‌دانیم که پیدا کردن جایگزین برای نیروی متخصص به این راحتی‌ها هم نیست. خیلی وقت‌‌ها زمانی که نیروهای متخصص از شرکت می‌روند مدیران دنبال دلایل ساده می‌گردند و تصور می‌کنند ریشه ترک سازمان حقوق، فرصت‌های شغلی بهتر یا مسائل فردی است. اما موضوعی که معمولا نادیده گرفت می‌شود، نیرویی است که همه این مسائل را تشدید و تسریع می‌کند: فرهنگ سازمانی و انگیزش در کار. عارضه‌ای که در عمیق‌ترین بخش‌های ریشه سازمان پنهان می‌شود. یکی از چالش‌هایی که توسط خدمات مشاوره منابع انسانی ما مستقیما هدف قرار گرفته می‌گیرد همین مورد است.

فرهنگ سمی خودش را ابتدا با نشانه‌های کوچکی معرفی می‌کند: گفتگوهای سطحی به جای بازخوردهای سازنده، تصمیم‌گیری پشت درهای بسته، پاداش‌دهی‌های نامتناسب و بی‌معنی بودن کارهای روزمره. این نشانه‌ها به مرور اعتماد را مانند اسید می‌خورند و افراد شما را به نیروهای حاضر اما غایب تبدیل می‌کنند. در چنین شرایطی مسلما بهترین‌ها دنبال شرایط کاری دیگری می‌گردند. نشانه‌های زیر به این معنی هستند که سازمان شما نیازمند جراحی جدی در حوزه فرهنگ است:

فرسایش دائمی نیروها (Attrition): افراد کلیدی و نیروهای متخصص به صورت مکرر شرکت را ترک می‌کنند و عملا حافظه سازمانی از بین می‌رود.

سکوت سازمانی: کارمندان به دلیل امکان تنبیه و به خصوص بی‌فایده بودن، ایده‌های خود را مطرح نمی‌کنند و نوآوری‌های خود را خفه می‌کنند.

بهره‌وری فریز شده: افراد فقط در حد وظیفه کار می‌کنند و یک ساعت مانده به پایان کار، عملا بازدهی صفر می‌شود.

شایعه پراکنی و فضای منفی: احساس تعلق واقعی وجود ندارد و این حس بی‌تفاوتی با چاشنی غیبت‌های بی‌دلیل روحیه کل تیم را می‌کشد.

ما در مشاوره مدیریت رسا معتقدیم که فرهنگ سازمانی ضعیف انتخابی نیست، نتیجه یک غفلت است و برای درمان این بیماری باید سیستماتیک و نرم عمل کرد.

توهم آگاهی و نیاز به مشاوره

یکی از تجربه‌هایی که در این ۱۴ سال فعالیت در زمینه منابع انسانی کسب کرده‌ایم این است که مشکلات مربوط به فرهنگ سازمانی معمولا دو علت رایج دارند. اگرچه نشانه‌های فرهنگ سازمانی بیمار بسیار واضح هستند، ما به کرات دیده‌ایم که مدیران ارشد سازمان به ندرت تمایل یا زمان کافی برای حل ریشه‌ای این مسائل دارند. این نادیده گرفتن ناشی از دو چالش کلیدی است که در هر دو حالت نیار به یک نگاه بیرونی، بی‌طرف و متخصص نیاز است.

۱ – توهم آگاهی (The Illusion of Knowing)

بسیاری از رهبران به خصوص بنیان‌گذاران مجموعه‌ها به صورت کاملا صادقانه معتقد هستتد که فرهنگ شرکت را می‌شناسند و نیازی به دخالت بیرونی نمی‌بینند. تحقیقات دانشگاه هاروارد (Harvard Business School) و مقالات مک‌کینزی (McKinsey – Losing from day one: Why even successful transformations fall short) به طور مکرر نشان داده‌اند که برداشت رهبران از فرهنگ سازمانی و حتی ارزش‌های با تجربه کارمندان عادی مطابقت ندارد. اگر به این فکر می‌کنید که تحقیقات این موسسات در این زمینه در مورد ایران صدق نمی‌کند باید خاطر نشان کنیم که تجربه ما هم چنین موضوعی را تصدیق می‌کند. مدیران ارشد معمولا به دلیل حباب قدرت و روابط عمودی محدود، بازخوردهای صادقانه و ناخوشایند را به ندرت دریافت می‌کنند.

