استخدام نیروی انسانی متخصص و با مهارت کافی از جمله چالش‌هایی است که مدیران سازمان‌ها و مراکز مختلف با آن مواجه هستند. علاوه بر این، دستیابی به اهداف و موفقیت کسب‌وکارهای مختلف به کارکنان و منابع انسانی آن مجموعه بستگی دارد. در حالت کلی هرچه سیستم بر اساس قانون و اصول استاندارد پیشرفت داشته باشد، عملکرد و کارایی آن‌ها نیز مورد توجه قرار خواهد گرفت و این کار مستلزم مدیریت فرایند استخدام خواهد بود.
در این مقاله از رسا، قصد داریم توضیحاتی پیرامون مدیریت فرآیند استخدام و همچنین ۸ راهکار طلایی جهت بهبود آن، صحبت کنیم.
تا انتها همراه باشید.
اهداف استخدام نیروی انسانی
یکی از مهم‌ترین نکات در هنگام استخدام نیروی کار، این است که گزینش و جذب افراد متقاضی به کار می‌توانند تأثیرات مثبت و منفی را به مرور زمان بر روی سازمان و کسب‌وکار داشته باشند، از این رو نمی‌توان به آن به عنوان یک پروسه کوتاه مدت نگاه کرد. در حالت کلی سازمان‌ها به منظور دستیابی به اهداف درون سازمانی خود، ارتقا و پیشرفت در میزان عملکرد، اقدام به استخدام نیرو می‌کنند. این کار می‌تواند بر اساس دو نظریه زیر انجام شود:
- استخدام نیرو‌های متخصص با میزان تجربه و مهارت لازم در زمینه کاری مشخص شده و کاهش نیروی مازادی که منفعتی برای سازمان نداشته‌اند.
- توسعه و گسترش اهداف سازمان
انتخاب و گزینش نیروی کاری که بتواند سازمان را در جهت رسیدن به اهداف کمک کند از جمله فاکتور‌های مهم به شمار می‌رود. نیروی انسانی با تخصص و تبحری که دارد موجب می‌شود تا سازمان در بین تمامی رقبای خود بتواند به اهداف دست پیدا کند. انجام این کار مستلزم بررسی وضعیت کارکنان ناکارآمد در مجموعه است.
این دسته از پرسنل شامل افرادی می‌شوند که در هر یک از گروه‌های زیر قرار می‌گیرند:
- عدم داشتن تخصص، مهارت و تجربه کافی
- نیروی انتقالی
- بازنشسته
- از کار افتاده
- کارمند استعفا داده
- اخراجی
- عدم امکان انجام فعالیت به دلیل ناتوانی (تصادف، بیماری سخت و… )
کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ نیاز دارند تا هر ساله برنامه منظم و دقیقی را به منظور ارزیابی عملکرد کارکنان خود داشته باشند تا ضمن بررسی عملکرد و کارایی آن‌ها بدانند کدام یک نیاز به تشویق یا آموزش بیشتر دارند و یا کدام بخش از سازمان نیاز به تعدیل نیرو و استخدام افراد متخصص را دارد.
مدیریت فرایند استخدام کارآمد
فرایند گزینش و استخدام شامل مراحل مختلفی برای استخدام یک نیروی انسانی تازه وارد به درون سازمان است. در طی این فرایند افرادی که متقاضی دستیابی به جایگاه شغلی مورد نظر هستند و با شرایط مطرح شده از سوی سازمان مطابقت دارند، استخدام می‌شوند. سازمانی در این زمینه موفق خواهد بود که با داشتن یک برنامه و الگوی منظم، مدیریت فرایند استخدام خود را در دست داشته باشد.
سازمان‌های مختلف از شیوه منحصر به فرد خود که متناسب با الزامات کسب‌وکار خودشان است، برای مدیریت فرایند استخدام استفاده می‌کنند. در این میان وجود برخی از عوامل و پارامتر‌ها موجب می‌شود تا در پیکربندی اصلی آن تغییراتی ایجاد شود اما هدف اصلی استخدام نیروی کارآمد و متخصص است. برای آنکه بتوانید فرایند جذب نیروی انسانی را برای شرکت خود به بهترین نحو انجام دهید بهتر است از راهکارهای بهبود فرایند استخدام آگاهی داشته باشید.
