وقتی صحبت از استخدام کارمند مناسب و تهیه آگهی استخدامی می شود باید در نظر داشته باشید که یک آگهی استخدامی خوب حداقل باید سه عنصر اصلی را داشته باشد. این عناصر شامل شرح شغل، صلاحیت‌های لازم برای آن شغل و ویژگی‌های کارمند است. وجود چنین جرئیاتی به روند استخدامی نیرو‌ها توسط مدیران منابع انسانی کمک شایانی می‌کنند.
در واقع وقتی یک آگهی استخدامی اطلاعات جامعی در مورد شغل مورد نظر داشته باشد احتمال مراجعه نامزدهای فاقد صلاحیت کمتر خواهد بود. به همین دلیل است که این روزها بسیاری از سازمان‌ها از شرح وظایف مبتنی بر صلاحیت استفاده می‌کنند. صلاحیت شغلی این اطمینان را به وجود می‌آورد که کارمند و شغل مورد نظر، مطابق با اهداف سازمان خواهد بود.
اما صلاحیت شغلی چیست و چه کاربردی دارد؟ اگر دوست دارید در مورد صلاحیت شغلی بیشتر بدانید تا انتهای این مطلب همراه رسا باشید.
صلاحیت شغلی چیست و چه تفاوتی با توصیف شغل دارد؟
در بحث استخدام کارمندان دو اصطلاح توصیف شغلی و صلاحیت شغلی کاربرد بسیاری دارند. این دو اصطلاح هر چند که مکمل هم هستند ولی تعاریفی کاملا متفاوت از هم دارند.
توصیف شغلی توضیح شغل است نه ویژگی‌های شخصی که قرار است آن کار را انجام دهد. توصیف شغلی به طور معمول می‌گوید عنوان شغل چیست، چه مسئولیت‌هایی دارد، شخص شاغل باید به چه کسانی گزارش دهد و چه انتظاراتی از او می‌رود. این انتظارات ممکن است شامل ساعت کاری، محل کار و هرگونه کار فیزیکی مورد نیاز باشد.
در واقع توصیف شغلی:
- اطلاعات اصلی در زمینه میزان دستمزد، عملکرد شغلی و عنوان شغلی را ارائه می‌دهد.
- درک درستی از مسئولیت‌های اصلی، وظایف و مسئولیت‌هایی که انتظار می‌رود کارمند آنها را انجام دهند، ایجاد می‌کند.
- به مصاحبه کننده کمک می‌کند تا بتواند بین داوطلبان بهترین‌ها را انتخاب کنند.
اما صلاحیت شغلی مهارت‌های فردی لازم برای یک شغل است. صلاحیت‌ها توضیح می‌دهند که چگونه رفتارهای فرد سبب نتایج مطلوب در شغلشان خواهد شد. به عنوان مثال برای استخدام مدیر پروژه ممکن است صلاحیتی مانند توانایی تهیه و ارائه پاورپوینت را بخواهید و یا مهارت‌هایی مانند استفاده از نوع خاصی نرم‌افزار مدیریت پروژه، مهارت‌های ارتباط با مشتری، نوشتن گزارش و برنامه‌ریزی مدنظرتان باشد.
چرا لازم است هنگام استخدام لیست صلاحیت شغلی داشته باشید؟
برای کمک به جذب متقاضیان مناسب، مدیریت منابع انسانی با مدیران بخش‌های مختلف همکاری می‌کنند تا مشخص کنند که از کارمندان خود چه می‌خواهند. آنها علاوه بر توصیف شغل لیستی از مهارت‌ها، تجربه، آموزش، تحصیلات، مجوزها یا گواهینامه‌های لازم برای موفقیت در این شغل را تهیه می‌کنند. سپس این توصیف شغلی و صلاحیت‌ها برای فرایند استخدام و بررسی سالانه کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرند.
با توجه به اهمیت صلاحیت‌ها بد نیست کمی جزئی‌تر با صلاحیت‌های شغلی آشنا شوید.
