حفظ منابع انسانی

شما اینجا هستید::///حفظ منابع انسانی

حفظ منابع انسانی

حفظ منابع انسانی یکی از مهمترین مسائل در زمینه منابع انسانی میباشد . همانطور که در مقاله های قبل اشاره شد منابع انسانی، به عنوان “ارزشمندترین منبع در اختیار هر سازمان” در نظر گرفته می شود. ارزشمندی “منابع انسانی”، به توجه به مسائلی از قبیل راه های “توسعه و ارتقای منابع انسانی” و افزایش “رضایت شغلی” ختم می شود. آنچه در ادامه این مسائل مطرح می شود مبحث حفظ و نگهداری منابع انسانی است.

به طور خاص این مسئله در خصوص “نیروهای مستعد” مطرح می شود. اما مسئله حفظ منابع انسانی، منحصر به نیروهای مستعد نیست. رشد و توسعه سازمانی، بدون تلاش برای ایجاد بسترهای حفظ و نگهداری منابع انسانی غیرمحتمل می نماید.

مضرات عدم حفظ منابع انسانی

در صورت عدم رعایت نکاتی که به حفظ منابع انسانی منجر می شوند، مضرات بسیاری گریبانگیر سازمان خواهد شد. عدم توانایی سازمان در حفظ منابع انسانی به “ایجاد دور منفی” خروج کارکنان ختم می شود. به عبارت دیگر، در صورت عدم ایجاد شرایط و بسترهای مناسب برای کارکنان، نه تنها حفظ منابع انسانی کنونی با مشکل مواجه می شود، بلکه حفظ “نیروهای جدید” نیز با چالش های بزرگی روبرو خواهد شد.حفظ منابع انسانی-losses

با وجود تفاوت های ماهیتی و فعالیتی سازمان ها و “ساختار منابع انسانی” آن ها، می توان به طور کلی اصلی ترین زیان های عدم حفظ منابع انسانی را در موارد زیر خلاصه کرد:

۱ – زیان های مالی: عدم حفظ منابع انسانی به زیان های مالی ختم می شود. طبق آخرین تحقیقات انجام شده، عدم وجود بسترهای حفظ منابع انسانی، به طور خاص در مورد “حفظ مدیران سطوح میانی سازمان”، می تواند بسیار زیان آفرین باشد. به طور مثال، از دست دادن مدیر میانی به طور میانگین بیش از ۱۰۰ درصد حقوق سالانه او برای سازمان زیان ایجاد می کند.

حفظ منابع انسانی-financial losses
در حقیقت از دست دادن مدیر میانی یک اثر برآیندی منفی بر پیکره سازمان خواهد داشت. چرا که بیش از میزان حقوق او باعث زیان دهی مالی شرکت می شود. این مسئله در خصوص مدیران سطوح بالاتر، حادتر است. گزارش هایی از زیان هایی معادل دو برابر و سه برابر میزان حقوق سالانه آن ها حکایت می کند.

۲ – از دست رفتن زمان ها و هزینه های آموزش: عدم حفظ منابع انسانی منجر می شود زمان و هزینه ای که برای آموزش آن ها گذاشته شده نیز از دست برود. به عبارت دیگر در صورت عدم وجود شرایط حفظ منابع انسانی، روش های درون-سازمانی “توسعه منابع انسانی” نیز دچار از کارافتادگی و عدم بازدهی خواهند شد.

۳ – دانش از دست رفته: جدای از زمان و هزینه های “آموزش و کارآمدسازی منابع انسانی”، عدم حفظ منابع انسانی، به از دست رفتن و تخلیه ذخیره دانایی سازمان” ختم می شود.

حفظ منابع انسانی-knowledge losses

۴  – کاهش سطوح اطمینان شغلی: عدم وجود بسترهای حفظ منابع انسانی در سازمان، به کاهش سطوح اطمینان شغلی کارکنان منجر می شود. این مسئله به کاهش سطوح فرهنگ سازمانی ختم می شود. عدم اطمینان مزمن، احتمال کاهش سطح کارآیی عملکرد سازمان را افزایش می شود.

