با توجه به نقش حیاتی منابع انسانی در هر سازمانی لازم است تا فرایند استخدام به بهترین و کامل‌ترین شکل ممکن انجام شود. برای سنجش میزان اثربخشی فرآیند استخدام، لازم است تا شاخص هایی برای استخدام داشته باشید. شاخص های استخدام معیارهایی مبتنی بر داده‌ها هستند که به موثر بودن فرایند استخدامی کمک می‌کنند.
شاخص های مختلفی برای استخدام منابع انسانی وجود دارند. برای این که اطمینان حاصل کنید از شاخص درست و داده‌های صحیح برای گزینش منابع انسانی سازمان خود استفاده کرده‌اید، لازم است تا شناخت کلی در مورد انواع شاخص های استخدام، چگونگی عملکرد و اندازه‌گیری آنها آگاهی داشته باشید. در این مطلب لیستی از پرکاربردترین این شاخص های استخدامی را برای شما آورده‌ایم.
شاخص های استخدام چیستند؟
تصمیم‌گیری صحیح در زمینه استخدام نقش حیاتی برای هر سازمانی دارد و شاخص های استخدام در این تصمیم‌گیری به مدیران سازمان کمک می‌کنند. اما شاخص های استخدام چه هستند؟
شاخص های استخدام به معیارهایی گفته می‌شود که برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل موفقیت در فرایند استخدام و بهینه‌سازی روند استخدام استفاده می‌شوند. این معیارها کمک می‌کنند تا تصمیم‌گیری در زمینه استخدام آگاهانه‌تر باشد و بهترین بازده سرمایه‌گذاری روی منابع انسانی حاصل شود.
شاخص های جذب نیروی انسانی به شما کمک می‌کند تا اثربخشی روند استخدام خود را بسنجید. آنها به استخدام افراد مناسب کمک می‌کنند.
به بیان دیگر شاخص های استخدام به ارزیابی روند استخدام کمک می‌کنند و مشخص می‌کنند که آیا سازمان افراد مناسب را استخدام کرده است یا خیر.
انواع شاخص های استخدام
شاخص های متنوعی برای استخدام وجود دارند که سبب سردرگمی در انتخاب بهترین‌ها می‌شود. به همین دلیل لیستی از پرکاربردترین و بهترین‌ها را در ادامه آورده‌ایم.
زمان پر کردن (Time to Fill)
از نظر لغوی Time to Fill را می‌توان زمان پر کردن معنا کرد اما معنای مفهومی TTF زمان مورد نیاز برای شناسایی کاندیدای جدید است. شاخص TTF به تعداد روزهای بین انتشار آگهی استخدام و زمان شناسایی کاندیدای استخدامی اشاره می‌کند. این شاخص استخدامی تحت تأثیر نسبت عرضه و تقاضا برای مشاغل خاص و همچنین سرعت کار بخش استخدام است.
TTF به شرکت‌ها دید واقع بینانه‌ای از مدت زمان لازم برای پیدا کردن کاندیدای استخدامی ارائه می‌دهد. این شاخص به طور معمول برای اندازه‌گیری میزان کارایی استخدام کنندگان در یک سازمان استفاده می‌شود. یعنی وقتی شما عملکرد یک استخدام کننده را ارزیابی می‌کنید، داده‌های TTF مبنایی برای ارزیابی و استراتژی استخدام توسط آنها ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، استخدام کنندگانی که TTF آنها از متوسط شرکت بهتر است از رقبای خود پیشی می‌گیرند و به سازمان ارزش می‌بخشند. در واقع آنها توانسته‌اند بهترین نیرو را در کمترین زمان ممکن به سازمان شما معرفی کنند.
TTF به شما در برنامه ریزی بهتر جذب نیرو کمک می‌کند و همچنین به شما هشدار می‌دهد که روند استخدام شما بیش از حد زمان برده یا خیر.