معمولا مدیرانی که خود عامل بی‌انگیزگی و ترس هستند، به دنبال حل مشکلی که خودشان آن را ایجاد کرده‌اند، نمی‌روند. ادگار شاین (Edgar Schein) یکی از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان فرهنگ سازمانی می‌گوید: فرهنگ توسط رفتار رهبر شکل می‌گیرد. متاسفانه به همین دلیل است که برخی از مدیران عامدانه موارد این چنین را نادیده می‌گیرند.

۲ – فشار روتین کار و روزمره (The Tyranny of the Urgent)

حتی! مدیران و رهبرانی که واقعا مایل به تغییر هستند هم فرصت آن را پیدا نمی‌کنند. مدیران معمولا درگیر چرخه مفرط کارهای روزمره (Operational Grind) هستند. جیم کالینز در تحقیقات خود نشان داد رهبران موفق کسانی نیستند که کارهای بیشتری انجام دهند، بلکه کسانی هستند که می‌توانند سیستم‌ها و اصول بلندمدت را مستقر کنند.فرهنگ سازمانی، ارزش سازمانی، انگیزش کارکنان، پیاده‌سازی سیستم انگیزش، شفافیت در سازمان و در نهایت محیط کار مثبت یک کار کوتاه مدت نیست، بلکه یک مسئولیت استراتژیک است که مشاهده، تحلیل و بهبود آن نیازمند وقت و تمرکزی است که در برنامه شلوغ یک مدیر ارشد جایی ندارد.

چرا به مشاوره منابع انسانی به عنوان چشم سوم نیاز دارید؟

• مشاور منابع انسانی درگیر سیاست‌های داخلی نیست
• مشاور منابع انسانی درگیر چرخه روتین و روزمرگی نیست

نهایتا: مشاور منابع انسانی تجربه شناخت دارد و می‌تواند یک تشخیص دهنده بی‌طرف و مجهز به ابزار باشد. اینجاست که خدمات مشاوره فرهنگ سازمانی و خدمات بهبود فرهنگ سازمانی حیاتی می‌شوند.

مشاور فرهنگ سازمانی بعد از ورود به سیستم چه کارهایی انجام می‌دهد؟

1. جمع‌آوری بازخوردهای خام: مشاور منابع انسانی می‌تواند از طریق مصاحبه‌های بی‌نام و ابزارهای سنجش استاندارد، مستقیماً به حقایقی دست یابیم که کارمندان معمولا بازگو نمی‌کنند.
2. جداسازی از روتین: مشاور فرهنگ را از دل دغدغه‌های روزمره مدیران بیرون می‌کشد و آن را به یک پروژه استراتژیک و قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌کند.

فرهنگ سازمانی و انگیزش: دو بال رشد پایدار سازمان

قبل از این که به متدولوژی و خدمات بپردازیم اول باید بدانیم که این دو مفهوم چگونه در هم تنیده شده‌اند و نادیده گرفتن یکی دیگری را فلج می‌کند.

فرهنگ سازمانی چیست؟ تعریف فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی سیستمی ذهنی است که اسنباط مشترک اعضا نسبت به شرکت را به وجود می‌آورد. عملا فرهنگ سازمانی آن چیزی است که کارمندان درباره سازمان و ویژگی‌های آن فکر می‌کنند. همچنین فرهنگ سازمانی بارها و به اشکال مختلف توسط متخصصین امر تعریف شده است که از تمایل دارید در انتهای این برگه می‌توانید چند تا از مهم‌ترین تعاریف آن را مشاهده کنید.

اجزاء اصلی فرهنگ سازمانی، آن‌چه دیده می‌شود و آن‌چه باور می‌شود

فرهنگ سازمانی یک مفهوم مجرد نیست و از سه لایه کلیدی تشکیل شده است:

1. رفتارها و مصنوعات (Artifacts): همه مواردی که می‌توانیم بدون مشاهده خیلی دقیق متوجه شویم. بیرونی‌ترین لایه سازمان مانند: لوگوی شرکت، فضا و چیدمان، زبان بدن مدیران و لباس‌ها
2. ارزش‌های اعلام شده (Espoused Values): آن چیزی است که شرکت در مورد خودش می‌گوید. اهدافی که اعلام می‌کند، استراتژی‌ها و فلسفه‌ای که به صورت عمومی اعلام می‌شود (مثلا نوآوری و کیفیت)
3. باورهای بنیادین (Underlying Assumptions): عمیق‌ترین و پنهانی‌ترین لایه! باورهای نانوشته و پذیرفته‌شده‌ای که واقعا رفتارها را هدایت می‌کند. (مثلا اگر اشتباه کنی مجازات می‌شوی، یا اگر نوآوری داشته باشی برای مدیران خوشایند نیست)