۵ – بالا رفتن هزینه جستجو: عدم وجود شرایط مناسب برای حفظ انسانی کنونی، هزینه های جستجو برای نیروهای جدید را نیز افزایش می دهد. به دلیل سطج پایین اطمینان شغلی و فرهنگ سازمانی، تلاش برای یافتن کارکنان جدید با هزینه های پنهان و آشکار متعددی مواجه خواهد بود.

شرایط هرم سنی جمعیت و حفظ منابع انسانی

در کشور ما، با توجه به شرایط هرم سنی جمعیت لزوم حفظ منابع انسانی در اختیار از اهمیت بالایی برخوردار است. با بررسی آمارهای موجود، می توان روند پیری جمعیت کشور را به وضوح دید.

حفظ منابع انسانی-age pyramid
در حقیقت طی ده سال آینده، بسیاری از افراد به دنیا آمده در دوره انفجار جمعیتی دهه شصت، پا به دور ه بازنشستگی خواهند گذاشت. بسیاری دیگر از این افراد نیز با توجه به سن خود ناچاراً با کاهش بهره وری و کارآیی در عملکرد خود مواجه خواهند شد.

از طرف دیگر آمارهای مبادی رسمی حاکی از کاهش جمعیت جوانان در آینده ای نه چندان دور است. بنابراین به طور خلاصه عرضه نیروی کار در کشور با کاهش قابل توجهی مواجه خواهد شد. بنابراین لزوم حفظ منابع انسانی به دلیل شرایط خاص هرم سنی جمعیت کشور نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

سلامت سازمانی و حفظ منابع انسانی

وجود بسترهای حفظ منابع انسانی و ایجاد “شرایط توسعه و ارتقای آن ها” دو بال افزایش و ارتقای سطح منابع انسانی سازمان شمرده می شوند. حفظ منابع انسانی یکی از اصلی ترین معیارهای سنجش سلامت سازمانی شمرده می شود.

حفظ منابع انسانی-organizational health
اگر یک سازمان به راحتی منابع انسانی خود را از دست می دهد، می توان از وجود مشکلی در سطح سلامتی سازمان مطمئن بود. “مشاوران مدیریت” با در نظر گرفتن و تحلیل جزئیات و مسائل حاکم بر “ساختار منابع انسانی” هر سازمان، علت ریزش نیروها را به طور دقیق و کارشناسی مورد بررسی قرار می دهند و در نهایت به پیشنهاد راه کارهایی برای جلوگیری از ادامه این “دور منفی” می پردازند.

مصاحبه های خروج منابع انسانی، شناسایی علت ریزش

برگزاری مصاحبه های خروج و یا به عبارت دیگر مصاحبه های تودیع منابع انسانی از اهمیت بالایی در شناسایی علت ریزش نیروها برخوردار است. در حقیقت راه های زیادی برای “شناسایی علت ریزش منابع انسانی” وجود دارد. این راه ها بسته به ماهیت و نحوه فعالیت و “ساختار منابع انسانی” سازمان متفاوت است. اما به طور کلی، یکی از راه های عمومی تر شناسایی علت ریزش کارکنان، توجه به مبحث مصاحبه های خروج کارکنان است.

مصاحبه های خروجی، می تواند در صورتی که با روش های درست و کارشناسی انجام شوند، اطلاعات ارزشمندی در خصوص علل ریزش کارکنان در اختیار مدیران سطوح بالایی سازمان قرار دهد. همچنین این مصاحبه ها می توانند به یافتن راهکارهای مختص هر سازمان برای حفظ منابع انسانی در اختیار نیز کمک کنند.

حفظ منایع انسانی-interview
منظور از روش درست و کارشناسی انجام مصاحبه های خروج، نه تنها دریافت بیشترین و بهترین اطلاعات در کمترین زمان ممکن است، بلکه حفظ و طبقه بندی این اطلاعات نیز دارای اهمیت است. ایجاد مجموعه ای از اطلاعات و داده ها در خصوص علل ریزش منابع انسانی، می تواند به منبعی ارزشمند در خصوص سلامت سازمانی مجموعه مورد نظر بدل شود.

