چگونه استخدام کنیم

استخدام یکی از مهمترین فرایندهایی است که در هر سازمانی وجود دارد. اگر این فرایند درست انجام نشود شامل هزینه های آشکار و پنهان بسیاری است، از جمله زمان، انرژی، منابع مالی، ذهنیت سازمان نسبت به نیروهای جدید، به مخاطره انداختن سیاست های راهبردی سازمان، ایجاد تورش در داده های دپارتمان منابع انسانی، ذهنیت مدیریت سازمان و ….هرچه شما به استخدام ایده آل نزدیک تر شوید این هزینه ها را بیشتر کاهش خواهید داد. در این مقاله می آموزیم که چگونه بهترین استخدام را انجام دهیم. تمامی نکات مهم از قبل از فرایند استخدام تا آخرین مصاحبه شغلی را فرا خواهیم گرفت.

چگونه استخدام کنیم … چه سوالاتی بپرسیم … چجوری نرخ خطای انتخابمونو کم کنیم … مسلما نمیتوان به این سوال ها به سادگی جواب داد. اما در این مقاله سعی شده است که مهمترین نکاتی که در تمام استخدام ها باید رعایت شوند و در همه شرایط اشتراک دارند گفته شود. ما در تیم مشاوره مدیریت رسا به صورت روزانه مصاحبه های استخدامی و شغلی انجام میدهیم و همه میدانیم که تمامی این اقدامات برای کاهش خطا در گزینش منابع انسانی است. پس از خود انتظار نداشته باشید که بهترین نیروی ممکن در بازار نیروی کار را استخدام کنید، فقط باید سعی کنید که نزدیک ترین فردی را به آنچه می خواهید درست شناسایی کنید.

بیشتر بخوانید: “خدمات ما در زمینه استخدام نیرو و گزینش منابع انسانی”

برای کاهش هزینه های آشکار و پنهان استخدام های نادرست منابع انسانی با ما همراه باشید.

نکته قابل توجه این است که در فرایندهای سازمانی، برای انجام هر کاری، ابزارهای متفاوتی وجود دارد. مهمترین نکته در مورد استفاده از این ابزار ۱ – انتخاب ابزار صحیح ۲ – آشنایی با استفاده از آن ابزار است. در مورد استخدام کردن هم این امر دقیقا صادق است. پس از خواندن این مقاله ابزارهای متفاوتی در مورد استخدام کردن را شناخته اید. در مورد استفاده صحیح و انتخاب صحیح از آن ها هم دقت کافی را داشته باشید.

۱ – ارزش های شرکت را بدانید.

قبل از این که از خود بپرسید چگونه استخدام کنیم ارزش های سازمان و فرد ایده آل را بشناسید . افراد متقاضی پس از دعوت به شرکت شما می آیند. همه آن ها خواهان کار هستند و دقیقا آنچه را میگویند که فکر میکنند شما دوست دارید بشنوید و بعدا متوجه می شوید که عملا به اتفاقی که در شرکت شما رخ می دهد هیچ اعتقادی ندارند. این موضوع شایع ترین عارضه ای است در میان استخدام ها دیده می شود. مهمترین عاملی که در بلند مدت کارکنان شما را به باارزشترین دارایی و سرمایه سازمانتان تبدیل می کند این است که:

افرادی را استخدام کنید که در ارزش های سازمان شما سهیم هستند.

لحظه ای تصور کنید: فردی را استخدام کرده اید که به آنچه سازمان شما انجام می دهد ایمان ندارد، چگونه قرار است در راستای اهداف سازمان شما حرکت کند؟ همچین چیزی غیرممکن است. نه تنها این افراد در راستای اهداف سازمان شما حرکت نمی کنند بلکه حرکت شما را نیز سخت تر میکنند. در چنین شرایطی اداره کردن و رشد دادن شرکت کار بسیار دشواری می گردد.