راهکارهای بهبود فرایند استخدام
در بحث جذب و گزینش نیرو، راهکارهایی وجود دارد که می تواند به شما کمک کند این فرآیند را بهبود دهید.
در این بخش قصد داریم ۸ راهکار طلایی جهت بهبود فرایند استخدام را معرفی کنیم. ادامه مقاله را بخوانید…
۱. مشخص کردن شرح شغلی به وضوح
شرح شغل و معرفی آن به متقاضی باید بیان‌کننده ویژگی‌های منحصر به فرد آن باشد تا متقاضی را جذب خود کند. در بسیاری از موارد، افراد در معرفی و بیان صحیح نیاز‌های شغلی خود توانایی مناسب را نداشته و در نهایت فرایند جذب افراد با مشکل مواجه خواهد شد و کارفرمایان و مدیران از وجود فرد مناسب با زمینه کاری خود شکایت می‌کنند. تدوین کردن شرح وظایف شغل مورد نظر باید به گونه‌ای جذاب و هیجان‌انگیز باشد تا فرد مستعد بتواند به سمت آن جذب شده و برای به دست آوردن جایگاه شغلی همه تلاش خود را انجام دهد.
۲. ایجاد ارتباط مؤثر و به موقع
نداشتن ارتباط مؤثر با افراد متقاضی کار از سوی سازمان‌هایی که پاسخ‌دهی به درخواست آن‌ها را به تعویق می‌اندازند، باعث می‌شود تا بر روی این سازمان با چنین مدیریت فرایند استخدام هیچ حسابی باز نکنند. افراد با هر نوع استعدادی منتظر هستند پس از ارسال درخواست همکاری خود جواب مثبت یا منفی سازمان را دریافت کنند.
۳. اجرای غربالگری مؤثر
از آنجایی که ممکن است برای یک فرصت شغلی تعداد متقاضی بسیاری به سازمان مراجعه کنند، مدیریت و پاسخ‌دهی به هر کاندید نمی‌تواند به نحو شایسته انجام شود. در این صورت می‌توانید با استفاده از ابزار مناسب مانند غربالگری، فرایند استخدام را مدیریت کنید. با این کار توانایی بازبینی سریع رزومه‌های دریافتی را خواهید داشت.
۴. اجرای مصاحبه‌های ساختاریافته
انجام مصاحبه‌های کاری متعدد در طول یک روز موجب می‌شود تا جداسازی افراد متقاضی برای مسئول استخدام دشوار شود. هرچند در طی این فرایند با یادداشت‌برداری می‌توانید نکات مهمی را در دست داشته باشید اما اجرای فرایند استخدام بدون ساختار صحیح همراه با تعداد زیاد داده‌های دریافتی باعث می‌شود تا کنترل کار از دستتان خارج شود. انجام مصاحبه‌های ساختار یافته، طبق اصول استاندارد (سؤالات مشخص شده، سنجش شایستگی‌ها و… ) موجب می‌شود تا فرایند استخدام مدیریت شده‌ای داشته باشید.
۵. داشتن معیار‌های شفاف
مسئول استخدام و تیم ارزیاب متقاضی باید نسبت به معیار‌های انتخاب افراد و نیروی کاری آگاهی کامل داشته باشند تا بتوانند بهترین فرد برای جایگاه شغلی مورد نظر را گزینش کنند. در نتیجه لازم است تا به منظور شناخت و بررسی صلاحیت‌های فرد متقاضی، مجموعه‌ای از معیار‌ها توسط تیم استخدام‌کننده تنظیم شود و در مدیریت فرایند استخدام مورد استفاده قرار گیرند. برای این کار می‌توانید از راهکار ساده و آسان مانند ATS استفاده کنید. این ابزار کمک می‌کند تا ارزیابی کاندیدا‌ها با توجه به معیار‌ها به آسانی انجام شود و هیچ ابهامی در حین کار به وجود نیاید.