راه های ده گانه حفظ منابع انسانی

با توجه به مضرات ناشی از عدم توانایی سازمان در حفظ منابع انسانی خود، لزوم حفظ منابع انسانی به عنوان مبحثی پراهمیت قابل بررسی است. راه های حفظ منابع انسانی، در بسیاری از موارد مختص هر سازمان است. به این معنی که شرایط حاکم بر ماهیت، “فرهنگ و ساختار منابع انسانی سازمان” در یافتن راه های حفظ منابع انسانی اثر گذار خواهند بود.

حفظ منابع انسانی-10 ways to maintain

اما اصول کلی حاکم بر حفظ منابع انسانی، می تواند در یافتن راه های کلی و قابل تعمیم برای دستیابی به این توانایی مثمر ثمر باشد. در ادامه به ده راه عمومی تر که با عملیاتی سازی درست در هر سازمان می توانند احتمال حفظ منابع انسانی را افزایش دهند، اشاره می کنیم:

۱ – شفافیت انتظارات: “رضایت شغلی” مستقیماً با حفظ منابع انسانی در ارتباط است. یکی از راه های افزایش رضایت شغلی، روشن بودن و شفافیت انتظارات سازمان و مدیران سطوح بالا از کارکنان است. به بیان دیگر اگر منابع انسانی سازمان، آگاهی واضحی از آنچه از آنان توقع می رود داشته باشند، احتمال رضایت آنان از کار افزایش می یابد.
افزایش رضایت کارکنان از شغل خود، نه تنها به “ایجاد محیط کاری ایده آل” منجر می شود، بلکه یکی از بسترهای لازم جهت حفظ منابع انسانی را فراهم می آورد.
عدم شفافیت انتظارات، به تغییر دائمی انتظارات ختم می شود. این مسئله به ایجاد تلاطمات روزانه در محیط کاری منتهی می شود و باعث افزایش سطح استرس کاری در کارکنان می شود.

حفظ منابع انسانی-clarity
در نهایت می توان شفافیت انتظارات را به عنوان یکی از اصلی ترین ارکان ایجاد سلامت سازمانی تلقی نمود؛ سطوح بالای سلامت سازمانی، ایجاد ساز و کارهای بهینه حفظ منابع انسانی را تسهیل می کند.

۲ – کیفیت نظارت: سطح کیفی نظارت بر کارکنان در حفظ منابع انسانی بسیار حائز اهمیت است. در بسیاری موارد، کارکنان برای فرار از مدیران بالادستی خود سازمان را ترک می کنند. به عبارت دیگر آن ها سازمان را ترک نمی کنند، بلکه مدیران خود را ترک می کنند.

حفظ منابع انسانی-escape from manager
سطح کیفی و عملکرد ناظران و مدیران بالادستی دپارتمان ها، نقشی اساسی در حفظ منابع انسانی ایفا می کند. در حقیقت هر عملی که از جانب ناظر و مدیر، به کاهش ارزشی که یک نیرو برای خود و کارش قائل است ختم شود، به تضعیف بنیان های حفظ منابع انسانی سازمان ختم می شود.

۳ – آزادی بیان: آزادی نیروها، در بیان آزادانه عقیده خود در سازمان یکی دیگر از ارکان حفظ منابع انسانی شمرده می شود. اگر سازمان شما شرایطی را ایجاد کرده است که در آن ایده ها آزادانه بیان می شود و افراد به راحتی نظرات خود را بیان می کنند، احتمال حفظ منابع انسانی در سازمان شما بیشتر خواهد بود.

حفظ منابع انسانی-freedom of speech
در چنین شرایطی، کارکنان می توانند ایده های خود را آزادانه بیان کنند، بدون ترس از مجازات لب به انتقاد بگشایند و در نتیجه نسبت به ارتقای مستمر خود و سازمان احساس تعهد کنند.

۴ – بهره بری از استعدادهای شخصی: فرد فرد کارکنان جدای از وظایف و مسئولیت های محوله، دارای استعدادها و مهارت های خاص خود هستند. آگاهی سازمان از این استعدادها و مهارت ها، می تواند در هنگام لزوم نه تنها برای سازمان مفید واقع شود، بلکه به “افزایش انگیزه منابع انسانی” سازمان نیز کمک کند.
وقتی نیروها متوجه آگاهی سازمان نسبت به استعدادها و مهارت های خود شوند، نه تنها ارزش ذهنی و اعتماد به نفس بالاتری خواهند یافت، بلکه اعتماد آنان نسبت به سازمان نیز افزایش می یابد.