سوال: چگونه استخدام کنیم که از شرایط عدم اشتراک ارزش ها در امان باشیم؟

علت: اکثر شرکت هایی که با این مشکل مواجه هستند در این موضوع با هم اشتراک دارند که افراد را به خاطره مهارت های فنی آن ها استخدام می کنند. استخدام افرادی را که از نظر فنی صلاحیت دارند قسمت اصلی تشخیص درست نیست. قسمت اصلی این است که متوجه شوید که این افراد ارزش های رهبران سازمان را شریک می شوند یا خیر.

جواب: برای این کار هیچ چیز بهتر از این نیست که در مورد برخی از مسائل زندگی فرد سوال کنید. سوالاتی که در انتها به ارزش های شما ختم شود. قبل از انجام مصاحبه به این که چه سوال هایی می تواند شما را به ارزش های مرتبط افراد با فعالیت سازمان برساند خوب فکر کنید.

مثلا برای استخدام یک کارشناس تحقیق و توسعه بهتر است سوالاتی را بپرسید که انتخاب او بین پول و علم برایتان مشخص شود یا برای استخدام گرافیست بهتر است سوالاتی را در مصاحبه استخدامی مطرح کنید که متوجه شوید فرد سلیقه مخاطبان را بیشتر مدنظر قرار می دهد یا سلیقه هنری خودش را.

۲ – دقیقا از این فرد چه انتظاراتی دارید؟

از ابتدا چی شد که به این فکر افتادید تا استخدام کنید؟ چه کمبودی در فرایندها و منابع انسانی دیدید؟ ما در اینجا فرض می کنیم که نیازسنجی استخدام درست انجام شده است و تمامی فرایندها بهینه شده است.

این بدین معنی است که شما واقعا به نیروی جدید نیاز دارید. حتما این سوال را از خود بکنید که از این نیروی جدید چه می خواهید؟ می خواهید چه جور آدمی باشد؟ سازگار باشد؟ پر انرژی باشد؟ مدیر باشد…؟

در این مرحله قرار نیست از روی شرح وظایف به نوع فردی که به دنباله آن می گردید برسید. فقط به رفتارها و صفاتی فکر کنید که میتواند جوابی برای فلسفه وجودی نیرو باشد.

۳ – شرح وظایف و شرایط احراز شغل:

تعریف شرایط احراز شغل:

شرایط احراز شغل به این معنی است که فردی که می خواهید استخدام کنید باید چه شرایطی از نظر دانش – مهارت – تجربیات و توانایی ها را داشته باشد.

چرا شرایط احراز شغل مهم است؟

شرایط احراز شغل مانند خط کشی برای استخدام کننده عمل می کند که افراد متقاضی را با آن اندازه گیری می کند. تعیین و تدوین شرایط احراز شغل می تواند میزان خطاهای مصاحبه کننده را تا حد بسیاری کاهش دهد.

تعیین و تدوین شرح وظایف:

شرح وظایف به معنای کارهایی است که فرد پس از استخدام شدن باید به صورت روزانه و روتین انجام دهد. لذا برای این که بتوانیم حداقل ها و حداکثرهای مورد نیاز خود را در مورد نیروی جدید درست تشخیص دهیم به شرح شغل و شرح وظایف نیاز داریم.

بیشتر بخوانید: “شرح وظایف منابع انسانی چیست”

۴ – شرایط حقوقی و پرداختی:

قبل از این که وارد فرایند بازدید از متقاضیان شوید بهتر است که در مورد شرایط دریافتی و قراردادی نیرویی که می خواهید استخدام کنید فکر کنید و سناریو های مختلف آن را بررسی کنید.

• آیا می خواهید از او چک یا سفته بگیرید؟ چه مبلغی؟
• مدت قراردادهای شما به چه صورت است؟
• از روز اول بیمه در نظر میگیرید؟
• اگر قرار است پورسانت بدهید به چه شکل است؟ چند درصد است؟ حقوق ثابت هم در نظر دارید؟

مهم: کل مجموعه را در نظر بگیرید . 