انواع صلاحیت‌های شغلی
صلاحیت‌های شغلی کارکنان مشخص می‌کنند که یک سازمان برای دستیابی به اهدافش به چه رفتار و چه سطح عملکردی نیاز دارد. از آنجا که تعداد صلاحیت‌های لازم برای یک کارمند زیاد است آنها را به سه دسته اصلی رفتاری، عملکردی و رهبری تقسیم می‌کنند.
صلاحیت‌های رفتاری
همان‌طور که از نامش پیداست این صلاحیت به ویژگی‌های رفتاری کارمند مربوط می‌شود. صلاحیت رفتاری فارغ از نقش شغلی، برای هر کارمندی ضروری است. این صلاحیت‌ها در حقیقت مهارت‌های اساسی در هر انسان است که به فرد کمک می‌کند تا در محیط سازمانی رقابت و مشارکت داشته باشد.
خلاقیت، صداقت، دلسوزی، اصالت، خودآگاهی، انگیزه‌های شخصی، قدرت کار گروهی و مدیریت زمان، برخی از صلاحیت‌های رفتاری هستند. این نوع صلاحیت ستون فقرات شخصیت یک کارمندند. همان‌طور که هیچ شخصی نمی‌تواند بدون ستون فقرات بایستد، هیچ کارمندی هم بدون چنین صلاحیت‌های نمی‌تواند در سازمان بقا داشته باشد.
صلاحیت‌های عملکردی
هر شغلی به صلاحیت‌هایی خاص نیاز دارد که سبب موفقیت فردی و سازمانی خواهد شد. برخلاف صلاحیت‌های رفتاری، صلاحیت‌های عملکردی مختص بخش یا شغلی خاص است. این صلاحیت‌ها بر دانش موضوعی، دانش فنی و سایر عوامل مرتبط بر یک شغل تمرکز دارند. فروش، بازاریابی، حسابداری، تحقیقات، دانش رایانه‌ای، آموزش و توسعه، برنامه‌ریزی تجاری نمونه‌هایی از صلاحیت عملکردی هستند.
صلاحیت‌های رهبری
صلاحیت‌هایی وجود دارد که یک رهبر باید از آن برخوردار باشد تا در شغل خود کارآمد شود. برای نقش رهبری در سازمان می‌توان بسیاری از ویژگی‌های رفتاری یا شخصیتی را مدنظر قرار داد. رهبری الهام‌بخش، برنامه‌ریزی استراتژیک، آینده‌نگری، تصمیم‌گیری سریع، پاسخگویی، مدیریت منابع، تأثیر و نفوذ، مهارت‌های ارتباطی و هوش تجاری از جمله نمونه‌های صلاحیت رهبری هستند.
صلاحیت‌های رفتاری، عملکردی و رهبری به عنوان دسته‌بندی اصلی صلاحیت شغلی مطرح می‌شوند. این صلاحیت ها خود جزئیاتی دارند که بعضی از آنها مهم ترند. این صلاحیت‌ها به عنوان صلاحیت‌های کلیدی شناخته می‌شوند که در ادامه مطلب آنها را بررسی خواهیم کرد.
صلاحیت‌های کلیدی
صلاحیت‌های کلیدی ویژگی‌های خاصی هستند که بخش منابع انسانی آنها را برای هر کارمندی لازم می‌داند. این صلاحیت‌ها عبارتند از:
کار گروهی (Teamwork)
کار تیمی، توانایی همکاری اعضای یک گروه در جهت رسیدن به یک هدف مشترک است. در سازمان هدف از گرد هم آمدن اعضا، دستیابی به اهداف سازمانی، موفقیت و رشد فردی و سازمانی است؛ بنابراین هر کارمندی باید صلاحیت کار گروهی را داشته باشد. توانایی کار تیمی و کمک کردن به سایرین در جهت رسیدن به اهداف فردی و شغلی از جمله ویژگی‌های کار گروهی است.
مسئولیت (Responsibility)
به عنوان رهبر یا مدیر یک سازمان این انتظار از شما می‌رود که مسئول اقدامات خود و گروهتان باشید. ولی هر یک از کارکنان هم مسئول وظایف و اقدامات خود هستند. یکی از صلاحیت‌های شغلی، توانایی به عهده گرفتن میزان مشخصی از مسئولیت برای شغل است. افراد در هر موقعیت شغلی لازم است نسبت به شغل خود مسئولیت پذیری لازم را داشته باشند.
