استراتژی برخورد با نیروی جدید

استراتژی برخورد با نیروی جدید – بی شک تمامی مدیران با استراتژی برخورد با نیروی جدید و تازه استخدام شده رو به رو شده اند. استراتژی برخورد با نیروی جدید مسئله ای است که در این سال هایی که مشغول به فعالیت در حوزه مشاوره مدیرت و مخصوصا مشاوره منابع انسانی بوده ام ، بعد از استخدام هر نیرویی با سوال های مربوط به آن مواجه بوده ام. بدین صورت که روز اول کاری هر کدام از نیروها تماسی از طرف کارفرمای مربوطه داشتم و گپ و گفتی در مورد تمامی جوانب برخورد با نیروی جدید را پشت سر گداشته ام. به همین دلیل لازم دیدیم مقاله ای در این مورد برایتان تهیه کنیم. مسلم است که در این مقاله فقط در مورد بدیهیات صحبت میشود. زیرا همان طور که مستحضر هستید امور دقیق و کامل در این راستا کاملا با توجه به شرایط متفاوت خواهد بود .

نویسندگان: نیما وهنانی و یوسف حاجی قاسمی

ورود نیروهای جدید به یک سازمان، با چالش های گوناگونی همراه است. این چالش ها را می توان از دو زاویه دید مورد بررسی قرار داد. زاویه اول بررسی چالش های ورود نیروی جدید از دیدگاه نیروهای تازه وارد، و زاویه دوم بررسی این چالش ها از نگاه سازمانی است که دست به استخدام نیروهای تازه نفس زده است. در خصوص بایدها و نبایدهای رفتاری و حرفه ای فرد تازه استخدام شده بسیار صحبت شده است.

در این مقاله سعی می کنیم در خصوص زاویه دوم با شما سخن بگوییم. تلاش ما بر این است که با بررسی دیدگاه سازمان ها، شرکت ها و به تبع آن مدیران آن ها در خصوص برخورد با نیروهای جدید، به این مسئله از زاویه ای که عموماً مورد غفلت واقع شده است بنگریم. تعیین دیدگاه رفتار با نیروی جدید، تبیین و بررسی سناریوهای استراتژیک ممکن برای برخورد با این نیرو و در نهایت به اجرا درآوردن بهترین سناریوهای ممکن از ارکان اصلی برخورد با کارمندان جدید محسوب می شود.

لازم به ذکر دوباره است که نکات مطروحه، دارای جنبه عام هستند. به این معنا که چه برای کارمندان جدید در یک سازمان و چه برای کارگران جدید یک کارخانه قابل عملیاتی سازی هستند. چه از دیدگاه مدیر یک سازمان و چه از دید مدیر یک کارخانه، ورود نیروی جدید می تواند چالش هایی را به همراه داشته باشد که نخستین گام مواجه شدن با آن ها تعیین دیدگاه سازمانی برخورد با نیروی جدید است. چه این نیروی جدید یک کارمند باشد و چه یک کارگر جدید برای کارخانه شمرده شود.

دیدگاه سازمانی برخورد با نیروی جدید

بیشتر بخوانید: خدمات مشاوره مدیریت رسا در زمینه “تغییر نگرش و کارآمدسازی منابع انسانی”

دیدگاه های سازمانی برخورد با نیروی جدید

دیدگاه های سازمانی برخورد با نیروی جدید را می توان به دو دسته کلی تقسیم بندی نمود:

۱ – دیدگاه سازمانی گسسته در برخورد با نیروی جدید

بسیاری از مدیران صرف معرفی کارمند جدید را برای ورود نیروی مذکور مکفی می دانند. این دسته از مدیران پس از معرفی کارمند جدید، در جستجوی ساده ترین راه برای آشنا کردن کارمند با فرآیندهای سازمانی هستند. این دیدگاه اصطلاحاً به نام دیدگاه گسسته شناخته می شود. به عبارت دیگر این دیدگاه استراتژی اصلی رفتار با کارمند جدید را در معرفی او می داند. در بهترین حالت آموزش به کارمند جدید هم مد نظر قرار می گیرد اما این آموزش مستمر نبوده و در طول یک مقطع زمانی بسیار کوتاه رخ می دهد.