یک نکته ظریف: با توجه به این که این نکته کاملا بدیهی به نظر می رسد اما بسیاری از مدیران هستند که در کمال ناباوری به آن توجهی نمی کنند. بهتر است در مورد تعیین دریافتی به جز ارزش کارهای فرد برای مجموعه به دریافتی اطرافیان او هم دقت کنید. چه در چارت سازمانی چه در موقعیت جغرافیایی سازمانی.

با توجه به این که تعیین دریافتی خود بحث بسیار عمیقی است که مباحثه کاملی را می طلبد ولی این موضوع را حتما مد نظر داشته باشید که همکارهای هم رده به دریافتی یکدیگر خیلی حساس هستند. همچنین تمام افراد به دریافتی افراد پایین و بالای چارت سازمانی خود علاقه بسیاری نشان می دهند. پس تناسب را در نظر بگیرید.

۵ – مقیاس سازمانی و محیط کاری فرد:

هر مقیاس سازمانی روحیه و محیط مختص به خود را دارد. هنگامی که در حال انتخاب از بین داوطلبان هستید باید مقیاس سازمان خود را در نظر داشته باشید.

مثلا اگر سازمان شما دارای محیطی استارتاپی است و تعداد افراد هم کم است بهتر است ۱ – افرادی را انتخاب کنید که دارای روحیه کار تیمی بیشتری بوده ۲ – دارای روحیه انجام چندین کار و به عهده گرفتن چند وظیفه باشند ۳ – روحیه منتقد و محقق داشته باشد. چرا که در چنین محیط هایی معمولا هر کار کوچک فرد مختص به خود را ندارد و بیشتر وقت ها یک فرد می تواند چندین جایگاه در چارت سازمانی را پر کند. خیلی از افراد چنین توانایی ای را ندارند.

مهم: مقیاس سازمان خود را بدانید

یک واقعیت: درصد خیلی بالایی از افت نیروها و منابع انسانی به این دلیل است که افراد ادعا می کنند که شرح ظایف مشخصی ندارند و هر روز یک کار جدید به آن ها سپرده می شود.

مسلما این شرایط خیلی سازمانی نیست. ولی در محیط های استارتاپی غیرفابل اجتناب است. لذا در حین غربال کردن اولیه نیروها حتما مقیاس سازمان را خود را مدنظر بگیرید.

همچنین محیط فیزیکی و نیروهایی که فرد جدید قرار است در کنار آن ها بنشیند و یا دائما با آن ها در محیط مشترک قرار گیرد. شاید برایتان جالب باشد این وضعیت گاهی اوقات تا حدی جدی می شود که گاهی اوقات یکی از همکاران آینده فرد در مصاحبه های شغلی و استخدامی شرکت می کند.

کد تقلب:

بهترین روش برای انتخاب فرد ایده آل با توجه به محیط، افراد و مقیاس سازمانی، درست انجام دادن بخش ۲ (دقیقا از این فرد چه انتظاراتی دارید؟) این مقاله است. کافی است چشمان خود را ببندید و فرد مورد نظر را در سازمان خود و در جایی که دقیقا قرار است مستقر شود تجسم کنید (آینده نگری را فراموش نکنید)

۶ – اعلام نیرو:

این بخش از استخدام نیرو در همه فرایندها مشترک خواهد بود. در فرایند استخدام بهترین ها، در بهترین روش استخدام منابع انسانی و همین طور در بدترین ها…!؟ فارغ از این که معیارهای گزینش بهترین نیرو را رعایت می کنید یا نه برای استخدام نیرو باید نیاز خود را اعلا م کنید.

حالا که متوجه شدیم دقیقا دنبال چه نیرویی میگردیم باید رسانه یا رسانه های مناسب را برای آگهی دادن انتخاب کنیم. خیلی از شرکت ها می توانند از یوزرها، مشتری ها و حتی شاگردهای خود برای این کار استفاده کنند.