۵ – برخورد منصفانه و عادلانه: برخورد منصفانه و عادلانه با کارکنان یکی از اصلی ترین ارکان تحکیم بسترهای حفظ منابع انسانی شمرده می شود. منظور از این مسئله، نه تنها رعایت انصاف در تطابق میزان کار با دستمزد، بلکه توجه به مسائلی از قبیل سابقه کاری و توانایی های شخصی هر نیرو است.
به طور مثال شرایطی را در نظر بگیرید که یک سازمان لیست مشتریان بالقوه ای را در اختیار یک کارشناس فروش تازه وارد بگذارد که نسبت به لیست کارشناسان فروش قدیمی تر، با احتمال بیشتری به فروش ختم شود. کارکنان قدیمی تر بدون تردید این تصمیم سازمان را به عنوان بی عدالتی در برخورد با آنان در نظر می گیرند. و همین مسئله احتمال جستجوی آنان برای یک شغل جدید را افزایش می دهد.

حفظ منابع انسانی-fair
برخورد منصفانه با کارکنان یکی از پیچیده ترین مسائل مبحث منابع انسانی محسوب می شود. در بسیاری موارد، شرایط خاص سازمان یا ساختار منابع انسانی آن، حکم به اتخاذ تصمیماتی خلاف اصول عدالت و مساوات می کنند. اما توجه به این نکته ضروری است که این مسائل حاکی تفاوت های ماهیتی و ساختاری سازمان هاست.

اصل کلی در برخورد با کارکنان رعایت عدالت است. به طور مثال در اکثر موارد، پرداخت حقوق کمتر به کارکنانی که نقش مهمی برای خود در سازمان قائل اند و سابقه طولانی در کار خود دارند، احتمال از دست دادن آنان را افزایش می دهد.
در این قسمت سیاست های مدیریتی خاص و خارج از عرف در نظر گرفته نمی شوند (سیاست هایی که ممکن است لزوماً در راستای حفظ منابع انسانی نیز اتخاذ نشده باشند)، بلکه با توجه به هدف بحث، برخورد عادلانه به عنوان یکی از اصلی ترین راه های حفظ منابع انسانی مطرح می شود.

۶ – آموزش و ابزارهای در دسترس: یکی از راه های حفظ منابع انسانی، کمک به “افزایش توانایی کارکنان” است. با رعایت جنبه های “توسعه درون-سازمانی یا بیرون-سازمانی” و توجه بیشتر به جنبه های سلبی و ایجابی توانمندسازی کارکنان، حفظ منابع انسانی با سهولت بیشتری انجام می شود.
به عبارت دیگر، اگر کارکنان ابزارهای لازم برای انجام درست مسئولیت های سازمانی خود را در اختیار نداشته باشند، به سراغ سازمانی می روند که این ابزارهای لازم را در اخیارشان قرار دهد. بنابراین لزوم آموزش کارکنان و فراهم آوردن ابزارهای لازم برای آنان، به عنوان یکی از ارکان حفظ منابع انسانی مطرح می شود.

۷ – ایجاد فرصت های رشد و ارتقا: تجربه ثابت کرده است که بهترین نیروهای هر سازمان، آن دسته از نیروهایی هستند که با شدت بیشتری در جستجوی راه های پیشرفت و ارتقای شغلی و شخصی خود هستند. وقتی از حفظ منابع انسانی سازمان سخن می گوییم، وزن بیشتری به حفظ این دسته از نیروها اختصاص می دهیم.

حفظ منابع انسانی-HR growth
برای حفظ منابع انسانی، توجه به ایجاد بسترها و فرصت های پیشرفت و ارتقای شغلی و شخصی ضروری است. بهترین کارکنان هر سازمان، به دنبال طی نمودن مسیرهای پیشرفت، چه در سطوح شخصی و چه در سطوح شغلی، هستند. احتمال حفظ منابع انسانی در سازمان هایی که این مسیر یپشرفت را به درستی طراحی و اجرا می کنند به طور چشم گیری افزایش می یابد.