چرا فرهنگ سازمانی مهم است؟

1. فرهنگ سازمانی جهت و هویت می‌دهد: سازمان‌هایی با فرهنگ قوی، هویت مشترک دارند، همه می‌دانند چه کاری درست است و چه کاری نه. عملا فرهنگ مثل قطب‌نماست. وقتی افراد وارد شرکت می‌شوند، می‌دانند که چطور باید فکر کنند، تصمیم بگیرند و رفتار کنند.
2. فرهنگ سازمانی بر انگیزش کارمندان به صورت مستقیم اثر می‌گذارد: احساس تعلق، معنا و رضایت از هم‌راستایی ارزش‌های فرد و سازمان ناشی می‌شود. اگر در فرهنگ شرکت، احترام جاری باشد انگیزش درونی جایگزین کنترل بیرونی می‌شود. پژوهش Gallup (State of the Global Workplace) نشان می‌دهد سازمان‌هایی با فرهنگ حمایتی و شفاف، تا ۲۱٪ بهره‌وری بالاتر و تا ۴۱٪ غیبت کمتر دارند.
3. فرهنگ سازمانی عملکرد و نوآوری را شکل می‌دهد: این فرهنگ است که تعیین می‌کنند افراد از تجربه‌های جدید بترسند یا استقبال کنند. در فرهنگی که یادگیری، آزمون و خطا و بازخورد ارزش هستند، مسلما خلاقیت رشد می‌کند.
4. فرهنگ شرکتی قوی رابطه مستقیم با وفاداری و ماندگاری افراد دارد: جالب است بدانید که معمولا افرادی که شرکت را ترک می‌کنند از فرهنگ شرکت فرار می‌کنند. در شرکت‌هایی که ارزش‌های سازمان شفاف باشد افراد احساس می‌کنند بخشی از یک هدف بزرگتر هستند. بر اساس داده‌های Deloitte ۹۴ درصد مدیران ارشد معتقدند «فرهنگ مناسب» مهم‌ترین عامل حفظ استعدادهاست.(The influence of organizational culture on achieving success)
5. رابطه فرهنگ سازمانی و برند کارفرمایی: فرهنگ سازمان شما تصویر شما را از بیرون می‌سازد. مشتریان، همکاران و رقیبان و حتی افرادی که برای استخدام داوطلب می‌شوند، رفتارها و تصمیم‌های شرکت شما را می‌بینند و با توجه به آن‌ها شما را قضاوت می‌کنند.

فرهنگ یک عامل خوشایند نیست! بلکه یک مزیت رقابتی است. تحقیقات Great Place To Work و گالوپ (Gallup) به‌طور مداوم ثابت کرده‌اند که سازمان‌هایی با فرهنگ قوی و مثبت، نتایج تجاری زیر را تجربه می‌کنند:

• بازدهی بالاتر سهامداران
• کاهش چشمگیر غیبت و جابه‌جایی نیرو
• افزایش نوآوری و رضایت مشتری

انگیزش در کار: درونی، بیرونی و نیروی محرکه آن

تعریف انگیزش در این سوال نهفته است: چرا کارها را انجام می‌دهیم؟ انگیزش نیروی درونی‌ای است که انسان را به انجام کارها سوق می‌دهد. تعهد، تلاش، عملکرد بیشتر از وظایف معمولی و همه کارهایی که افراد انجام می‌دهند زاییده انگیزش است. مشاوران منابع انسانی انگیزش را به دو نوع تقسیم می‌کنند:

1. انگیزش بیرونی (Extrinsic): ناشی از عوامل خارجی است و معمولا برای به دست آوردن پاداش‌هایی مانند حقوق و ترفیع و همچنین دوری از تنبیه شکل می‌گیرد.
2. انگیزش درونی (Intrinsic): ناشی از خود کار است! یعنی فرد با انجام آن کار احساس رضایت (در هر شکل: مثلا معنا، استقلال، پیشرفت و …) می‌کند. فرد کار را انجام می‌دهد چون خود کار برایش لذت بخش و معنادار است.