معرفی و نحوه انتخاب منابع برای آگهی، مبحثی طولانی است ولی با توجه به اهمیت آن فقط راه تقلب آن را بیان می کنیم. :)

کد تقلب:

برای این که ببینید کدام منبع آگهی برای نیروی درخواستی شما مناسب است بهتر است به آن ها رجوع کنید و ببینید که کدام یک از آن ها بیشتر آگهی های نزدیک به آن چه که شما می خواهید دارد. به همین سادگی.

همچنین در مورد متن آگهی استخدام به این نکات توجه داشته باشید:

•  آیا مناسب می دانید که نام شرکت در آگهی استخدام باشد؟ به رقبا، پیشینه و بازار خود در این مورد توجه کنید.
•  آیا نیرویی که می خواهید آن را جذب کنید نیروی روتینی است؟ یا مهارت خیلی خاصی را می طلبد؟
•  دقیقا به چیزهایی که می خواهید اشاره کنید؟ یا این که متن را باز بگذارید تا تعداد رزومه های جمع شده بیشتر باشد؟
•  راه های تماس از سوی آنها به شما باشد؟ یا شما با آن ها تماس بگیرید؟

توجه داشته باشید که در این راستا درست و نادرستی وجود ندارد. همه این راه ها در زمان مناسب خود درست هستند. حتی شاید گاهی اوقات به دلیل اجبار از راه نادرست نیروی مورد نیاز را پیدا کنیم.

۷ – تماس با داوطبلان:

اولین نقطه تلاقی شما با داوطلبان این جاست. معمولا این تماس ها را شخص مدیریت نمی گیرد ولی خوب است که به این نکته اشاره کنیم:

هرچه درجه تماس های اصلی انسان ها با یکدیگر کمتر باشد، ارتباط آن ها رک تر می شود.

مثلا دقت کردید که حرف های سخت تر در چت های خصوصی راحت تر از تلفن و در تلفن راحت تر از دیدار حضوری می باشد؟

غربال اول:

این به شما این فرصت را می دهد که فردی که با آن تماس تلفنی گرفتید را بهتر و رک تر ببینید. می توانید از این فرصت استفاده کنید و متقاضی را با یک نقاب کمتر نسبت به مصاحبه حضوری ببینید و شرایطی را که در ذهن دارید در او جستجو کنید.

۸ – مصاحبه استخدامی:

راه های زیادی برای سنجش نیرو و داوطلبان وجود دارد. رایج ترین راه گزینش نیرو و استخدام منابع انسانی مصاحبه های شغلی است. مصاحبه های شغلی آن قدر محبوبیت زیادی در بین راه های سنجش نیرو دارند که در ذهن بسیاری از مدیران استخدام مترادف با مصاحبه های شغلی قرار می گیرد.

مصاحبه شغلی مدل های بسیار متفاوتی دارد. از نظر:

• • تعداد افراد مصاحبه کننده
  • تعداد افراد مصاحبه شونده
  • نوع سوال هایی که در مصاحبه استخدامی پرسیده می شود
  • ترکیب جنسیتی مصاحبه کندگان و مصاحبه شوندگان
  • چارچوب مصاحبه استخدامی
  • میزان استرس مصاحبه استخدامی
  • مصاحبه های استخدامی بر اساس شایستگی
  • محیط مصاحبه شغلی
  • فرم درخواست استخدام

هر کدام از این متدها می توانند با یکدیگر ترکیب شوند. همان طور که گفتیم برای جلوگیری از اشتباه باید ۲ نکته را رعایت کنیم: ۱ – انتخاب ابزار درست ۲ – استفاده صحیح از ابزار. انتخاب مدل صحیح مصاحبه استخدامی کاملا به تجربه شما در مصاحبه های استخدامی – وقت شما – تمام شرایط سازمان شما و مهارت ها و شخصیت مصاحبه کننده (شما) بستگی دارد.