اصطلاحاً با میل دادن حد زمانی به بی نهایت می توان گفت زمانی که برای این استراتژی برخورد با کارمندان جدید اختصاص داده می شود یک زمان گسسته شمرده می شود. زمانی که در طول آن دیدگاه فرآیندی به مسئله وجود ندارد و در نتیجه در نهایت به اختلال در ساز و کارهای سازمانی و دپارتمان منابع انسانی شرکت ختم می شود.

می توان گفت به کار بردن واژه استراتژی در خصوص این دیدگاه از لحاظ اصول مدیریت اشتباه است چرا که برقراری یک استراتژی در طول زمان معنا پیدا می کند. اما این دیدگاه به حدی کوتاه مدت است که در افق زمانی بلند مدت قابل در نظر گرفتن نیست. بنابراین یک فرآیند محسوب نمی شود و یک نقطه در بازه زمانی را شامل می شود.

۲ – دیدگاه سازمانی پیوسته در برخورد با نیروی جدید

مهم ترین نقطه تفاوت این دیدگاه با دیدگاه گسسته در نگاه به برخورد با نیروی جدید، نگرش فرآیندی به این مسئله است. بنابراین دیدگاه پیوسته در خصوص رفتار با نیروی جدید، از سطح معرفی فراتر رفته، به عنوان فرآیندی پیوسته در طول زمان مطرح می شود. فرآیندی که سازمان برای خوشامدگویی و استقرار کارمندان جدید از آن بهره می گیرد.

اهدف دیدگاه سازمانی پیوسته

اهدف اصلی دیدگاه سازمانی پیوسته و نگاه فرآیندی به برخورد با نیروهای جدید را می توان به سه مورد تقسیم کرد:

۱ – کمک به ایجاد احساس تعلق سازمانی در نیروی جدید:

در نگاه سازمانی پیوسته، هدف ابتدایی چیزی جز ایجاد حس تعلق در نیروی جدید نیست. به بیان دیگر ایجاد فضا و شرایطی که کارمند جدید در آن احساس تعلق به شرکت داشته و بداند سازمان ورود او را خوشایند تلقی می کند. در حقیقت این هدف یک خوشامدگویی خوب به کارمند محسوب می شود. . این هدف می تواند تاحدودی بین دیدگاه های گسسته و پیوسته مشترک به نظر برسد. اما خوشامدگویی و ایجاد تعلق سازمانی از سطح معرفی صرف فراتر می رود و شکل یک فرآیند پیوسته را به خود می گیرد.

۲ – کمک به انطباق نیروی جدید:

این هدف از سطح ایجاد یک احساس صرف در نیروی جدید مجزا است. با دستیابی به این هدف، نیروی جدید وارد ساز و کار عملی سازمان می شود. به عبارتی کارمند جدید از وظایف و مسئولیت های خود آگاه است و نقش او به عنوان جزئی از کلیت سازمان تعریف شده و مشخص است.

۳ – کمک به انجام درست مسئولیت ها توسط نیروی جدید:

آشنایی با مسئولیت ها و وظایف و روشن بودن نقش کارمند جدید در سازمان، نیروی جدید را وارد ساز و کار عملی سازمان می کند. اما ورود به ساز و کار عملی شرط لازم برای فعالیت نیروی جدید است. شرط کافی انجام درست مسئولیت ها و وظایف توسط نیروی جدید است. هدف سوم در دیدگاه سازمانی پیوسته به برخورد با نیروی جدید، کمک به نیروی جدید برای انجام بهینه، موثر و درست مسئولیت ها و وظایف محول شده به او است.

دپارتمان منابع انسانی و برخورد با نیروی جدید

پس از انتخاب دیدگاه و اهداف درست در خصوص برخورد با نیروی جدید، بحث به عمل درآوردن این دیدگاه و اهداف مطرح می شود. نکته مهم این است که چیدمان استراتژی مناسب برخورد با نیروی جدید، به ماهیت فعالیت و کالا یا خدمت تولیدی هر سازمان بستگی مستقیمی دارد. مشاوران مدیریت با در نظر گرفتن شرایط خاص هر سازمان به تبیین و تعیین بهترین سناریوهای ممکن برای اعمال استراتژی های رفتار با کارمندان جدید می پردازند.

اما با وجود تفاوت های اساسی بین سازمان های مختلف، که می تواند به تفاوت های اساسی در ترکیب و عملکرد دپارتمان نیروی انسانی آن ها ختم شود، می توان اصول کلی در زمینه برخورد با نیروهای جدید را برشمرد که تقریباً در بیشتر موارد مشترک بوده و قابلیت استفاده داشته اند.