ارتباط فرهنگ سازمانی و انگیزش منابع انسانی

انگیزه محصول یک فرهنگ قوی است. اگر تا حالا تصور می‌کردید که این دو عامل خیلی هم روی یکدیگر تاثیر ندارند بهتر است بدانید که فرهنگ تعین کننده اصلی در تام فعالیت‌های منابع انسانی است. بخشی از تاثیر فرهنک سازمانی روی انگیزش درونی و بیرونی:

1. عملکرد و بهره‌وری: در فرهنگ‌های مبتنی بر ترس افراد فقط برای اجتناب از تنبیه کار می‌کنند (انگیزش بیرونی منفی) در صورتی که فرهنگ‌های مبتنی بر یادگیری و شفافیت انگیزش درونی را تقویت کرده و افراد را تشویق به نوآوری و ریسک‌های حساب شده می‌کند.
2. رضایت شغلی و ماندگاری: فرهنگ سالم احاس تعلق واقعی ایجاد می‌کند و تاثیر مستقیم بر رضایت شغلی و هزینه‌های جابه‌جایی نیرو دارد.
3. سیستم جبران خدمات: این که سیستم جبران خدمات یک شرکت عادلانه تلقی می‌شود یا خیر را فرهنک سازمان مشخص می‌کند! اگر فرهنگ، پاداش‌دهی نامتناسب و بدون شایستگی را هنجار کند، بهترین سیستم حقوق و مزایا و جبران خدمات هم در چشم کارمندان بی‌ارزش جلوه خواهد کرد.

یکی از مفاهیمی که به رابطه بین فرهن سازمانی و انگیزش منابع انسانی می‌پردازد حمایت ادراک شده از سازمان (Perceived Organizational Support) است که به اختصار به آن pos گفته می‌شود. فرهنگ از طریق pos بر انگیزش تاثر می‌گذارد. pos نمایانگر این است که سازمان چقدر برای رفاه آن‌ها ارزش قائل است و تلاش‌های آن‌ها را به رسمیت می‌شناسد.

اگر pos بالا باشد می‌گوییم سازمان دارای فرهنگ حمایتی است و باوری را در کارمندان به وجود می‌آورد که انگیزش درونی (احساس تعهد متقابل) و انگیزش بیرونی (انتظار پاداش عادلانه) را به شدت افزایش می‌دهد.

اگر pos پایین باشد سازمان دارای فرهنگ سمی یا بی‌تفاوت است و این باور را در افراد ایجاد می‌کند که آن‌ها صرفا یک مهره قابل تعویض هستند. این امر، تمام انگیزه‌های درونی را از بین می‌برد و فرد تنها برای حقوق (انگیزش بیرونی حداقلی) کار خواهد کرد.

ما برای فرهنگ و انگیزش سازمان شما چه کاری انجام میدهیم؟

متناسب با سازمان‌های ایرانی، متدلوژی جامعی برای فرهنگ و انگیزش وجود دارد. مسلما فقط مراحل این متدلوژی ثابت هستند و موارد دیگر شرکت به شرکت متفاوت خواهد بود. صحبت در مورد فرهنگ و انگیزش بسیار آسان است اما اجرای آن در محیط واقعی کسب و کار خصوصا در شرکت‌های ایرانی با ساختارهای سنتی نیازمند یک نقشه راه دقیق و بومی‌سازی شده است. در خدمات مشاوره فرهنگ سازمانی رسا از یک چارچوب ۴ مرحله‌ای اثبات شده استفاده می‌کنیم تا فرهنگ را از یک مفهوم انتزاعی به یک اهرم عملیاتی تبدیل کنیم.

گام ۱: عارضه‌یابی و سنجش وضعیت موجود (Assessment)

ما کار را با حدس و گمان شروع نمی‌کنیم، بلکه اندازه‌گیری می‌کنیم. هدف اصلی این گام شناسایی و درک شکاف بین فرهنگ مطلوب و فرهنگ موجود است.

• تحلیل داده‌های HR: بررسی برخی از شاخص‌ها مانند نرخ ترک خدمت (Turnover Rate)، نرخ غیبت (Absenteeism) و داده‌های خروج (Exit Interviews) به این درک کمک می‌کند.
• مصاحبه‌های عمیق با مدیران: برای شناخت دیدگاه مدیران و رهبران سازمان نسبت به ارزش‌های سازمان با آن‌ها گفتگو می‌کنیم.
• نظرسنجی‌های فرهنگ سازمانی و انگیزش: برای اندازه‌گیری سطح واقعی انگیزش کارکنان و pos (حمایت ادراک شده از سازمان) از ابزارهایی مانند پرسش‌نامه‌های استاندارد استفاده می‌کنیم.

گام ۲: تعریف و بازسازی ارزش‌های بنیادین (Design & Strategy)

جمله معروفی در مورد ارزش‌های سازمان وجود دارد: ارزش‌های سازمانی نباید پوسترهای زیبا روی دیوار باشند؛ آن‌ها باید ابزارهای تصمیم‌گیری روزمره باشند.