۸ – ایجاد حس وجود داشتن : ایجاد حس وجود داشتن در حفظ منابع انسانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. منظور از ایجاد حس وجود داشتن، ایجاد بسترهایی است که در آن فرد فرد کارکنان نه صرفاً به عنوان جزئی از ساختار سازمانی، بلکه به عنوان یک انسان توانایی ابزار وجود داشته باشند.
اگر مدیران سطوح بالای سازمان رفتار و منش خود را به گونه ای طراحی و عملیاتی سازی کنند که به افزایش حس وجود داشتن در کارکنان سازمان ختم شود، احتمال حفظ منابع انسانی سازمان افزایش خواهد یافت.

یکی از رفتارهای مدیران سطوح بالا که می تواند در این راستا مثمر ثمر باشد، برگزاری جلسات مستمر ملاقات فردی با کارکنان است. این جلسات می تواند نه تنها فی نفسه به افزایش خشنودی کارکنان در نتیجه ابراز وجود و نظراتشان ختم شود، بلکه می تواند اطلاعات جدیدی در خصوص توانایی ها و مهارت های خاص نیروها را در اختیار سازمان قرار دهد.

۹ – فاش نکردن اطلاعات سمی: استفاده از زبان تهدید، چه تهدید شغل و منصب و چه تهدید کاهش حقوق می تواند اثرات زیان باری بر پیکره منابع انسانی سازمان وارد آورد. حتی در صورت وجود شرایط رکودی، و اگر سازمان از احتمال تعدیل نیرو در آینده اطلاع داشته باشد، عدم به اشتراک گذاری این اطلاعات با نیروها، برای حفظ منابع انسانی بسیار حائز اهمیت است.

حفظ منابع انسانی-don't be offensive

البته وجود شفافیت و تقارن اطلاعات در بسیاری موارد می تواند به افزایش سطوح فرهنگ و اعتماد سازمانی منتهی شود. اطلاعاتی که می تواند، در صورت فاش شدن، منجر به به خطر افتادن جایگاه کارکنان در سازمان شود، در اصطلاح مدیریتی به عنوان اطلاعات سمی شناخته می شوند.

در جریان افتادن اطلاعات سمی در فضای سازمانی، باعث گسترش نااطمینانی و ریسک در سازمان خواهد شد. در شرایط نااطمینانی، حفظ منابع انسانی با مشکلات جدی مواجه خواهد بود. بنابراین در اکثر موارد توصیه بر عدم فاش اطلاعات سمی است.

۱۰ – ایجاد حس ارزشمندی: ایجاد حس ارزشمندی از طریق قدرشناسی می تواند گامی موثر در راستای ایجاد بسترهای حفظ منابع انسانی شمرده شود. قدرشناسی مالی تنها یکی از جنبه های ایجاد حس ارزشمندی است. جدای از طراحی ساز و کارهای پرداخت پاداش و اضافه حقوق به کارکنان و مکانیزم های افزایش حقوق مبتنی بر موفقیت در کار، قدرشناسی در کلام و عمل نیز در حفظ منابع انسانی حائز اهمیت است.

در بسیاری مواقع، عملیاتی سازی درست و به هنگام ساز و کارهای تشویقی به افزایش احتمال حفظ منابع انسانی سازمان منجر می شود. یکی از ساده ترین راه های تشویق کارکنان، تشکر کلامی یا کتبی از آن ها است. در بسیاری موارد همین تشکر و قدرشناسی ساده، تفاوت سازمان هایی با قابلیت حفظ کارکنان با سازمان هایی است که با ریزش مزمن نیروهای خود مواجه اند.

02126769603
توسط | ۱۳۹۷-۲-۲۲ ۱۹:۵۲:۲۱ +۰۰:۰۰ اسفند ۲۵ام, ۱۳۹۶|مقالات مدیریت, منابع انسانی|

در باره نویسنده :

از موسسین "مشاوره مدیریت رسا" مدیر اجرایی در "مشاوره مدیریت رسا" مشاور فروش و بازاریابی. مشاور منابع انسانی. دانش آموخته ارشد اقتصاد.

ثبت ديدگاه

تماس با ما

تهران، خیابان شریعتی، بالاتر از صدر، کوچه سیمیاری، پلاک 6

تلفن: 02126769603 - 02122242997