زمان استخدام (Time to Hire)
زمان استخدام به تعداد روزهای بین معرفی کاندیدا تا پذیرش آن شخص به عنوان کارمند اشاره دارد. این شاخص استخدامی که با عنوان زمان پذیرش هم معروف است مدت زمانی را که شخص برای انجام مراحل استخدام نیاز دارد، اندازه‌گیری می‌کند؛ بنابراین زمان استخدام، نشانه خوبی در مورد عملکرد تیم استخدام ارائه می‌دهد.
زمان کوتاه‌تر برای استخدام کمک می‌کند تا بتوانید نامزدهای بهتری استخدام کنید. علاوه بر این تاثیر مثبتی هم بر کاندیدای منتخب شما خواهد گذاشت چون هیچ کسی از روند استخدامی طولانی مدت راضی نخواهد بود.
این شاخص استخدام تحت تاثیر فرایند جذب شما است. اینکه برای فرایند استخدام خود به یک مصاحبه مستقیم اکتفا می‌کنید یا نیاز به دو سه روز ارزیابی و مصاحبه‌های مختلف دارید، بر شاخص زمان استخدام اثر مستقیم دارد.
منبع استخدام (Source of hire)
یکی از محبوب‌ترین شاخص های استخدام، بررسی منبع استخدام است. این معیار به شما نشان می‌دهد که کانال‌های مختلف استخدامی چقدر روی فرایند استخدام نیروی کار جدید شما تاثیر گذاشته‌اند. با کمک شاخص SoH می‌توانید کارایی کانال‌هایی مانند تابلوهای تبلیغاتی، رسانه‌های اجتماعی، سایت‌های اینترنتی، منابع مستقیم استخدامی و بسیاری منابع دیگر را بررسی کنید.
شاخص استخدامی SoH نشان می‌دهد که چند درصد از استخدام‌های شما از هر کدام از این کانال‌ها یا منابع استخدام بوده است.
فرسایش در سال اول (First Year Attrition)
شاخص فرسایش (از دست دادن کارمندان) در سال اول بررسی می‌کند که چه تعداد یا درصد از کارمندان استخدام شده در اولین سال استخدام از سازمان خارج می‌شوند. در واقع این شاخص میزان موفقیت سازمان را در استخدام نیروی کار مشخص می‌کند.
دو نوع فرسایش مدیریت شده و مدیریت نشده وجود دارد. فرسایش مدیریت شده به معنای فسخ قرارداد توسط کارفرما است. در این حالت شما به عنوان مدیر تشخیص داده‌اید که کارمند جدید، عملکردی مناسب با تیم کاری شما و اهداف سازمانی شما ندارد و قراردادش را فسخ می‌کنید.
اما فرسایش مدیریت نشده یعنی اینکه خود کارمند به خواست خودش از سازمان خارج می‌شود که این خروج می‌تواند در نتیجه وجود انتظارات شغلی نا به جا، تعریف نادرست صلاحیت شغلی و عدم تطابق بین شرح شغل و شغل واقعی باشد.
فرسودگی سال اول هم هزینه زیادی به همراه خواهد داشت و هم نشان می‌دهد که سازمان شما دستورالعمل جذب و استخدام بهینه‌ای ندارد.
کیفیت استخدام (Quality of Hire)
کیفیت استخدام یکی از شاخص های استخدام است که به درجه عملکرد کارمند مربوط می‌شود. این شاخص عملکرد سال اول کارمند را ارزیابی می‌کند. اگر کارمند جدید در سال اول عملکرد خوبی داشته باشد، نشان دهنده مثبت بودن روند استخدامی است ولی منفی بودن عملکرد کارمند در سال اول یعنی کیفیت استخدام شما پایین است.
در واقع کیفیت استخدام ارزشی است که یک کارمند جدید به سازمان شما اضافه می‌کند.
فرمول معمول برای محاسبه کیفیت استخدام در ادامه آمده است.