• کارگاه‌های تدوین ارزش‌ها: برای استخراج ارزش‌های واقعی، قابل اجرا و همسو با استراتژی کسب و کار، کارگاه‌های مشارکتی با مدیران کلیدی و کارمنان تاثیرگذار برگزار می‌کنیم. نه این که ارزش‌ها را از بالا به پایین ابلاغ کنیم.
• ترجمه ارزش‌ها به رفتار: ما به شما کمک می‌کنیم هر ارزش (مثلاً “شفافیت”) را به ۳ تا ۵ رفتار قابل مشاهده و قابل اندازه‌گیری ترجمه کنید.

گام ۳: اقدامات کوتاه‌مدت (ایجاد انگیزش بیرونی و پیروزی‌های سریع)

بخش بزرگی از ادبیات علوم انسانی در مورد مقاومت فردی و سازمانی است و همچنین نحوه شکستن آن! به همین دلیل باید به سرعت نتایج ملموس ایجاد کنیم. این گام بر انگیزش بیرونی (Extrinsic) تمرکز دارد.

• طراحی برنامه‌های شناخت و تقدیر (Recognition Programs): این‌ها برنامه‌هایی هستند که هزینه کمی دارند ولی پربازده هستند. مثلا قدردانی فوری از رفتارهایی که با ارزش‌های جدید همسو هستند.
• بازنگری سیستم جبران خدمات: اطمینان از عدالت داخلی در پرداخت‌ها و همچنین شفافیت در پاداش.
• بهبود کانال‌های ارتباطی: ایجاد کانال‌های بازخورد سریع تا کارکنان احساس کنند صدایشان شنیده می‌شود.

گام ۴: اقدامات بلندمدت (نهادینه‌سازی انگیزش درونی)

تغییر واقعی در فرهنگ سازمانی اینجاست که اتفاق می‌افتد، با تمرکز بر انگیزش درونی (Intrinsic) و به صورت بلندمدت.

• توسعه فرهنگ یادگیری و آموزش: برگزاری کارگاه‌های آموزشی برای رهبران در مورد نحوه بازخورد دادن، مربیگری و مدیریت عملکرد همسو با فرهنگ جدید. خدمات ما در رسا در زمینه مدیریت عملکرد
• همسوسازی فرآیندهای HR: بازنگری فرآیندهای جذب و استخدام به منظور هم‌گرایی استخدام با ارزش‌های سازمانی و فرهنگی. خدمات ما در زمینه جذب و استخدام نیرو
• طراحی مسیر شغلی و تفویض اختیار: ایجاد شفافیت در مسیر رشد کارمندان، افزایش احساس استقلال معنادار به منظور افزایش حس مالکیت و معنا در کار.

موانع رایج در سازمان‌های ایرانی و راهکار ما

مشاوران منابع انسانی رسا با توجه به تجربه ، می‌دانند که این مدل مشاوره فرهنگ سازمانی چالش‌های منحصر به فرد خودش را دارد، مثلا:

• مقاومت فرهنگی و ساختارهای سنتی: غلبه بر ذهنیت “ما همیشه همینطور بوده‌ایم” و ساختارهای مدیریتی سلسله مراتبی و دستوری.
• عدم مشارکت واقعی رهبران: مدیرانی که به تغییر بله می‌گویند ولی هیچ تغییر در رفتار خود نمی‌دهند.
• بدبینی کارکنان: افراد سازمان وعده‌ها و تلاش‌های بیهوده برای تغییرات زیاد دیده‌اند و تصور می‌کنند این صحبت‌ها و تغییرات واقعی نیست. گام ۴ دقیقا به همین منظور در برنامه جامع قرار دارد و رهکار ما به واکنش‌های این چنینی است.

معیارهای سنجش موفقیت مشاوره فرهنگ سازمانی و انگیزش کاکنان

فرهنگ یک مفهوم انتزاعی نیست! نتایج آن کاملا قابل مشاهده و قابل اندازه‌گیری هستند. موفقیت پروژه با شاخص‌های زیر اندازه‌گیری می‌شود:

• شاخص‌های پیشرو (Leading):
  • افزایش شاخص انگیزش کارکنان (Motivation Index) در نظرسنجی‌ها.
  • بهبود نمرات بازخورد ۳۶۰ درجه مدیران.
• شاخص‌های پسرو (Lagging):
  • کاهش نرخ ترک خدمت داوطلبانه (Voluntary Turnover Rate).
  • کاهش زمان مورد نیاز برای پر کردن موقعیت‌های شغلی (Time to Fill).
  • افزایش بهره‌وری (در صورت قابل اندازه‌گیری بودن).