برای آشنایی کامل با دپارتمان منابع انسانی بخوانید: “منابع انسانی چیست؟ – تعریف منابع انسانی”

هسته اطلاعاتی سازمان و برخورد با نیروی جدید

اصل اساسی در برخورد با نیروی جدید آگاه کردن نیروی جدید از هسته اطلاعاتی سازمان (Core of Information) است. این مسئولیت عموماً بر عهده دپارتمان منابع انسانی هر سازمان است. لازم به ذکر است مواردی نظیر سطح شغل، مسئولیت های مرتبط با شغل، تجربه نیروی جدید و …، میزان و سطح هسته اطلاعاتی که در اختیار نیروی جدید قرار می گیرد متفاوت خواهد بود.

منظور از هسته اطلاعات سازمان که بسته به شرایط و منصب نیروی جدید، به وسیله دپارتمان منابع انسانی با او به اشتراک گذاشته می شود، شامل مواردی نظیر شکل زیر است:

به بیان دیگر هر چه که در سازمان مربوط به نیروی جدید باشد، با او در میان گذاشته می شود و آن بخشی از هسته اطلاعاتی ست که می تواند به نیروی جدید انتقال داده شود.

عملیاتی کردن استراتژی برخورد با نیروی جدید

پس از تعیین دیدگاه و اهداف برخورد با نیروی جدید، که در حقیقت تعیین یکی از اصلی ترین استراتژی های عملکرد دپارتمان منابع انسانی سازمان است، عملیاتی کردن این استراتژی مورد بحث قرار می گیرد. عملیاتی کردن این استراتژی پس از بررسی سناریوهای متفاوت در دسترس و انتخاب بهینه ترین و بهترین سناریوی ممکن صورت می گیرد.

عملیاتی کردن استراتژی برخورد با نیروی جدید، عموماً توسط دپارتمان نیروی انسانی انجام می شود و اصول کلی زیر برای این منظور قابل تقسیم بندی است:

۱ – تعیین و تهیه هسته اطلاعات

نقطه آغازین تعیین و در صورت لزوم تهیه هسته اطلاعاتی است که پیش از این به صورت مبسوط مورد اشاره قرار گرفت. چرا که در صورت عدم وجود این اطلاعات، مبنای کار بی اساس خواهد بود و اطلاعاتی برای به اشتراک گذاری با نیروی جدید وجود نخواهد داشت. پس نخستین گام تعریف هسته های اطلاعاتی بسته به فعالیت و کالا یا خدمات تولیدی شرکت، و سپس تلاش برای استخراج آن ها است. و ارائه آن به نیروی جدید بسته به منصب شغلی و وظایف او، پس از تهیه و تدوین این هسته های اطلاعاتی صورت می گیرد.

۲ – ارائه هسته اطلاعات به نیروی جدید:

پس از تدوین، بخشی از هسته اطلاعات مورد نیاز نیروی جدید انتخاب شده و به او ارائه می شود.

۳ – معرفی حضوری دپارتمان های سازمان به نیروی جدید:

جدای از هسته اطلاعات، در صورت لزوم دپارتمان ها و لیست نیروهایی که آگاهی از آن ها برای موفقیت نیروی جدید در سازمان ضروری است نیز در اختیار او قرار می گیرد. و در این مرحله در صورت لزوم بازدید حضوری از دپارتمان های مختلف نیز صورت می گیرد. در بهترین حالات این قرارهای ملاقات پیش از ورود نیروی جدید با دپارتمان ها و افراد مذکور هماهنگ می شود.

۴ – آموزش حین کار:

۴-۱- آموزش وظایف تخصصی به نیروی جدید :

استقرار نیروی جدید در سازمان، شامل آموزش حین کار نیز می شود. این آموزش توسط یک نیروی قدیمی که کار مورد نظر را در گذشته انجام داده باشد صورت می گیرد.

۴-۲- آموزش جریان تولید کالا و خدمات سازمان به نیروی جدید:

با دیدگاه پیوسته به برخورد با نیروی جدید، عموماً زمانی برای شرکت در فعالیت تمام دپارتمان های سازمان برای نیروی جدید در نظر گرفته می شود. با این کار نیروی جدید تجربه انجام مشاغل دپارتمان های مختلف را نیز به دست می آورد. در نتیجه نیروی جدید درک بهتری از جریان و سازوکار خط تولید محصول و مکانیزم تولید خدمات به دست می آورد.