هر چه رتبه شغلی بالاتر باشد میزان مسئولیت بیشتر خواهد بود. از یک کارمند معمولی انتظار می‌رود تنها مسئولیت کارهای خود را بر عهده داشته باشد ولی مدیر همان بخش باید مسئولیت کار افراد تیم خود را هم بپذیرد.
آگاهی تجاری (Commercial Awareness)
به عنوان یک صلاحیت شغلی آگاهی تجاری را می‌توان این گونه تعریف کرد. آگاهی تجاری یعنی توانایی درک آنچه یک سازمان را موفق می‌کند و درعین حال آگاهی از تاثیری که تغییر و تحولاتی دنیای تجارت روی سازمان می‌گذارد. به بیان ساده‌تر یعنی یک کسب و کار و صنعت خودتان را در زمینه تجارت به‌روز نگهدارید.
آگاهی تجاری یکی از صلاحیت‌های مهم رهبری است. با این حال، هر کارمندی در سازمان ملزم به درک نحوه کار تجاری آن سازمان است. وقتی کارمند آگاهی تجاری کافی داشته باشد تصور بهتری از نقش خود در سازمان خواهد داشت.
تصمیم گیری (Decision Making)
هیچ شخصی بدون داشتن قدرت تصمیم گیری نمی‌تواند موفق باشد. تصمیم گیری یک فرایند است که در آن پس از جمع‌آوری اطلاعات، بررسی امکانات و مقایسه آنها، یک روش کار مناسب انتخاب می‌شود. تصمیم گیری فرایندی پیچیده است و نتایج آن می‌تواند کل سازمان را تحت تأثیر قرار دهد.
شما به عنوان یک کارفرما در روند استخدام لازم است بررسی کنید که آیا داوطلب آن شغل می‌تواند در کمترین زمان ممکن، با جمع‌آوری اطلاعات، جویا شدن نظرات مختلف، تجزیه و تحلیل همه احتمالات و دستیابی به یک راه حل موثر، بهترین تصمیم را بگیرید یا خیر.
توجه داشته باشید که تصمیم گیری نوعی صلاحیت شغلی خاصی است که در هر کارمندی وجود ندارد. به همین دلیل کارکنان بر اساس صلاحیت تصمیم گیری سریع و آگاهانه، ارزش‌گذاری می‌شود.
ارتباطات (Communication)
ارتباطات توانایی انتقال اطلاعات به روشی حرفه‌ای، دقیق و قابل فهم برای دیگران است. اینکه هر کارمندی توانایی برقراری ارتباط با هم تیمی‌ها، مدیران و مشتریان را داشته باشد نیاز اساسی یک سازمان است. ارتباطات یکی از گزینه‌هایی است که در اکثر آگهی‌های استخدامی به عنوان صلاحیت شغلی ذکر می‌شود.
ارتباط موثر می‌تواند باعث موفقیت سازمان در برقراری قراردادها و انجام سریع‌تر معاملات شود. به همین علت کارمندی که مهارت‌های ارتباطی موفقی دارد، برای هر سازمانی سرمایه محسوب می‌شود.
رهبری (Leadership)
رهبری صلاحیت اساسی برای مدیر سازمان و تیم است. درک و انتقال اهداف سازمان، تفویض وظایف، تعیین مهلت و ایجاد انگیزه در کارمندان از مهم‌ترین وظایف یک رهبر است. اگر کارمندی قصد پیشرفت در نقش‌های خود را دارد لازم است تا ویژگی رهبری را در خود پرورش دهد.
اگر قصد دارید توانی رهبری کارمندتان را ارزیابی کنید کافی است نحوه و میزان تعامل آن کارمند با سایر کارمندان و افراد زیرمجموعه او، نحوه برقراری روابط با افراد خارج از سازمان و نحوه کنترل تعارضات را در او بررسی کنید. به بیان ساده‌تر بررسی کنید آن شخص در شرایط بحرانی چقدر خوب کار می‌کند.