۶. میزان اهمیت برند تجاری کارفرما
برند تجاری سازمان یا کسب‌وکار تجاری به عنوان یک آهنربا می‌تواند تعداد بسیاری از افراد متقاضی کار را به سمت شرکت شما جذب کند. ایجاد بخش موقعیت‌های شغلی در سایت شرکت یکی از قسمت‌های مهم در برندسازی سازمان شما به حساب می‌آید. موقعیت‌های شغلی در واقع جایگاهی است که افراد متقاضی می‌توانند راجع به سازمان شما اطلاعات کافی را به دست بیاورند و در صورت داشتن هرگونه پرسش آن را با بخش پشتیبانی در میان گذاشته و به درستی هدایت شوند.
ایجاد و حفاظت از بخش موقعیت‌های شغلی برندسازی شده در فرایند استخدام ضروری است. علت آن هم انتشار سریع و راحت موقعیت‌های شغلی در این بخش و امکان تولید محتوا‌های جدید و مربوط به آن در هر زمان است. برای انجام این کار می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت فرایند استخدام استفاده کنید.
۷. اجرای فرایند استخدامی تیم محور
برای داشتن یک فرایند استخدام موفقیت‌آمیز لازم است تا تمامی افراد مرتبط با آن با یکدیگر همکاری داشته باشند. از کسی که غربالگری متقاضیان را انجام می‌دهد تا فردی که زمان مصاحبه متقاضیان را تنظیم می‌کند، هر کدام موظف هستند با یکدیگر به صورت منظم ارتباط برقرار کنند. در این بین وظیفه اصلی سیستم این است که اطلاعات را در بستر مناسب برای تیم‌ها فراهم کند تا اطلاعات مورد نیاز را در اختیارشان قرار داده و ضمن تعامل با یکدیگر بتوانند فرایند استخدام را به بهترین حالت انجام دهند. وجود رویکرد همکاری تیمی در مدیریت فرایند استخدام و درگیر کردن تمامی اعضا موجب می‌شود تا همه افراد درگیر با شور خاصی کار گزینش و جذب نیروی جدید را انجام دهند.
۸. عدم وجود پیچیدگی در فرایند گزینش و جذب نیرو
کارمندانی که به دلایل مختلف از جمله اشتباهات کاری از محل کار خود اخراج می‌شوند، ممکن است گزارش مثبتی از سازمان یا محل کار خود به دیگران یا در رسانه‌های اجتماعی نداشته باشند. همین علت باعث می‌شوند تا نیروی متقاضی کار کمتری برای استخدام به سازمان مربوطه مراجعه کنند و در این حالت فرصت‌های شغلی خالی متعددی ایجاد شود. در این میان فرایند استخدام با شکست مواجه شده و این ناکارآمدی موجب وارد شدن فشار به سایر اعضای شرکت شده و می‌تواند خطا‌ها و تأخیرهای کاری را به دنبال داشته باشند.
فرایند استخدام زمانی کارآمد خواهد بود که سیستم توانایی مدیریت هوشمندانه تمامی امور را داشته باشد و به نیروی انسانی برای پیگیری اسناد و… وابسته نباشد. در این صورت فشار کاری مضاعف کمتر شده و افراد می‌توانند در جهت دستیابی به اهداف سازمان قدم بر دارند.
کلام آخر
همه ما می‌دانیم موفقیت و دستیابی به اهداف در یک سازمان با وجود منابع انسانی کارآمد و متخصص رابطه مستقیمی دارد. از طرفی سازمانی می‌تواند فرایند استخدام نیروی موفقی داشته باشد که با یک استراتژی و برنامه دقیق بتواند افراد توانمند و متخصص در حوزه‌های مختلف را به کار گیرد.
مدیریت فرایند استخدام مستلزم به کار بردن اصول استاندارد است. جذب و گزینش افراد یکی از حساس‌ترین و پیچیده‌ترین مواردی است که هر سازمان در برهه‌ای از زمان با آن مواجه خواهد شد. از این رو داشتن یک مدیریت فرایند استخدام صحیح با رویکرد تیمی می‌تواند تأثیر به سزایی در روند استخدام افراد داشته باشد.
ثبت ديدگاه