زمان بندی اجرای استراتژی برخورد با نیروی جدید

برنامه استراتژیک روزانه انطابق نیروی جدید، ۱۲۰ روز کلیدی

در این برنامه روزانه، که تبیین اصول کلی آن بر عهده دپارتمان منابع انسانی و تعیین جزئیات دقیق تر آن بر دوش مدیر دپارتمانی است که نیروی جدید وارد آن شده است، عمدتاً برای ۱۲۰ روز بعدی فعالیت نیروی جدید برنامه ریزی می شود.

در این ۱۲۰ روز که به ۱۲۰ روز کلیدی مشهور است، تلاش برنامه ریز بر این خواهد بود که نیروی جدید هر روز نه تنها به وظایف محوله عمل نماید، بلکه از یک نکته جدید در خصوص سازمان آگاه شود.

برنامه ۱۲۰ روزه، یک برنامه بلندمدت مناسب برای عملیاتی کردن دیدگاه پیوسته سازمانی به برخورد با نیروی جدید است. گستره این برنامه استراتژیک، از مواردی نظیر ملاقات با مدیرکل شرکت تا کار کردن با تک به تک ابزارآلات و ماشین آلات کارخانه را شامل می شود. این برنامه بلندمدت نوعی خوشامدگویی به نیروی جدید است و به صورت گام به گام و تدریجی، او را با عملیات، تاریخچه، فرهنگ، ارزش ها و ماموریت شرکت آشنا می نماید.

تقسیم بندی برنامه ۱۲۰ روزه

اصول استاندارد انجام برنامه ۱۲۰ روزه، حکم بر آشنایی با هسته اطلاعات سازمان و آموزش مهارت های لازم در مراحل ابتدایی انجام برنامه دارد. به طور مثال شکلی عمومی از یک برنامه ۱۲۰ روزه به شرح زیر خواهد بود.

پایش نیروی جدید

برخی سازمان ها پس از تعیین دیدگاه خود نسبت به برخورد با نیروهای جدید و برنامه ریزی استراتژیک روزانه برای انطباق نیروی جدید، فرد یا افرادی را به عنوان راهنما برای نیروی جدید برمی گزینند. به این ترتیب یک راهنما تمام سوالات نیروی جدید در خصوص مسئولیت محول شده را پاسخ می گوید و فرآیند انطباق نیروی جدید با محیط جدید را سهولت می بخشد.

نکته مهم در انتخاب راهنما، برگزاری آموزش های لازم برای آن ها است. در این آموزش ها نکاتی نظیر چگونگی برخورد درست با نیروی جدید به راهنما آموزش داده می شود. در نظر گرفتن اهداف سه گانه دیدگاه پیوسته استراتژیک به برخورد با نیروی جدید در تعیین سرفصل های آموزشی مورد نیاز برای آموزش راهنما از اهمیت حیاتی برخوردار است.

معیارهای سنجش برنامه برخورد با نیروی جدید

به عقیده سالیوان، در صورتی که نحوه برخورد سازمان با نیروی جدید، چه از لحاظ دیدگاه ذهنی و چه در سطح عملی کردن این دیدگاه، دارای این شش عنصر باشد، می توانید به عنوان یک مدیر از حرکت درست سازمان خود به سمت موفقیت در جذب و حفظ نیروهای جدید اطمینان حاصل کنید. به طور خلاصه مسیر درست و موثر برخورد با نیروهای جدید، برگزیدن دیدگاه و عملیاتی کردن برنامه هایی است که از ورود نیروهای جدید به سازمان استقبال کند و مهارت های لازم جهت موفقیت در مسئولیت ها را به آنان بیاموزد.

نیروهای جدید خود در آینده به نیروهای قدیمی بدل می شوند، انتخاب یک استراتژی درست در برخورد با نیروهای جدید، چرخه یا لوپ مثبتی را ایجاد می کند. این لوپ مثبت در دل خود مکانیزم های حفظ و جذب بهترین نیروها را بازتولید می کند و در نهایت به ساختار منابع انسانی سازمان شما استحکام می بخشد.