بیشتر بخوانید: “استخدام کننده خوب کیست”

با توجه به این که توضیح تمام این متد ها و خوبی و بدی آن ها در حوصله این مقاله نمی گنجد راحت ترین مدل مصاحبه را با در نظر داشتن اعتبار آن به شما می گوییم.

• با توجه به شرایط احراز شغل و شرح وظایف مورد نظر که قبلا تدوین کرده اید سوالاتی را آماده کنید که از همه متقاضیان به یک شکل بپرسید.
•  سوال هایی در مورد اتفاقات گذشته در محیط های کاری فرد مورد نظر بپرسید. مثلا تا حالا در فلان موقعیت بودی؟ چی کار کردی و چه عکس العملی از خودت نشون دادی؟ این گونه سوالات (سوالات رفتاری) در واقع اتفاق افتاده است و به همین دلیل جواب آن ها از خطاهای بسیاری در امان است.
•  اگر یک خانم و یک آقا برای مصاحبه حضور داشته باشند خیلی خوب است. ولی اگر برایتان مقدور نیست خودتان این کار را انجام دهید.
•  سوال هایی را که ارزش های شما را در کنار ارزش های متقاضی قرار می دهد را فراموش نکنید. (در نکته اول توضیح دادیم)
•  در مورد سبک زندگی و شرایط زندگی متقاضی هم سوالاتی را مطرح کنید (مثلا این که حتی الامکان از نظر جغرافیایی با سازمان شما فاصله خیلی زیادی نداشته باشد، فراز و نشیب های زندگی متقاضی که ممکن است به هر دلیلی به فعالیت های شما ارتباط داشته باشد، انگیزه اصلی او برای تقاضای کار، انتظارات ذهنی فرد، دیدگاه او نسبت به خودش و سازمان و …) 
• یادتان باشد که شما نماینده برند و شرکت هستید. سعی کنید ناراحتی و عصبانیت خود را کاملا کنترل کنید (برای این کار اصلا خود را درگیر بازی های مصاحبه شونده نکنید و یادتان باشد که شما فقط برای انتخاب نیرو اینجا هستید).
•  خوب گوش کنید.
•  برخی از افراد سوالات بسیاری می پرسند. شکیبا باشد و جواب دهید (فقط به اطلاعاتی که می دهید خیلی دقت کنید، چرا که خیلی از رقیبان شما ممکن است برای مصاحبه حضور پیدا کرده باشند)
•  در انتها از افراد برای وقتشان و حضورشان تشکر کنید.
•  یادتان باشد افراد هنگامی که برای مصاحبه استخدامی حضور پیدا می کنند اکثر حرکات آن ها به صورت خودآگاه انجام می شود و سعی می کنند بهترین خود را به نمایش بگذارند. پس اگر سعی در استفاده از زبان بدن – زبان صورت – علایم غیر کلامی و مهارت های این چنینی را دارید، حتما به این نکته توجه داشته باشید. در ضمن یادتان باشد این ها مهارت هایی هستند که اگر نصفه و نیمه آن ها را بلد باشید به شدت ضریب خطای شما بالا میرود. (به صورتی که احتماله تفسیره درست و احتماله تفسیره نادرست جایشان را با هم عوض می کنند.)
•  همچنین پیشنهاد میکنم که منابع ذهنی خود را درگیر مسائلی کنید که برایتان ارزشمند است. چرا که اکثر افراد وقتی وارد فاز استفاده از مهارت های این چنینی می شوند، منابع ذهنی خود را عملا اشغال کرده و از آن چیزی که می خواستند جا می مانند.
•  سعی کنید به صورت متراکم مصاحبه های شغلی را انجام ندهید. این کار به شدت نرخ خطاهای استخدامی شما را افزایش میدهد.
• یادتان باشد مصاحبه شغلی برای استخدام یک فن و تکنیک است و شما نیاز دارید تا آن را یاد بگیرید. ما در اینجا فقط چند نکته را که خیلی برای مصاحبه استخدامی ضروری بودند برایتان یادآوری کردیم.

[sc:1]