QoH = (PR + HP + HR) / 3
که اجزای آن عبارتند از :
Performance Rating (PR): میانگین عملکرد شغلی استخدام‌های جدید (به عنوان مثال ۸۰ از ۱۰۰ بر اساس اهداف کمی یا بازخورد مدیران)
Hire Productivity (HP): درصد استخدام‌های جدید که در یک بازه زمانی مشخص (مثلا شش ماه) به بهره‌وری قابل قبول می‌رسند.
Hire Retention (HR): نرخ ماندگاری استخدام جدید در یک دوره مشخص (به عنوان مثال شش ماه)
کیفیت استخدام از طریق معادله‌ای دیگر به شما کمک کند تا نسبت موفقیت خود را تعیین کنید.
نسبت موفقیت = تعداد استخدام‌هایی که عملکرد خوبی دارند / تعداد کل استخدام شده
هزینه برای هر استخدام (cost of hire)
شاخص هزینه استخدام یکی از مهم‌ترین و معمول‌ترین شاخص های استخدام است. این شاخص مبلغی را که سازمان شما برای استخدام کارگران جدید هزینه می‌کند اندازه می‌گیرد.
هزینه در ازای استخدام معیار قابل توجهی برای ارزیابی مقرون به صرفه بودن روش و فعالیت‌های استخدام یک سازمان است و برای محاسبه آن از فرمول زیر استفاده می‌شود.
هزینه هر استخدام = کل هزینه سرمایه گذاری شده در استخدام /تعداد استخدام
هزینه‌های کل استخدام هم شامل هزینه‌های داخلی و خارجی است که هزینه‌های تبلیغات، هزینه‌های فرایند استخدام، هزینه‌های مصاحبه با نامزدها، هزینه‌های آموزش استخدام جدید و بسیاری موارد دیگر را شامل می‌شوند.
نرخ پذیرش پیشنهاد (Offer acceptance rate)
این شاخص نشان دهنده درصد داوطلبانی است که پیشنهاد کاری رسمی شما را پذیرفته‌اند. در واقع در این شاخص تعداد داوطلبانی که با موفقیت یک پیشنهاد شغلی را پذیرفته‌اند با تعداد کل داوطلبانی که آن پیشنهاد شغلی را دریافت کرده‌اند مقایسه می‌کند.
نرخ پایین نشان می‌دهد که سازمان شما و موقعیت‌های شغلی مطرح شده چندان جذاب نیستند. یا مشکلاتی در روند استخدام وجود دارد. این شاخص به شما هشدار می‌دهد تا تغییراتی در روند استخدامی خود داشته باشید.
نرخ پذیرش پیشنهاد (OA) = تعداد پیشنهادهای پذیرفته شده / تعداد کل پیشنهادهای ارائه شده
رضایت مدیر استخدام (Hiring Manager satisfaction)
این شاخص استخدام بر روی مدیر استخدام یا مدیر منابع انسانی تمرکز دارد و بیان می‌کند که مدیران استخدام چه احساسی نسبت به کیفیت داوطلبان استخدام شده جدید دارند. وقتی مدیر استخدام از نامزدهای جدید در تیم خود راضی باشد، احتمالاً نامزد عملکرد خوبی داشته است.
متقاضیان در هر شغل (Applicants per opening)
شاخص متقاضیان استخدام در هر فرصت شغلی، میزان محبوبیت شغل را ارزیابی می‌کند. اگر تعداد متقاضیان یک فرصت شغلی بسیار زیاد باشد، این ممکن است نشان دهنده تقاضای زیاد برای آن شغل در همان منطقه باشد، یا می‌تواند نشان دهد که شرایط شغلی بسیار گسترده است.
البته تعداد بالای متقاضیان در هر شغل لزوما چیز خوبی نیست و دلیل بر این نخواهد بود که نامزدهای مناسبی برای آن شغل وجود دارند. به همین دلیل لازم است تا در آگهی استخدامی معیارها مدنظر و صلاحیت‌های شغلی را کاملا مشخص کنید تا تعداد نامزدها محدود شوند.