صداقت و اخلاق (Integrity & Ethics)
صداقت و اخلاق از صلاحیت‌های با ارزش برای هر سازمان هستند. شخصی که صادق و قابل اعتماد است و منطبق با اصول اخلاقی تجارت کار می‌کند، روابط بهتری با اعضای سازمان خواهد داشت و سبب افزایش قدرت کار تیمی خواهد شد. همچنین وجود فردی صادق در یک سازمان سبب جلب اعتماد مشتریان خواهد شد.
نتیجه‌گرایی (Result Orientation)
سازمان‌ها به کارمندانی نتیجه‌گرا نیاز دارند که برای به ثمر رساندن اهداف سازمان تا انتها کار کنند و الهام‌بخش دیگر کارمندان باشند. افرادی که نتیجه‌گرا هستند، درک روشنی از اهداف دارند و برای رسیدن به آنها تلاش می‌کنند. آنها بر اهداف خود و سازمان متمرکز هستند، مراحل لازم برای رسیدن به نتیجه را به خوبی می‌شناسد و تمام تلاش خود را می‌کنند تا به نتیجه برسند. همین تلاش سبب می‌شود تا دیگر کارمندان هم انگیزه لازم برای رسیدن به اهداف را پیدا کنند.
حل مسئله (Problem Solving)
قدرت حل مسئله با خونسردی، تفکر انتقادی و داشتن حداکثر اطلاعات را صلاحیت حل مسئله می‌گویند. سازمان‌ها به دنبال کارمندانی هستند که بتوانند به موقع و سریع تصمیم بگیرند و مهم‌تر از آن بتوانند با حضور ذهن خود مشکلی را به سرعت حل کنند. برای برخی از نقش‌های شغلی مانند یک تحلیلگر تجارت، حل مسئله یک صلاحیت اصلی است.
توانایی سازماندهی (Organizational Competency)
سازمان دهی شامل مدیریت زمان، بهینه سازی منابع و دستیابی به نتیجه است. کارفرمایان به دنبال کارمندانی هستند که بتوانند به طور موثر زمان، حجم کار، مسئولیت‌های خود را مدیریت کنند و روی نتیجه نهایی متمرکز شوند.
اگر بخواهیم به صورت جزئی صلاحیت‌ها را بررسی کنیم تعداد آنها بسیار زیاد می‌شوند. ولی ۱۰ مورد گفته شده در بالا از اصلی‌ترین صلاحیت‌های لازم برای هر کارمند است. صلاحیت‌های کلیدی معیارهای مهمی برای ارزیابی مناسب بودن یک داوطلب برای شغلی خاص است. هر کارفرما و کارجویی باید هنگام استخدام به این صلاحیت‌ها توجهی خاص داشته باشند.
سخن پایانی
دانش، مهارت و ویژگی‌های رفتاری لازم برای یک شغل را می‌توان تعریف مختصری از صلاحیت شغلی دانست. فراهم کردن لیستی از صلاحیت‌ها کمک بزرگی در روند استخدامی است. وقتی کارمندی صلاحیت شغلی کافی را داشته باشد، عملکرد بهتری نسبت به سایر کارکنان خواهد داشت و سبب هدایت سازمان شما به سمت اهدافش خواهد شد. به همین دلیل کارکنانی که صلاحیت‌های آنها با سازمان همسو باشد بیشترین سهم را در رشد آن سازمان خواهند داشت.
نظر شما در مورد صلاحیت شغلی چیست؟ به نظرتان تهیه لیست صلاحیت شغلی چقدر می‌تواند برای یک شرکت یا سازمان مفید باشد؟ آیا شما هم در آگهی‌های استخدامی خود صلاحیت‌های شغلی را مطرح می‌کنید؟ آیا در مصاحبه‌های شغلی با داوطلبان در مورد صلاحیت‌های مدنظرتان صحبت می‌کنید؟
منتظر نظرات و تجربیات شما در زمینه صلاحیت شغلی هستیم.
پرسش و پاسخ:
ثبت ديدگاه