تجربه کاندیداها (Candidate experience)
وقتی صحبت از شاخص های جذب نیروی انسانی می‌شود نباید از تجربه کاندیداها غافل شد. این شاخص کاملاً مربوط به برداشت داوطلب از کل مراحل استخدام می‌شود که این مراحل از زمانی که آگهی درخواست کاندیدای شغلی را می‌بیند تا لحظه‌ای که در آن شغل پذیرش یا رد می‌گردد را شامل می‌شود.
فارغ از نتیجه فرایند استخدام، نتیجه این تجربه باید برای آن کاندیدا خوب باشد. معمولا از روش نظرسنجی برای تعیین نتیجه معیار تجربه داوطلبان استفاده می‌شود. می‌توانید شخص ثالثی را استخدام کنید که این کار را برای شما انجام دهد.
درصد موقعیت‌های آزاد (% Open positions)
این معیار استخدام تعداد موقعیت‌های شغلی آزاد را با تعداد کل موقعیت‌های شغلی یک سازمان مقایسه می‌کند. درصد بالا موقعیت آزاد نشانگر رشد سریع تقاضا یا عرضه محدود بازار کار است.
زمان بهره‌وری (Time to productivity)
زمان رسیدن به بهره‌وری یا زمان رسیدن به سطح بهینه بهره‌وری، مدت زمان لازم برای بالا بردن سرعت پیشرفت و بهره‌وری کارمندان را اندازه‌گیری می‌کند. این شاخص نشان دهنده فاصله زمانی بین اولین روز استخدام و نقطه‌ای است که کارمند به طور کامل در سازمان مشارکت می‌کند.
هزینه رسیدن به سطح بهینه بهره‌وری (Cost of getting to Optimum Productivity Level)
هزینه رسیدن به سطح بهینه بهره‌وری (OPL) کل هزینه‌ای است که برای بالا بردن سرعت پیشرفت کارمند جدید صرف می‌شود. این هزینه‌ها شامل مواردی مانند هزینه آموزش، هزینه سرپرستان و همکاران درگیر در حین کار و موارد دیگر است. معمولاً درصدی از حقوق کارمند نیز در این محاسبه لحاظ می‌شود، تا زمانی که او به OPL صد درصد برسد.
شاخص های استخدام دیگری هم وجود دارند که شاید بهترین نباشند ولی مفید و کاربردی هستند. از جمله نرخ تکمیل درخواست، اثر بخشی منابع استخدام، هزینه منابع استخدام، نسبت ماندگاری و بسیاری دیگر. اندازه‌گیری شاخص های متعدد به شما اطلاعاتی در مورد سلامت فعلی فرآیندهای استخدام در سازمانتان می‌دهد.
سخن پایانی
اگر می‌خواهید فرایندهای استخدام خود را بهبود ببخشید، داشتن شاخص های مناسب برای پیگیری عملکرد روش‌های استخدام ضروری است. این شاخص‌ها ابزاری مهم برای دستیابی سازمانتان به اهداف استخدامی هستند.
نتایج بررسی شاخص های استخدام به شما این قدرت را می‌دهد تا فرایندهای استخدام را بهبود بخشید و محیط کاری بهینه و کارمندانی متعهد داشته باشید.
آیا تا به حال از شاخص های استخدام برای ارزیابی عملکرد استخدام در سازمانتان استفاده کرده‌اید؟ چه نتایجی از بررسی‌هایتان به دست آورده‌اید؟ ارائه تجربیات شما می‌تواند راهنمای خوبی برای ما و خوانندگان این مطلب باشد. منتظر تجربیات، نظرات و سوالات احتمالی شما در مورد شاخص های استخدام هستیم.
منابع:
با سلام به نظرم داشتن مهارت کافی یکی از فیلدهای انتخابی هر کارفرما می باشد که در صورتی که کارجو این شرایط را داشته باشد می تواند در کمترین زمان ممکن شغل مورد نظر خود را پیدا نماید.
سلام و احترام
ایمیلتون رو لطف کنید تا پکیج رو خدمتتون ارسال کنیم.
سپاس